[原創(chuàng)]電子文檔管理系統(tǒng)專題之和諧化

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 “和諧”，是當(dāng)前的流行詞匯。從漢語的說文解字可以看到，“和”在于“人人都有飯吃”，“諧”則是“人人皆有說話的權(quán)利”，能達到這兩點，那么社會基本可稱“和諧”了?！抖Y記·禮運》說“使老有所養(yǎng)，壯有所用，幼有所長，鰥寡孤獨廢疾者皆有所養(yǎng)”，其內(nèi)涵同樣是家庭和社會的“和諧”。中國的傳統(tǒng)文化也一再透出“和諧”的意蘊，無論是故宮的太和、中和、保和三大殿，烹飪的五味調(diào)和，還是音樂藝術(shù)的高山流水、和諧琴瑟，追求的都是“和諧”。

看起來，中國人講“和諧”是有一貫傳統(tǒng)的，追求企業(yè)的和諧，不過是“和諧”思維在企業(yè)這個特定組織中的滲透而已。但是，看起來這種滲透還比較難，從一個現(xiàn)象就可看到端倪。

目前無論國外還是國內(nèi)，執(zhí)行力成了眾口一詞的時髦詞匯，有拉里.博西迪的暢銷書《執(zhí)行：如何完成任務(wù)的學(xué)問》，國內(nèi)更有大量關(guān)于“執(zhí)行力”的跟風(fēng)之作。從中我們能夠看出企業(yè)普遍存在的執(zhí)行力低下現(xiàn)象，而這本質(zhì)上就可歸為管理“不和諧”，作為企業(yè)中的“老、壯、幼”的高層、中層、基層并沒有真正“老有所養(yǎng)，壯有所用，幼有所長”，反而是存在種種不和諧現(xiàn)象。

一是“錯位”。有句話形容說――很多企業(yè)是高層做中層的事情，中層做基層的事情，基層沒什么事做，則幫高層想想公司發(fā)展戰(zhàn)略，這就是典型的“錯位”。錯位的根源還在于高層，高層的不放手和親歷親為，常常導(dǎo)致“錯位”現(xiàn)象的下向傳導(dǎo)，使中層處于“想有所為”卻“無所為”，最后干脆“不所為”的狀態(tài)。

因此，第二種現(xiàn)象可稱為“缺位”。中層沒有真正發(fā)揮承上啟下的作用，由于自己失去了決斷和協(xié)調(diào)能力，所以只要涉及到跨部門的事項就習(xí)慣性把“接力幫”向上傳遞。中層的“身在其位不謀其政”，常使其會身不由己地陷入和基層“爭利”的境地，從而造成基層的“虛位”。

“虛位”就是不和諧的第三種典型現(xiàn)象。一方面由于企業(yè)目標(biāo)沒能自高層、中層向下有序的分解，導(dǎo)致基層可能整天忙忙碌碌但卻不知道自身工作有何價值；另一方面，由于中層的“缺位”使其難以換位思考去站在基層員工的角度，幫助員工去有效提升技能，塑造出和諧、有激情的團隊工作氛圍。再者，雖然企業(yè)可能有明晰的發(fā)展目標(biāo)，但對支撐發(fā)展目標(biāo)的知識支撐和人員儲備認識不足，從而經(jīng)常導(dǎo)致戰(zhàn)略目標(biāo)難以真正落地，這也是一種典型的“虛位”。

要避免“錯位”、“缺位”和“虛位”的現(xiàn)象，關(guān)鍵還得是高層、中層、中層能夠“各安其位，各得其所”，但這看上去好像也沒那么容易，比如：

u           高層會說：為了支撐企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，我們哪些方面知識差距還比較大，急待提升呢？企業(yè)運作的各個環(huán)節(jié)的能力到底怎么樣？我想看的關(guān)鍵業(yè)務(wù)營運數(shù)據(jù)怎么才能及時上來呢？

u           中層會說：我們想通過梳理和優(yōu)化流程來促進部門間的協(xié)調(diào)，但效果還不行。橫向流程好像理順了，但事到臨頭，配合力度還是那么差，想要的數(shù)據(jù)、信息和知識總是很難得到，怎么好像時間都花在溝通協(xié)調(diào)上了？

u           基層會說：我是一個新進員工，進入公司后，看了員工入職指南、制度規(guī)范等等就開始工作了，但我應(yīng)該學(xué)哪些專業(yè)知識和技能，怎么學(xué)，向誰學(xué)呢？

針對這些形形色色的問題，拉里.博西迪認為――執(zhí)行已經(jīng)成為任何企業(yè)當(dāng)前面臨的最大管理挑戰(zhàn)，而執(zhí)行力構(gòu)建的核心在于使企業(yè)的戰(zhàn)略、運營和人員三個核心環(huán)節(jié)以協(xié)調(diào)一致而不是各自為政的方式的運行。如果從知識管理的角度來觀察執(zhí)行力體系，我們會發(fā)現(xiàn)，知識管理和戰(zhàn)略、運營和人員這三個環(huán)節(jié)之間有著內(nèi)在緊密的邏輯聯(lián)系：

u           戰(zhàn)略環(huán)節(jié)主要解決“做正確的事”的問題，核心是要“辦對事”。戰(zhàn)略環(huán)節(jié)關(guān)注決策支持知識，需要通過知識管理和戰(zhàn)略管理的結(jié)合，并利用績效管理、商業(yè)智能等IT手段，來保證戰(zhàn)略環(huán)節(jié)的執(zhí)行力；

u           運營環(huán)節(jié)主要解決“用正確的方式做事”的問題，核心是要“辦快事”。運營環(huán)節(jié)關(guān)注規(guī)范協(xié)作知識，需要通過知識管理和流程管理的結(jié)合，并利用電子流程、工作協(xié)同等IT手段，來保證運營環(huán)節(jié)的執(zhí)行力；

u           人員環(huán)節(jié)則主要解決“合適的人應(yīng)用合適的能力做合適的事”的問題，核心是要“辦好事”。人員環(huán)節(jié)關(guān)注經(jīng)驗技能的提升以及工作激情文化的塑造，需要通過知識管理和人力資源管理、企業(yè)文化的結(jié)合，來保證人員環(huán)節(jié)的執(zhí)行力；

如果企業(yè)善于從戰(zhàn)略、運營和人員等不同環(huán)節(jié)去梳理、明晰并發(fā)展相應(yīng)的知識體系，并給予必要的IT工具支撐，企業(yè)就能夠更好地實現(xiàn)知識管理和企業(yè)管理要素的結(jié)合，從而有效提升企業(yè)執(zhí)行力，在更高程度上實現(xiàn)“管理和諧化”的目標(biāo)。

通過有效知識管理而促成管理和諧化，不僅能夠幫助企業(yè)高層去達成“三可”，即可復(fù)制的企業(yè)發(fā)展和擴張、可透視化的管理和掌控、可盤點的智力資本的積累和提升；也可以幫助企業(yè)中層更好地實現(xiàn)“三高”，即高效的跨部門溝通協(xié)作、高效的信息和知識共享以及高效的團隊產(chǎn)能提升。

而對于很多基層員工來說，他們常會誤解知識管理只是對企業(yè)有益的事情――“把自己的知識挖出去”而已。其實并不如此，知識管理以及通過知識管理而塑造的和諧化管理環(huán)境可以幫助基層員工更有效地提升個人能力、提升個人產(chǎn)能以及提升個人知識展現(xiàn)。

個人能力可以表達為f（知識，技能，基本素質(zhì)），是知識、技能和素質(zhì)的有機組合。通過知識管理方法來梳理崗位知識體系，一方面可以讓每個員工更清晰地了解自己在知識、技能和素質(zhì)的不足和改進方向，而另一方面也可以使員工獲得除培訓(xùn)之外的更多學(xué)習(xí)渠道。

個人產(chǎn)能則可以表述為f（知識供給，協(xié)同效率，工作激情），它取決你日常工作中是否可以及時獲得知識、是否和同事有效協(xié)同、是否有足夠的工作激情。通過知識管理平臺、機制和文化的建設(shè)，可以很大程度上幫助員工獲得工作所需要的信息和知識，可以使上下游給你的工作配合能及時有效，也可以通過知識文化建設(shè)使員工在工作崗位具有更高的工作激情。

個人知識展現(xiàn)對于知識型員工同樣非常重要，除了表現(xiàn)出你的工作業(yè)績之外，企業(yè)還需要員工更多地分享你的思考、心得和體會，這對企業(yè)和員工都是雙贏的事情。通過知識管理平臺、機制和文化的建設(shè)，可以更容易彰顯出員工的個人智慧。

如果企業(yè)能夠在個人能力、個人產(chǎn)能及個人自我展現(xiàn)的基礎(chǔ)上，不斷強化組織能力、組織產(chǎn)能以及組織知識共享，那么企業(yè)離真正的“和諧”就并不遙遠了。而這樣的“和諧化”不僅僅需要高層的智慧、中層的頭腦以及基層的經(jīng)驗，更需要高層的誠心、中層的用心、基層的盡心。