電子文檔管理系統(tǒng)系統(tǒng)的生命周期

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知識(shí)管理系統(tǒng)的建設(shè)是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要一套完善的方法作為指導(dǎo)。整個(gè)系統(tǒng)生命周期是以項(xiàng)目規(guī)劃作為起點(diǎn)的，這個(gè)階段需要做的是：評(píng)估組織本身是否具備實(shí)施知識(shí)管理的條件，確定系統(tǒng)的規(guī)模和范圍，規(guī)劃各種資源并啟動(dòng)項(xiàng)目。

企業(yè)需求定義：一個(gè)知識(shí)管理項(xiàng)目的成功不是取決于技術(shù)，而是取決于它是否將重心放在實(shí)際的與相關(guān)部門的需求溝通過程上，是否能夠?yàn)橹R(shí)管理提供支持。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)者應(yīng)該了解企業(yè)的需求并將這些需求轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)需求。

完成了企業(yè)需求定義后，接下來要做的是技術(shù)方案設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)以及分析應(yīng)用設(shè)計(jì)，這三者在一定程度上可以并行。

技術(shù)方案設(shè)計(jì)將建立一個(gè)技術(shù)框架，從而將各種技術(shù)進(jìn)行整合。通常它會(huì)列出一系列的知識(shí)管理相關(guān)產(chǎn)品及功能，通過一定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)這些產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)估，做出最后的選擇，就可以進(jìn)入發(fā)布階段，將系統(tǒng)提交用戶使用。同時(shí)要提供必要的支持與培訓(xùn)。

維護(hù)階段包括對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行小的調(diào)整，對(duì)出現(xiàn)的錯(cuò)誤的及時(shí)更正，對(duì)用戶的培訓(xùn)，以及其他保障系統(tǒng)正常運(yùn)行的各項(xiàng)工作，并為未來系統(tǒng)升級(jí)做準(zhǔn)備。

項(xiàng)目規(guī)劃與管理

項(xiàng)目規(guī)劃與管理包括可行性評(píng)價(jià)，項(xiàng)目范圍劃定，效益評(píng)價(jià)，人員配置，制定項(xiàng)目計(jì)劃的等。

可行性評(píng)價(jià)：同其他信息系統(tǒng)一樣，知識(shí)管理系統(tǒng)建設(shè)之前需要進(jìn)行可行性評(píng)價(jià)。主要從3個(gè)方面進(jìn)行：

(1)項(xiàng)目是否有一個(gè)強(qiáng)有力的發(fā)起者

這個(gè)發(fā)起者必須對(duì)知識(shí)管理將對(duì)企業(yè)帶來的潛在影響有清晰的認(rèn)識(shí)，并對(duì)該項(xiàng)目充滿信心。他必須在企業(yè)中有足夠的影響力和說服力，能為系統(tǒng)建設(shè)提供良好的環(huán)境。

(2)企業(yè)是否具有一個(gè)強(qiáng)烈而迫切的驅(qū)動(dòng)力

這種驅(qū)動(dòng)可以是來自企業(yè)外部的(如競爭因素)，也可以是來自內(nèi)部的(如解決并購中出現(xiàn)的跨企業(yè)績效分析)。知識(shí)管理項(xiàng)目不應(yīng)該只是錦上添花，而更應(yīng)是雪中送炭。應(yīng)該用它來解決企業(yè)所面臨的棘手問題。

(3) IT部門與企業(yè)的關(guān)系是否融洽

技術(shù)人員是否明白并且尊重企業(yè)人員的工作;企業(yè)人員是否理解并且尊重技術(shù)人員的工作?如果不能做到彼此尊重、理解、并互相配合，項(xiàng)目進(jìn)行過程中必定會(huì)遇到相當(dāng)?shù)恼系K。

從以上3個(gè)方面展開可行性分析，明確企業(yè)所處狀況，評(píng)價(jià)建設(shè)知識(shí)管理系統(tǒng)的條件是否成熟。在這3方面中，強(qiáng)有力的發(fā)起者最為關(guān)鍵，它決定了項(xiàng)目是否可以實(shí)施。

項(xiàng)目范圍劃定

確定項(xiàng)目可行后，接下來應(yīng)劃定項(xiàng)目范圍。這就需要在有用性和可管理性兩方面做出權(quán)衡，把注意力集中在那些迫切需要解決的問題上。首次實(shí)施知識(shí)管理項(xiàng)目即將不同地區(qū)、不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同用戶以及不同的分析需求包含進(jìn)來，容易造成項(xiàng)目失控。

效益評(píng)價(jià)

估計(jì)知識(shí)管理項(xiàng)目能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來的收益和增加的成本。收益包括財(cái)務(wù)收益，收入或利潤增加等顯性收益以及其他隱性收益:成本包括硬件/軟件的購置成本，系統(tǒng)維護(hù)成本等。知識(shí)管理系統(tǒng)的運(yùn)營成本不會(huì)因?yàn)橄到y(tǒng)的成熟而大幅降低，而是會(huì)保持在一定水平上。

人員配置

知識(shí)管理項(xiàng)目的順利推進(jìn)，需要由相關(guān)人員以及IT技術(shù)人員共同組成的團(tuán)隊(duì)。通常角色包括:

(1)發(fā)起人:他是知識(shí)管理系統(tǒng)的最終用戶，同時(shí)也是項(xiàng)目最有力的支持者。

(2)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo):代表企業(yè)業(yè)務(wù)部門與項(xiàng)目經(jīng)理就具體事宜進(jìn)行溝通。

(3)企業(yè)用戶:系統(tǒng)的最終使用者。

(4)系統(tǒng)分析師:發(fā)現(xiàn)企業(yè)需求并把這些需求轉(zhuǎn)化成技術(shù)框架需求，數(shù)據(jù)需求以及分析應(yīng)用需求。

(5)企業(yè)各方面的專家：主要用于企業(yè)專家網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，當(dāng)員工在系統(tǒng)中找不到現(xiàn)存顯性知識(shí)時(shí)，它讓員工從專家的大腦中獲取隱性知識(shí)，所以它是快速獲取傳播隱性知識(shí)的園地，也是快速挖掘、共享組織隱性知識(shí)的地方。

知識(shí)管理項(xiàng)目結(jié)束后產(chǎn)生的成果

企業(yè)信息化現(xiàn)狀分析報(bào)告知識(shí)管理系統(tǒng)需求調(diào)研分析報(bào)告知識(shí)管理系統(tǒng)實(shí)施建議書知識(shí)管理系統(tǒng)內(nèi)容建設(shè)方案知識(shí)管理系統(tǒng)說明書知識(shí)管理系統(tǒng)推進(jìn)制度等。