電子文檔管理系統(tǒng)系統(tǒng)概念辨析

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電子文檔管理系統(tǒng)，管理的是知識從個(gè)體到組織，從隱性到顯性不斷交互轉(zhuǎn)化、應(yīng)用創(chuàng)新的循環(huán)過程，包括知識的產(chǎn)生（起源）、整理（存儲）、發(fā)布（分享）和應(yīng)用（創(chuàng)新）等4個(gè)具體過程，以及知識的顯性化、文檔化、社會化、融合化、內(nèi)隱化、使能化等6個(gè)關(guān)鍵活動。知識只有完成了知識循環(huán)的這個(gè)全過程，才可能最終達(dá)到提升企業(yè)的核心競爭力的目標(biāo)，才是真正的知識管理系統(tǒng)。如果一個(gè)軟件系統(tǒng)，只是涉及到知識管理的這4個(gè)階段6個(gè)關(guān)鍵活動中的一個(gè)或很少的幾個(gè)部分，就聲稱是知識管理系統(tǒng)，顯然比較牽強(qiáng)的，這樣的系統(tǒng)就是“偽知識管理系統(tǒng)”。
 
目前市面上的“偽知識管理系統(tǒng)”，大體上有這樣幾類：
    （1）個(gè)人事務(wù)管理型的。具體又包括2大類，一類是PDA，可以幫助個(gè)人管理日常的事務(wù)、計(jì)劃、名片等；另一類類似于MSN（或者比MSM功能豐富一些）的即時(shí)溝通系統(tǒng)，可以完成和別人即時(shí)交流、工作討論、名片分享等?？梢圆糠值赝瓿蓚€(gè)人與個(gè)人之間隱性及顯性知識的交互。
    （2）文檔（檔案）管理型的，有純?yōu)閭€(gè)人使用的單機(jī)版的，也有為團(tuán)隊(duì)使用的網(wǎng)絡(luò)版的。這樣的系統(tǒng)提供了知識分類管理和查詢的功能，網(wǎng)絡(luò)版的也有文檔共享的功能，但由于和企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)是分離的，只能靠人工錄入一些資料。只能部分地完成團(tuán)隊(duì)顯性知識的存儲和分享。
    （3）協(xié)同商務(wù)軟件。傳統(tǒng)上有基于Domino/Notes的，現(xiàn)在多是基于工作流的，可以在完成協(xié)同工作的同時(shí)，對工作中形成的部分顯性知識進(jìn)行管理。但這些系統(tǒng)中，絕大部分雖可以完成協(xié)同工作，但對工作中形成的結(jié)果，卻不能作為數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析。
    （4）知識挖掘工具。這是目前最具誤導(dǎo)性的一類，以國外的部分大型軟件公司為代表，他們提供知識存儲、在線分析和數(shù)據(jù)挖掘的系統(tǒng)工具，卻把他們宣傳為知識管理系統(tǒng)。毫無疑問，知識管理系統(tǒng)需要用這些工具來對知識進(jìn)行存儲、統(tǒng)計(jì)和分析。但它們只是知識管理系統(tǒng)的工具，而不是知識管理系統(tǒng)本身。
    
一個(gè)真正的知識管理系統(tǒng)，需要有以下3個(gè)相互關(guān)聯(lián)的特點(diǎn)：
　?。?）面向知識循環(huán)的全過程，可以幫助用戶管理從知識的產(chǎn)生到知識的應(yīng)用創(chuàng)新的全過程。知識來源的渠道包括干中學(xué)、用中學(xué)、從媒體中學(xué)習(xí)、交流（交互）等。一個(gè)完整的知識管理系統(tǒng)首先要能非常方便地獲取各種不同渠道來源的知識，能夠?qū)㈦[性知識顯性化，能夠使顯性知識被科學(xué)地存儲，被很方便地查詢和分享，能夠有助于激勵(lì)個(gè)人和團(tuán)隊(duì)之間的知識轉(zhuǎn)移，能夠便于用戶在工作中的使用和創(chuàng)新。
　?。?）實(shí)現(xiàn)工作中的知識管理。企業(yè)的功能是提供可以創(chuàng)造客戶價(jià)值的產(chǎn)品和服務(wù)，管理知識是為了提高企業(yè)創(chuàng)造客戶價(jià)值的能力，而不是為了管理知識而對知識進(jìn)行管理。因此，在工作中自動完成知識管理，而不是由專門的人員進(jìn)行知識的收集和管理，便是對知識管理系統(tǒng)非常重要的要求。所謂工作中的知識管理，首先是指知識的采集是在工作過程中自動完成的；其次，可以將工作中形成的結(jié)果作為知識和資源進(jìn)行管理，對其進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)，以支持未來管理決策的科學(xué)化；第三，分析和統(tǒng)計(jì)是由計(jì)算機(jī)自動完成的；第四，方便于每個(gè)人在實(shí)際工作中的應(yīng)用。知識管理是工具，不是目的，是每個(gè)員工的普通工作和生活，不是少數(shù)“專家”的“專業(yè)”。
　?。?）以集成應(yīng)用平臺為基礎(chǔ)。首先，要想實(shí)現(xiàn)面向知識循環(huán)的全過程，在工作中完成知識管理，必須要以集成應(yīng)用平臺為基礎(chǔ)。不同地方的員工、客戶、合作伙伴象坐在一個(gè)房間里一樣工作，使用統(tǒng)一的工作平臺，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)運(yùn)行的自動化，實(shí)現(xiàn)工作結(jié)果（知識）的自動采集、分析和處理。其次，只有在同一個(gè)集成的工作平臺之上，才能獲取企業(yè)中人、產(chǎn)品、客戶、設(shè)備、項(xiàng)目、供應(yīng)商等等關(guān)聯(lián)性的信息，關(guān)聯(lián)性的知識是組織中最為重要的知識?？梢哉f，孤島式的專門化的知識管理系統(tǒng)，是不能真正完成知識管理功能的。
　　
　　具體而簡單地說，一個(gè)完善的知識管理軟件系統(tǒng)，需要以集成應(yīng)用平臺為基礎(chǔ)，面向知識循環(huán)的全過程，在工作中自動完成知識管理。它能有效地幫助用戶便捷地獲取各種來源的知識，促進(jìn)隱性知識的顯性化，實(shí)現(xiàn)顯性知識在個(gè)體和團(tuán)隊(duì)兩個(gè)層面上的可管理，可以激勵(lì)知識工作者，可以為每個(gè)員工提供知識助手。