中小企業(yè)如何實(shí)施電子文檔管理系統(tǒng)提高競(jìng)爭(zhēng)力

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中小企業(yè)VS知識(shí)管理
 
什么樣的企業(yè)是中小企業(yè)？各國(guó)根據(jù)經(jīng)濟(jì)實(shí)力情況有不同的定義。例如，在英國(guó)，小型企業(yè)是銷(xiāo)售收入不超過(guò)280萬(wàn)英鎊，資產(chǎn)不超過(guò)140萬(wàn)英鎊，平均雇員人數(shù)不超過(guò)50人的公司；中型企業(yè)是銷(xiāo)售收入不超過(guò)1120萬(wàn)英鎊，資產(chǎn)不超過(guò)560萬(wàn)英鎊，平均雇員人數(shù)不超過(guò)250人的公司。在美國(guó)，規(guī)定銷(xiāo)售額在5千萬(wàn)美元到1億5千萬(wàn)美元之間的企業(yè)為中小企業(yè)。在中國(guó)一個(gè)比較被大家認(rèn)同的定義是年銷(xiāo)售額在5000萬(wàn)元以下的企業(yè)都屬于中小型企業(yè)（原外經(jīng)貿(mào)部的定義）。
 
中小企業(yè)普遍規(guī)模較小、人員較少、產(chǎn)品與服務(wù)單一，管理水平低下，業(yè)務(wù)變動(dòng)快，資金缺乏。與大企業(yè)相比，如果中小企業(yè)像大企業(yè)那樣發(fā)展，則永遠(yuǎn)不會(huì)超越大企業(yè)，成為大企業(yè)，這就要求中小企業(yè)必須比大企業(yè)要更加靈活、高效、創(chuàng)新，從而才有機(jī)會(huì)超越大企業(yè)！ 
 
問(wèn)：中小企業(yè)需要知識(shí)管理嗎？
 
答：需要！
 
中小企業(yè)同樣需要知識(shí)管理，甚而比大型企業(yè)需求更迫切，這是大部分研究知識(shí)管理的專(zhuān)家學(xué)者們共同的結(jié)論。我覺(jué)的這并不是一個(gè)武斷的結(jié)論，任何組織都需要知識(shí)管理，而且知識(shí)管理的基礎(chǔ)活動(dòng)也存在于任何企業(yè)中。Hylton Associates的首席執(zhí)行官Antoinette Hylton博士說(shuō)：“與現(xiàn)在的普遍情況相反，以前知識(shí)管理的先行者恰恰是小型企業(yè)。歷史研究表明，在小型企業(yè)發(fā)展壯大的過(guò)程中，對(duì)外國(guó)市場(chǎng)、風(fēng)俗習(xí)慣和顧客的知識(shí)是決定勝負(fù)的關(guān)鍵因素?！?BR> 
其實(shí)任何組織內(nèi)都有關(guān)于知識(shí)管理的活動(dòng)（無(wú)論組織的員工和領(lǐng)導(dǎo)是否意識(shí)到這就是知識(shí)管理，因?yàn)橹R(shí)管理是組織內(nèi)的一項(xiàng)基礎(chǔ)管理活動(dòng)，類(lèi)似于財(cái)物、人力等等。每個(gè)剛畢業(yè)的大學(xué)生分到工廠(chǎng)都會(huì)有一個(gè)師傅，這可以認(rèn)為知識(shí)管理實(shí)施的一種形式），所謂知識(shí)管理在組織內(nèi)的實(shí)施只不過(guò)是從組織層面用系統(tǒng)、全面的觀點(diǎn)來(lái)對(duì)知識(shí)的獲取、評(píng)估、保存、利用、創(chuàng)造等進(jìn)行管理而已！
 
在目前的市場(chǎng)環(huán)境中，中國(guó)的市場(chǎng)并非一個(gè)封閉的市場(chǎng)而是世界大市場(chǎng)的一部分，中國(guó)的中小企業(yè)面對(duì)的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手也不僅僅是國(guó)內(nèi)企業(yè)而是你在和你那個(gè)行業(yè)的所有企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)。與那些國(guó)際大鱷相比，中國(guó)的中小企業(yè)沒(méi)有資金優(yōu)勢(shì)、沒(méi)有管理優(yōu)勢(shì)、沒(méi)有市場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)等等不足，但如果我們的中小企業(yè)能夠充分利用知識(shí)這個(gè)杠桿，能夠把知識(shí)學(xué)好、分享好、用好，那么就有可能用這個(gè)資源的優(yōu)勢(shì)來(lái)彌補(bǔ)其余資源的不足，從而實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。
 
如何實(shí)施知識(shí)管理？

有人跟我講：人家一個(gè)企業(yè)十來(lái)個(gè)人，連發(fā)工資都困難了，你還讓人家實(shí)施知識(shí)管理，這不是矇人嗎？
 
在參加一次關(guān)于知識(shí)管理的研討會(huì)上，一個(gè)中小企業(yè)的代表提問(wèn)：我們企業(yè)有五萬(wàn)元的知識(shí)管理預(yù)算，能夠買(mǎi)一套知識(shí)管理的軟件嗎？
 
在信息化中有這樣一個(gè)定律：無(wú)論何種信息化都只能“錦上添花”而不能“雪中送炭”。譬如你如果連一個(gè)客戶(hù)也找不到，即便你上了最好的CRM系統(tǒng)對(duì)你也沒(méi)有用。對(duì)于一個(gè)正在為發(fā)工資而頭疼的老總而言，知識(shí)管理這時(shí)候真的不能“雪中送炭”解決老總面臨的“薪水問(wèn)題”。但知識(shí)管理也有與信息化項(xiàng)目不同的地方，知識(shí)管理也許可以幫助這位老總不至于“淪落”到發(fā)不出薪水的地步！小企業(yè)靠老板，越小的企業(yè)跟老板個(gè)人的關(guān)系越大，所以我建議小型企業(yè)可以從老板的個(gè)人知識(shí)管理（PKM）做起(可以不僅僅包括老板，而是拓展到組織內(nèi)的骨干員工，下同),老板通過(guò)個(gè)人知識(shí)管理不僅可以提高工作效率，而且可以通過(guò)強(qiáng)大的知識(shí)獲取能力和知識(shí)應(yīng)用能力，提高老板個(gè)人的素質(zhì)進(jìn)而拓展公司的業(yè)務(wù)，打造中小企業(yè)自己獨(dú)特的競(jìng)爭(zhēng)力。
 
對(duì)于后一個(gè)問(wèn)題，我說(shuō)：你實(shí)施知識(shí)管理千萬(wàn)別上那幫軟件販子的當(dāng)！知識(shí)管理的IT工具層面只是知識(shí)管理中的一部分，甚至是比重最小的一部分。即便那幫販子如何告訴你說(shuō)買(mǎi)了他們的系統(tǒng)就知識(shí)管理了你都不要相信，因?yàn)檫@是根本不可能的！知識(shí)管理中最重要的因素是人，是組織內(nèi)員工對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)識(shí)和態(tài)度。對(duì)于中小企業(yè)而言，更重要的是老板的態(tài)度，有沒(méi)有對(duì)知識(shí)管理恰當(dāng)而合理的認(rèn)識(shí)，有沒(méi)有對(duì)自己組織實(shí)施知識(shí)管理的想法和思路以及推進(jìn)組織內(nèi)知識(shí)管理的緊迫感才是最重要的問(wèn)題。至于IT系統(tǒng)，我的建議是三十人以下的中小企業(yè)沒(méi)必要上什么專(zhuān)門(mén)的知識(shí)管理系統(tǒng)，通過(guò)一些共享的軟件就可以實(shí)現(xiàn)（中國(guó)知識(shí)管理中心的網(wǎng)站上有許多這方面的討論，大家可以參照?。?BR> 
中小企業(yè)如何實(shí)施知識(shí)管理，我認(rèn)為可以從以下兩方面著手：
 
一、向大家闡述知識(shí)管理對(duì)個(gè)人和組織的價(jià)值，使每位員工認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理不僅是一件對(duì)組織有利的事情，而且對(duì)個(gè)人的發(fā)展也是必不可少的，大家達(dá)成實(shí)施知識(shí)管理的共識(shí)。然后根據(jù)不同的部門(mén)建立一些非正式的知識(shí)社群，讓大家起碼能做到關(guān)于組織內(nèi)的知識(shí)能很好的共享。企業(yè)的文化和制度需要向以人為本的方向發(fā)展，約束與激勵(lì)要并重，充分發(fā)揮每個(gè)員工的積極性。
 
二、 關(guān)于顯性知識(shí)的管理，建議中小企業(yè)使用一些共享軟件實(shí)現(xiàn)，可以建立一個(gè)簡(jiǎn)單的知識(shí)庫(kù)方便大家的使用。知識(shí)庫(kù)的建設(shè)關(guān)鍵是做好分類(lèi)，然后具體工具可以到知識(shí)管理中心查詢(xún)。
 
以下歸納出中小企業(yè)實(shí)施知識(shí)管理中需要注意的幾點(diǎn)：

雖然是中小企業(yè)，但既然決心開(kāi)始實(shí)施知識(shí)管理了，那么知識(shí)管理實(shí)施必須要有人負(fù)責(zé)。沒(méi)有人負(fù)責(zé)的知識(shí)管理實(shí)施永遠(yuǎn)不可能成功！
 
不要在開(kāi)始就試圖對(duì)組織內(nèi)的所有知識(shí)都能很好的管理，找一個(gè)突破口，先從一部分做起，先從最能看到效果的部分做起；不要認(rèn)為實(shí)施知識(shí)管理一開(kāi)始就可以把每個(gè)人的技能和知識(shí)全部管理起來(lái)，這是個(gè)過(guò)程，如果大家都反對(duì)這個(gè)知識(shí)管理，那么知識(shí)管理實(shí)施大概就只能有一個(gè)結(jié)果：那就是失??！
 
切實(shí)發(fā)揮人的作用。中小企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，部門(mén)內(nèi)及部門(mén)間溝通比較方便，銷(xiāo)售部經(jīng)理請(qǐng)部門(mén)的兄弟吃頓飯的機(jī)會(huì)可能就是一次很好的隱性知識(shí)共享機(jī)會(huì)。要讓大家認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理對(duì)于個(gè)人和組織的好處，充分調(diào)動(dòng)發(fā)揮每個(gè)員工的主觀能動(dòng)性，這樣您會(huì)發(fā)現(xiàn)實(shí)施知識(shí)管理有許多可以因地制宜符合您公司的方法；
 
領(lǐng)導(dǎo)的支持，在中小企業(yè)最主要是老板的支持。這個(gè)支持不能僅是老板開(kāi)會(huì)時(shí)候的慷慨陳詞（這個(gè)當(dāng)然需要），更重要的是老板對(duì)知識(shí)管理的身體力行：老板熱愛(ài)學(xué)習(xí)、老板的知識(shí)有良好的組織、老板每個(gè)月給知識(shí)貢獻(xiàn)最大的員工發(fā)500塊錢(qián)或者送這個(gè)員工一束花等等。
 
你憑什么長(zhǎng)大？
 
我們認(rèn)為知識(shí)管理可以幫助中小企業(yè)去鍛煉抓住機(jī)會(huì)的能力。在二十一世紀(jì)，不斷加快的競(jìng)爭(zhēng)節(jié)奏意味著，知識(shí)的收集、吸收、傳播與利用變得至關(guān)重要。未來(lái)的競(jìng)爭(zhēng)是知識(shí)的競(jìng)爭(zhēng)，組織最重要的資產(chǎn)是知識(shí)，在這樣的條件下，中小企業(yè)可以充分利用知識(shí)管理改變與大型企業(yè)的實(shí)力對(duì)比（在傳統(tǒng)的組織條件下，廠(chǎng)方、機(jī)器、土地的積累要比知識(shí)的積累慢的多），從而給與中小企業(yè)很大的趕超機(jī)會(huì)。筆者接觸的許多中小企業(yè)目前已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了知識(shí)管理的重要意義并在自己的組織內(nèi)開(kāi)始著手實(shí)施，通過(guò)實(shí)施知識(shí)管理，這些企業(yè)克服了自己自然資源不足的特點(diǎn)，在某個(gè)專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)域內(nèi)正快速做大做強(qiáng)！
 
至于中小型企業(yè)內(nèi)知識(shí)管理實(shí)施的方法，與大企業(yè)相比，這些機(jī)構(gòu)更應(yīng)該注重人的作用，挖掘出每個(gè)員工的才干和知識(shí)，挖掘出老板的知識(shí)！而實(shí)施目標(biāo)必須要跟企業(yè)的目標(biāo)相對(duì)應(yīng)（例如整個(gè)組織層面的知識(shí)管理實(shí)施目標(biāo)要與組織的戰(zhàn)略和目標(biāo)結(jié)合，而市場(chǎng)部的知識(shí)管理實(shí)施目標(biāo)也要與市場(chǎng)部的目標(biāo)結(jié)合）！

來(lái)源：KMcenter