簡單管理的精髓—兼談電子文檔管理系統(tǒng)從簡單開始

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 近年來，“簡單管理”成為管理界一個熱門話題。簡單管理的興起，反映人們對當(dāng)今越來越復(fù)雜的管理實(shí)踐和越來越高深的管理理論的反思和質(zhì)疑。受社會活動與市場環(huán)境復(fù)雜化的影響，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營領(lǐng)域越來越多元、產(chǎn)品體系越來越龐大，業(yè)務(wù)流程越來越紊亂，規(guī)章制度越來越繁瑣，組織結(jié)構(gòu)越來越犬牙交錯，人際關(guān)系越來越錯綜復(fù)雜。

相應(yīng)地，TQC、SCM、CRM、ERP、6δ、6S、學(xué)習(xí)型組織、智力資本經(jīng)營、標(biāo)桿管理等不斷涌現(xiàn)的管理理論讓管理者越來越頭暈?zāi)垦?。管理者開始驚呼：復(fù)雜已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的巨大障礙！人們逐漸意識到，管理學(xué)越往前走越讓人覺得復(fù)雜，出現(xiàn)了越來越多的深奧理論與模型，許多管理者照本宣科地做下來，非但效果不明顯，而且把自己和企業(yè)折騰得要死——這實(shí)際上已經(jīng)把管理的基本精神忘得一干二凈了。管理方法，究其根本是一種工具，它應(yīng)為管理者帶來方便、效率，而不是使管理者成為它的奴隸。

于是，越來越多的管理者開始推崇簡單管理。著名管理大師、通用電氣公司前總裁杰克•韋爾奇說：“人們總是將生意看得太過復(fù)雜，事實(shí)上，這并不是像研究火箭那樣難的科學(xué)，而是世界上最簡單的工作。”而韋爾奇領(lǐng)導(dǎo)通用公司的成功秘訣之一就如他所言：“將我們在通用所做的一切事情、所制造的一切東西‘去復(fù)雜化’”。著名管理學(xué)家邁克爾•波特說：“生活已經(jīng)夠麻煩了，但還是有許多人不怕麻煩，給自己設(shè)置各種各樣的‘圈套’。他們和這些復(fù)雜的問題不斷地進(jìn)行斗爭，并且依據(jù)一些最新的管理理論、用一些含混的方法來解決這些問題，其實(shí)根本沒有必要這樣做，最簡單的方法就是最好的方法。”而他的價(jià)值鏈理論正是將企業(yè)紛繁多樣、錯綜復(fù)雜的活動，簡化為一條“價(jià)值鏈”的運(yùn)行。美國威斯丁豪斯前任董事長兼總裁、管理學(xué)家唐納德•C•伯納姆在其名著《提高生產(chǎn)效率》中提出了提高效率的三個基本原則，即處理任何工作時(shí)必須思考：能不能取消它？能不能將它與別的工作合并？能不能用簡便的東西代替它？這三個基本原則的核心理念亦是化繁為簡。實(shí)踐中，通用電氣公司、阿爾迪公司、寶潔公司、美國西南航空公司、海爾集團(tuán)、白沙集團(tuán)等知名企業(yè)的成功都得益于簡單管理。

　　簡單管理絕不意味著簡陋、膚淺，而是蘊(yùn)含著深刻、豐富的內(nèi)涵。其思想精髓可概括為三點(diǎn)：

　　一、從簡單的事情做起

　　從簡單的事情做起，即是從簡易之處起步，從細(xì)微之處著手。任何復(fù)雜的任務(wù)、龐大的工程，都必須先易后難、腳踏實(shí)地，否則就可能是“空中樓閣”。老子說：“圖難于其易，為大于其細(xì)；天下難事，必作于易；天下大事，必作于細(xì)”，“合抱之木，生于毫末；九層之臺，起于累土；千里之行，始于足下”，正是這個意思。

　　從簡單的事情做起的好處在于：1.投入較少，從而可以避免巨大的風(fēng)險(xiǎn)；2.較容易成功，能夠在短期取得明顯的效果，從而可以提高員工的信心，激發(fā)員工的熱情；3.可以為后續(xù)的復(fù)雜工作打下牢固的基礎(chǔ)。“從簡單的事情做起”其實(shí)并不簡單、并不容易。著名企業(yè)家、海爾集團(tuán)首席執(zhí)行官張瑞敏就曾精辟地指出：“什么叫不簡單，把簡單的事情堅(jiān)持做好就是不簡單；什么叫不容易？把容易的事情堅(jiān)持做好就是不容易。”

　　以知識管理為例，企業(yè)中有兩大類知識——顯性知識與隱性知識，前者數(shù)量較少、易于管理，后者數(shù)量較大、難于管理。許多企業(yè)實(shí)施知識管理時(shí)，一開始就將重心置于隱性知識管理上，在最基礎(chǔ)、最簡單的文檔管理、數(shù)據(jù)處理等顯性知識管理工作都沒做好之前，大力開展什么“尋找知識大師”、“讀書會”、“小組討論”之類的隱性知識管理活動。結(jié)果步子邁得太大，基礎(chǔ)卻太不牢固，最終只能以失敗告終。文檔管理、數(shù)據(jù)處理確實(shí)是較簡單，但是能堅(jiān)持把文檔管理、數(shù)據(jù)處理做好，就是不簡單；文檔管理、數(shù)據(jù)處理確實(shí)是較低級，但是沒有文檔管理、數(shù)據(jù)處理，知識管理就是無源之水、無土之木。事實(shí)上，微軟公司房地產(chǎn)和設(shè)施部、通用汽車北美公司的知識管理正從文檔管理入手而取得成功的。國外也有不少知名企業(yè)成功實(shí)施了以共享隱性知識為目的的人性化知識管理戰(zhàn)略，國內(nèi)企業(yè)界對此津津樂道，紛紛效仿，卻沒有看到，國外這些知名企業(yè)在成功實(shí)施隱性知識管理之前，一般已經(jīng)有了較好的顯性知識管理基礎(chǔ)。

　　二、用簡單的方法做事

　　運(yùn)用簡單的方法做事，即是化繁為簡、以簡馭繁。美國哈佛大學(xué)教授羅伯特•S•卡普蘭和復(fù)興全球戰(zhàn)略集團(tuán)總裁戴維•P•諾頓所提出的平衡計(jì)分卡理論中有一個“KISS原則”。所謂KISS原則就是“Keep It Simple and Stupid”，意指應(yīng)該使解決復(fù)雜問題的系統(tǒng)或方法簡單化、“傻瓜化”。他們認(rèn)為，簡單系統(tǒng)或方法的好處在于：

　　較簡單的系統(tǒng)更容易構(gòu)造、運(yùn)行和維護(hù)；

　　較簡單的解決方法總是更具彈性、柔性；

　　較簡單的系統(tǒng)更便宜；

　　較簡單的系統(tǒng)更容易被更快地實(shí)現(xiàn)、獲得更快的回報(bào)；

　　使用者更喜歡較簡單的方法；

　　較簡單的系統(tǒng)更容易分階段地執(zhí)行；

　　較簡單的系統(tǒng)更容易被使用者了解。

　　著名女企業(yè)家、白沙集團(tuán)總裁盧平大力提倡簡單管理理念，倡導(dǎo)以最簡潔、最直接、最有效的方式解決問題，采取一系列措施簡化國有企業(yè)繁復(fù)的管理方法。2004年，用簡單方法做事的白沙集團(tuán)長沙卷煙廠被評為“中國最具生命力的企業(yè)”。

　　現(xiàn)實(shí)中許多人一聽說知識管理，就想到知識地圖、知識挖掘、專家系統(tǒng)等高深的技術(shù)方法，卻忽視文檔管理、數(shù)據(jù)處理等簡單的技術(shù)方法。企業(yè)資源管理研究中心AMT為某企業(yè)提供知識管理咨詢服務(wù)時(shí)，在幫助該企業(yè)梳理26個關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流程過程中，僅做了一點(diǎn)簡單的調(diào)整，即在每個業(yè)務(wù)流程中都增加三個環(huán)節(jié)：一是提供工作中需要的文檔；二是提供工作中可以求助的人員；三是生成必要的文檔。結(jié)果實(shí)施知識管理的效果很好。其實(shí)，這種改進(jìn)很簡單，增加的第一、三個環(huán)節(jié)就是直接借助了文檔管理的技術(shù)方法——利用文檔、生成文檔。最簡單的方法往往是最實(shí)用的方法。

　　三、按照客觀規(guī)律做事

　　按照客觀規(guī)律做事，即是洞悉復(fù)雜事物的本質(zhì)，按照復(fù)雜事物的運(yùn)動規(guī)律行事，抓住重點(diǎn)，把握關(guān)鍵。只有抓住復(fù)雜事物的本質(zhì)，按照客觀規(guī)律行事，才能真正化繁為簡，以簡馭繁。盧平總裁說：“簡單管理最終是作為一種思維方式，使員工學(xué)會按客觀規(guī)律辦事，凡事找規(guī)律。”簡單不是膚淺，也不是粗糙。它是在形式上追求簡單、明了，在內(nèi)涵上則要求深刻、豐富，要求對事物的規(guī)律有深刻的認(rèn)識和把握，是從簡單到復(fù)雜再到簡單的過程。真正的簡單，其實(shí)是一種境界，只有達(dá)到這種境界才能深入淺出。

　　仍以知識管理為例，組織中知識運(yùn)動的根本規(guī)律是什么呢？就是知識在工作中被創(chuàng)造，在工作中被利用，通過工作的成果——產(chǎn)品或服務(wù)實(shí)現(xiàn)價(jià)值。為遵循知識運(yùn)動的這一客觀規(guī)律，知識管理應(yīng)該與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，使得知識管理成為業(yè)務(wù)活動的內(nèi)在組成部分，從而讓員工在工作過程中自然而然地創(chuàng)造知識、利用知識、實(shí)現(xiàn)知識增值。

　　2001年至2003年，高建華在中國惠普擔(dān)任知識主管（CKO）時(shí)，開展了“讀書會”、“小組討論”、“尋找知識大師”、“惠普商學(xué)院”、“自學(xué)網(wǎng)頁”等一系列知識管理活動。這些活動幾乎沒有與任何研發(fā)、生產(chǎn)、采購、市場營銷、客戶服務(wù)等公司的基本業(yè)務(wù)活動相結(jié)合。這樣，知識管理就游離于業(yè)務(wù)活動之外。在業(yè)務(wù)工作十分緊張繁忙的時(shí)候，知識管理就變得可有可無了，強(qiáng)令推行時(shí)，還會使員工產(chǎn)生反感情緒。當(dāng)惠普與康柏合并之后，新惠普急于整合公司的生產(chǎn)、研發(fā)、市場、財(cái)務(wù)等基本業(yè)務(wù)活動，游離于這些基本業(yè)務(wù)活動之外的知識管理就自然被人們遺忘了，最終高建華不得不黯然離開中國惠普。

　　也就是說，知識管理不是一項(xiàng)獨(dú)立的管理活動，而是業(yè)務(wù)活動的內(nèi)在組成部分。知識管理應(yīng)該成為每個員工日常工作的內(nèi)容，應(yīng)該讓每個員工在日常工作過程中自動進(jìn)行知識管理。掌握和遵循了這個客觀規(guī)律，知識管理就能簡單地實(shí)現(xiàn)。

來源：KMCenter