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[原創(chuàng)][PK系列]項(xiàng)目管理當(dāng)中的KM（之二）項(xiàng)目的電子文檔管理系統(tǒng)

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商蓉蓉

[PK系列]項(xiàng)目管理當(dāng)中的KM（之二）項(xiàng)目的知識管理前言隨著軟件項(xiàng)目的功能越來越復(fù)雜，技術(shù)越來越先進(jìn)，分工越來越細(xì)致，信息越來越龐雜，交互越來越頻繁，對項(xiàng)目的有效控制越來越缺乏，對項(xiàng)目的規(guī)模、進(jìn)度、資源估算越來越困難，項(xiàng)目的可交付產(chǎn)品越來越豐富，因此，知識管理對軟件項(xiàng)目管理的重要性日益顯現(xiàn)，也引起了越來越多人的重視。 正文       項(xiàng)目的知識管理對整個(gè)項(xiàng)目意義重大，那么，如何在軟件項(xiàng)目的開發(fā)過程中通過知識管理的方法和手段，來保證可交付產(chǎn)品的及時(shí)提交；如何加強(qiáng)項(xiàng)目組成員之間的信息交流和經(jīng)驗(yàn)共享，來實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目干系人的管理；如何及時(shí)總結(jié)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，來為以后的項(xiàng)目提供參考；如何通過加強(qiáng)項(xiàng)目組成員個(gè)人的知識積累，來提高整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的能力呢？        首先，對工作產(chǎn)品的管理。       軟件項(xiàng)目的重要目標(biāo)就是為客戶提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的可交付產(chǎn)品，項(xiàng)目的每個(gè)階段都會產(chǎn)生不同的工作產(chǎn)品，對整個(gè)項(xiàng)目來說，這些工作產(chǎn)品都是需要收集和管理的。比如：需求和設(shè)計(jì)文檔、需求跟蹤矩陣、用戶手冊、維護(hù)手冊等等。對于那些在項(xiàng)目完成后要移交給客戶的工作產(chǎn)品來說，比如：應(yīng)用程序、用戶手冊，更是重中之重，需要特別的管理。可以采用配置管理、基線管理等方法來實(shí)現(xiàn)，根據(jù)不同項(xiàng)目采取的軟件開發(fā)模型而定。 其次，對溝通和交流的管理。項(xiàng)目組成員之間以及同干系人之間需要及時(shí)和有效的溝通，項(xiàng)目越復(fù)雜、項(xiàng)目組成員和干系人越多，溝通和交流的渠道和信息量也越多。許多重要的項(xiàng)目信息（比如需求、原始數(shù)據(jù)、程序BUG等）都存在于這些海量的、難以管理、難以檢索的電子郵件、電話和會議當(dāng)中。運(yùn)用知識管理的方法，我們可以通過形成一系列的文檔來加強(qiáng)對重要信息的收集和整理，加強(qiáng)對項(xiàng)目信息和項(xiàng)目干系人的管理。比如，用“需求變更申請單”來記錄需求的變化，用“用戶問題記錄表”來收集干系人提出的問題，用“會議紀(jì)要”來記錄重要會議決議等等。可以根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)和項(xiàng)目組成員的工作習(xí)慣來采取不同的方式實(shí)現(xiàn)。        再次，對項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的管理。       及時(shí)有效的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會，對整個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行至關(guān)重要。項(xiàng)目經(jīng)理的工作職責(zé)當(dāng)中，有一項(xiàng)重要的職責(zé)就是組織內(nèi)部和外部的關(guān)鍵利害關(guān)系者召開經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會，并且在整個(gè)項(xiàng)目期間都需要對經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)進(jìn)行匯編、格式化和正式歸檔，可見其重要程度。       通過對項(xiàng)目進(jìn)行過程中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)的總結(jié)，可以為下一階段的工作提供有益的參考和借鑒，在堅(jiān)持正確做法的同時(shí)，可以避免類似問題的再次發(fā)生。在項(xiàng)目過程中積累下來的這些知識經(jīng)驗(yàn)對整個(gè)組織來說是十分寶貴的知識資產(chǎn)，對以后項(xiàng)目的規(guī)模、進(jìn)度、資源等的估算有重要的參考價(jià)值，是組織級知識管理的重要知識來源。        最后，對個(gè)人知識的管理。軟件項(xiàng)目的特點(diǎn)就是依靠項(xiàng)目組成員的腦力勞動來完成，與項(xiàng)目有關(guān)的大量信息都分散于每個(gè)人的頭腦當(dāng)中，難于收集和管理，一旦發(fā)生人員變動，尤其是骨干成員的離開，對項(xiàng)目的影響將是致命的。因此，在項(xiàng)目組成員間推行個(gè)人知識管理勢在必行。有關(guān)個(gè)人知識管理的相關(guān)內(nèi)容，可以參考[PK系列]的另外一篇文章《個(gè)人的知識管理》。 后記       項(xiàng)目的知識管理與組織的知識管理、與前面講到的個(gè)人的知識管理之間是不同的，它關(guān)注的是項(xiàng)目級別的知識管理，包括項(xiàng)目的工作產(chǎn)品、人員的交流與溝通、開發(fā)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)、個(gè)人知識的收集和整理等內(nèi)容。在軟件項(xiàng)目的全生命周期中推行知識管理的概念和方法，對提高團(tuán)隊(duì)的知識技能，提高工作產(chǎn)品的質(zhì)量，提高溝通的有效性，提高估算的準(zhǔn)確性，提高項(xiàng)目的管理水平都有很好的促進(jìn)作用，值得項(xiàng)目經(jīng)理們更加深入的了解和研究。相關(guān)鏈接[PK系列]（之一）個(gè)人的知識管理[PK系列]（之三）組織的知識管理
發(fā)布：2007-03-21 15:33    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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