企業(yè)文檔管理怎么樣做

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 　　項(xiàng)目文檔管理，是指在一個(gè)系統(tǒng)項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過程。通常，文檔管理在項(xiàng)目開發(fā)中不是很受重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時(shí)，往往為時(shí)已晚。整個(gè)項(xiàng)目可能因此變得管理混亂，問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。文檔管理對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用，其關(guān)鍵性不容忽視。

　　一、堅(jiān)持自己的規(guī)則，形成習(xí)慣

　　1.建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)

　　文件夾是文件管理系統(tǒng)的骨架，對(duì)文件管理來說至關(guān)重要。建立適合自己的文件夾結(jié)構(gòu)，需要首先對(duì)自己接觸到的各種信息、工作和生活內(nèi)容進(jìn)行歸納分析。每個(gè)人的工作和生活有所不同，接受的信息也會(huì)有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結(jié)構(gòu)的前提。同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名，同類的文件最好存儲(chǔ)在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡(jiǎn)潔易懂，一目了然，而且方便用一個(gè)軟件打開。

　　2.控制文件夾與文件的數(shù)目

　　文件夾里的數(shù)目不應(yīng)當(dāng)過多，一個(gè)文件夾里面有50個(gè)以內(nèi)的文件數(shù)是比較容易瀏覽和檢索的。如果超過100個(gè)文件，瀏覽和打開的速度就會(huì)變慢且不方便查看了。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或?qū)⒋宋募A分為幾個(gè)文件或建立一些子文件夾。

　　3.注意結(jié)構(gòu)的級(jí)數(shù)

　　分類的細(xì)化必然帶來結(jié)構(gòu)級(jí)別的增多，級(jí)數(shù)越多，檢索和瀏覽的效率就會(huì)越低，建議整個(gè)結(jié)構(gòu)最好控制在二、三級(jí)。

　　二、使用泛普項(xiàng)目管理軟件來幫你管理文件

　　1.分級(jí)管理文檔

　　泛普在文檔管理上，呈現(xiàn)樹形目錄結(jié)構(gòu)，分級(jí)分類管理文檔?？蔁o限創(chuàng)建自定義文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)，可自定義知識(shí)體系目錄排序。同時(shí)加入了標(biāo)簽管理功能讓知識(shí)存儲(chǔ)和展示更加盡然有序。

　　2.權(quán)限管理

　　泛普文檔有細(xì)密的權(quán)限設(shè)置，靈活的權(quán)限組合，可根據(jù)崗位、部門以及人員的不同分配權(quán)限，系統(tǒng)支持目錄權(quán)限設(shè)置及單文件權(quán)限設(shè)置,防止文檔泄密，有效控制各種損失。可以定義文檔的安全級(jí)別和授權(quán)規(guī)則如果在線分享可以直接設(shè)置對(duì)應(yīng)的密碼和時(shí)效。按照權(quán)限審批需要查看、下載、閱讀、瀏覽的相關(guān)文檔。文檔查看、下載、打印自加動(dòng)態(tài)水印，正文、附件都可以設(shè)置水印，有效防止文檔外泄。

　　3.流程管理

　　泛普文檔管理實(shí)現(xiàn)協(xié)助組織機(jī)構(gòu)發(fā)掘其智力資產(chǎn)的價(jià)值、所有權(quán)、位置和使用方法。對(duì)于市場(chǎng)上普遍的文檔管理系統(tǒng)，都缺乏流程審批功能，天翎知識(shí)文檔管理系統(tǒng)可以結(jié)合強(qiáng)大的流程審批功能，對(duì)項(xiàng)目流程中的文檔進(jìn)行審批歸檔，同時(shí)可以對(duì)單個(gè)文檔或者多個(gè)文檔進(jìn)行審批

　　使用泛普項(xiàng)目管理軟件，可以通過豐富的功能來管理項(xiàng)目文檔，實(shí)現(xiàn)便捷的團(tuán)隊(duì)信息共享、各種權(quán)限與流程有秩序進(jìn)行。還有更多功能等你發(fā)現(xiàn)，快關(guān)注泛普軟件!