中小企業(yè)如何實施電子文檔管理系統(tǒng)提高競爭力

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中小企業(yè)VS知識管理
 
什么樣的企業(yè)是中小企業(yè)？各國根據(jù)經(jīng)濟實力情況有不同的定義。例如，在英國，小型企業(yè)是銷售收入不超過280萬英鎊，資產(chǎn)不超過140萬英鎊，平均雇員人數(shù)不超過50人的公司；中型企業(yè)是銷售收入不超過1120萬英鎊，資產(chǎn)不超過560萬英鎊，平均雇員人數(shù)不超過250人的公司。在美國，規(guī)定銷售額在5千萬美元到1億5千萬美元之間的企業(yè)為中小企業(yè)。在中國一個比較被大家認同的定義是年銷售額在5000萬元以下的企業(yè)都屬于中小型企業(yè)（原外經(jīng)貿部的定義）。
 
中小企業(yè)普遍規(guī)模較小、人員較少、產(chǎn)品與服務單一，管理水平低下，業(yè)務變動快，資金缺乏。與大企業(yè)相比，如果中小企業(yè)像大企業(yè)那樣發(fā)展，則永遠不會超越大企業(yè)，成為大企業(yè)，這就要求中小企業(yè)必須比大企業(yè)要更加靈活、高效、創(chuàng)新，從而才有機會超越大企業(yè)！ 
 
問：中小企業(yè)需要知識管理嗎？
 
答：需要！
 
中小企業(yè)同樣需要知識管理，甚而比大型企業(yè)需求更迫切，這是大部分研究知識管理的專家學者們共同的結論。我覺的這并不是一個武斷的結論，任何組織都需要知識管理，而且知識管理的基礎活動也存在于任何企業(yè)中。Hylton Associates的首席執(zhí)行官Antoinette Hylton博士說：“與現(xiàn)在的普遍情況相反，以前知識管理的先行者恰恰是小型企業(yè)。歷史研究表明，在小型企業(yè)發(fā)展壯大的過程中，對外國市場、風俗習慣和顧客的知識是決定勝負的關鍵因素?！?BR> 
其實任何組織內都有關于知識管理的活動（無論組織的員工和領導是否意識到這就是知識管理，因為知識管理是組織內的一項基礎管理活動，類似于財物、人力等等。每個剛畢業(yè)的大學生分到工廠都會有一個師傅，這可以認為知識管理實施的一種形式），所謂知識管理在組織內的實施只不過是從組織層面用系統(tǒng)、全面的觀點來對知識的獲取、評估、保存、利用、創(chuàng)造等進行管理而已！
 
在目前的市場環(huán)境中，中國的市場并非一個封閉的市場而是世界大市場的一部分，中國的中小企業(yè)面對的競爭對手也不僅僅是國內企業(yè)而是你在和你那個行業(yè)的所有企業(yè)競爭。與那些國際大鱷相比，中國的中小企業(yè)沒有資金優(yōu)勢、沒有管理優(yōu)勢、沒有市場經(jīng)驗等等不足，但如果我們的中小企業(yè)能夠充分利用知識這個杠桿，能夠把知識學好、分享好、用好，那么就有可能用這個資源的優(yōu)勢來彌補其余資源的不足，從而實現(xiàn)跨越式發(fā)展。
 
如何實施知識管理？

有人跟我講：人家一個企業(yè)十來個人，連發(fā)工資都困難了，你還讓人家實施知識管理，這不是矇人嗎？
 
在參加一次關于知識管理的研討會上，一個中小企業(yè)的代表提問：我們企業(yè)有五萬元的知識管理預算，能夠買一套知識管理的軟件嗎？
 
在信息化中有這樣一個定律：無論何種信息化都只能“錦上添花”而不能“雪中送炭”。譬如你如果連一個客戶也找不到，即便你上了最好的CRM系統(tǒng)對你也沒有用。對于一個正在為發(fā)工資而頭疼的老總而言，知識管理這時候真的不能“雪中送炭”解決老總面臨的“薪水問題”。但知識管理也有與信息化項目不同的地方，知識管理也許可以幫助這位老總不至于“淪落”到發(fā)不出薪水的地步！小企業(yè)靠老板，越小的企業(yè)跟老板個人的關系越大，所以我建議小型企業(yè)可以從老板的個人知識管理（PKM）做起(可以不僅僅包括老板，而是拓展到組織內的骨干員工，下同),老板通過個人知識管理不僅可以提高工作效率，而且可以通過強大的知識獲取能力和知識應用能力，提高老板個人的素質進而拓展公司的業(yè)務，打造中小企業(yè)自己獨特的競爭力。
 
對于后一個問題，我說：你實施知識管理千萬別上那幫軟件販子的當！知識管理的IT工具層面只是知識管理中的一部分，甚至是比重最小的一部分。即便那幫販子如何告訴你說買了他們的系統(tǒng)就知識管理了你都不要相信，因為這是根本不可能的！知識管理中最重要的因素是人，是組織內員工對知識管理的認識和態(tài)度。對于中小企業(yè)而言，更重要的是老板的態(tài)度，有沒有對知識管理恰當而合理的認識，有沒有對自己組織實施知識管理的想法和思路以及推進組織內知識管理的緊迫感才是最重要的問題。至于IT系統(tǒng)，我的建議是三十人以下的中小企業(yè)沒必要上什么專門的知識管理系統(tǒng)，通過一些共享的軟件就可以實現(xiàn)（中國知識管理中心的網(wǎng)站上有許多這方面的討論，大家可以參照?。?BR> 
中小企業(yè)如何實施知識管理，我認為可以從以下兩方面著手：
 
一、向大家闡述知識管理對個人和組織的價值，使每位員工認識到知識管理不僅是一件對組織有利的事情，而且對個人的發(fā)展也是必不可少的，大家達成實施知識管理的共識。然后根據(jù)不同的部門建立一些非正式的知識社群，讓大家起碼能做到關于組織內的知識能很好的共享。企業(yè)的文化和制度需要向以人為本的方向發(fā)展，約束與激勵要并重，充分發(fā)揮每個員工的積極性。
 
二、 關于顯性知識的管理，建議中小企業(yè)使用一些共享軟件實現(xiàn)，可以建立一個簡單的知識庫方便大家的使用。知識庫的建設關鍵是做好分類，然后具體工具可以到知識管理中心查詢。
 
以下歸納出中小企業(yè)實施知識管理中需要注意的幾點：

雖然是中小企業(yè)，但既然決心開始實施知識管理了，那么知識管理實施必須要有人負責。沒有人負責的知識管理實施永遠不可能成功！
 
不要在開始就試圖對組織內的所有知識都能很好的管理，找一個突破口，先從一部分做起，先從最能看到效果的部分做起；不要認為實施知識管理一開始就可以把每個人的技能和知識全部管理起來，這是個過程，如果大家都反對這個知識管理，那么知識管理實施大概就只能有一個結果：那就是失敗！
 
切實發(fā)揮人的作用。中小企業(yè)的組織結構簡單，部門內及部門間溝通比較方便，銷售部經(jīng)理請部門的兄弟吃頓飯的機會可能就是一次很好的隱性知識共享機會。要讓大家認識到知識管理對于個人和組織的好處，充分調動發(fā)揮每個員工的主觀能動性，這樣您會發(fā)現(xiàn)實施知識管理有許多可以因地制宜符合您公司的方法；
 
領導的支持，在中小企業(yè)最主要是老板的支持。這個支持不能僅是老板開會時候的慷慨陳詞（這個當然需要），更重要的是老板對知識管理的身體力行：老板熱愛學習、老板的知識有良好的組織、老板每個月給知識貢獻最大的員工發(fā)500塊錢或者送這個員工一束花等等。
 
你憑什么長大？
 
我們認為知識管理可以幫助中小企業(yè)去鍛煉抓住機會的能力。在二十一世紀，不斷加快的競爭節(jié)奏意味著，知識的收集、吸收、傳播與利用變得至關重要。未來的競爭是知識的競爭，組織最重要的資產(chǎn)是知識，在這樣的條件下，中小企業(yè)可以充分利用知識管理改變與大型企業(yè)的實力對比（在傳統(tǒng)的組織條件下，廠方、機器、土地的積累要比知識的積累慢的多），從而給與中小企業(yè)很大的趕超機會。筆者接觸的許多中小企業(yè)目前已經(jīng)認識到了知識管理的重要意義并在自己的組織內開始著手實施，通過實施知識管理，這些企業(yè)克服了自己自然資源不足的特點，在某個專門的領域內正快速做大做強！
 
至于中小型企業(yè)內知識管理實施的方法，與大企業(yè)相比，這些機構更應該注重人的作用，挖掘出每個員工的才干和知識，挖掘出老板的知識！而實施目標必須要跟企業(yè)的目標相對應（例如整個組織層面的知識管理實施目標要與組織的戰(zhàn)略和目標結合，而市場部的知識管理實施目標也要與市場部的目標結合）！

來源：KMcenter