［暢享網(wǎng)］養(yǎng)成好習(xí)慣是做好個(gè)人電子文檔管理系統(tǒng)根本之道

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

資料管理是個(gè)人知識(shí)管理一個(gè)重要部分。經(jīng)?？吹骄W(wǎng)上很多人在找個(gè)人知識(shí)管理的秘訣和捷徑，希望能簡(jiǎn)單有效地管理個(gè)人知識(shí)。在這里我要說,個(gè)人知識(shí)管理沒有秘訣，有的只是一些小技巧，能提高效率，但不能解決長(zhǎng)期問題，養(yǎng)成好習(xí)慣是做好個(gè)人知識(shí)管理根本之道！

 那么個(gè)人資料管理都有什么好習(xí)慣呢?從個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)角度，我簡(jiǎn)單整理了一下希望對(duì)大家有用:

1、規(guī)則命名：文件名＝來源＋類型＋內(nèi)容＋時(shí)間。一定的命名規(guī)則可以讓你不必打開文檔就可以從文件名了解文件的基本內(nèi)容，提高工作效率。

2、分類存放：在資料越來越多的時(shí)候，合理的分類顯得尤其重要。工作和學(xué)習(xí)、娛樂文檔分開，再按照本人查找資料最常用的維度進(jìn)行分類。分類是尋找文檔的重要途徑之一，可以想象，如果圖書館中的圖書沒有分類，你如何從書海中尋找自己中意的圖書呢？恐怕再?gòu)?qiáng)大的搜索工具都無能為力。

3、定期整理：隨著工作內(nèi)容的變更和資料的不斷增加，你的分類可能需要新建，可能需要?jiǎng)h除，可能需要合并，可能需要進(jìn)一步細(xì)分，這里沒有什么捷徑！勤于整理自己的資料是保證資料長(zhǎng)久不亂的良藥。整理的目的之一是取其精華，去除糟粕，根據(jù)使用頻率整理出需要備份的資料，另外就是調(diào)整分類。

4、C盤不放資料：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障很難避免，即使你買最好的電腦，重新安裝操作系統(tǒng)也是常有的事。所以避免系統(tǒng)故障造成資料丟失就顯得很重要。OFFICE等常用軟件的默認(rèn)存放路徑要轉(zhuǎn)移到非C盤中，桌面不要放文檔，簡(jiǎn)單的辦法就是在桌面建立一個(gè)文件夾的快捷方式，具體文件夾放在非系統(tǒng)盤，以防止系統(tǒng)軟件出現(xiàn)故障，重新安裝造成資料丟失。

5、定期備份：資料的安全是很重要的，對(duì)于我們靠知識(shí)吃飯的人來說，可能我們幾年的工作積累就是兩個(gè)腦，一個(gè)是自己的腦中的隱性知識(shí)，一個(gè)就是我們使用的電腦，是電腦硬盤中的幾十G資料。一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，資料不能找回，對(duì)我們來說將是一場(chǎng)災(zāi)難。買個(gè)好電腦是個(gè)前提，定期備份是一個(gè)好辦法。備份常用有幾種方法：一是移動(dòng)硬盤備份，二是光盤刻錄備份，三是計(jì)算機(jī)本身的備份（通過專門的計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)重要文件備份）。我一般是采用前兩種方式。

以上幾個(gè)好習(xí)慣不是孤立的，是相互關(guān)聯(lián)的。好的資料存放和備份習(xí)慣是資料安全的前提，好的命名和好的分類同時(shí)提高資料查找的效率，而只有定期整理才能保持好的分類。養(yǎng)成好習(xí)慣，才能做好個(gè)人知識(shí)管理，好工具對(duì)于有好習(xí)慣的人效果最好！這是我的理解。

原文地址：http://www.vsharing.com/BBS/BbsShowArticle.aspx?bid=1635&aid=434712