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[原創(chuàng)]小規(guī)模企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng)的一些思考
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陸宇升最近我去一家公司培訓(xùn)技術(shù)人員,這家公司人員流動(dòng)比較大,新來(lái)的技術(shù)人員能力比較低,繼續(xù)迅速提高這些新手的能力。我去做了一次培訓(xùn),但效果不佳,首先這家公司涉及的技術(shù)太雜,Linux、Java、VC和.net都用到,而沒(méi)有人可能是所有這些方面的專家;另一方面,很難找到合適的實(shí)例講解,需要的實(shí)例都太大,只好用一些小的例子,紙上談兵,和項(xiàng)目工作差別很大。我認(rèn)為這種情況還是用知識(shí)管理比較好,培訓(xùn)很難取得好的效果。他們也有很多熟悉某個(gè)領(lǐng)域的專家,只是平時(shí)工作壓力太大,專家們都忙項(xiàng)目,沒(méi)時(shí)間互相交流,結(jié)果某個(gè)專家一走,就可能造成沒(méi)人熟悉某個(gè)領(lǐng)域。因此,在平時(shí)就有意識(shí)采取措施,促進(jìn)知識(shí)的傳播,在關(guān)鍵人物走的時(shí)候就不會(huì)造成混亂。不過(guò)在小規(guī)模的公司實(shí)施知識(shí)管理,也不容易。我以前也試過(guò)建立一個(gè)討論組,要每個(gè)人把自己的心得放上去,但效果不好,參與的人很少。我想可能存在以下問(wèn)題:
1.知識(shí)傳播沒(méi)有想象的那么容易
大部分技術(shù)人員感覺(jué)書(shū)面表達(dá)困難,有些東西自己明白,但是很少人能夠有條理地完整地寫(xiě)出來(lái),甚至就是說(shuō)出來(lái)也不容易。在網(wǎng)上,也是1%的人寫(xiě)博客,99%的人看和評(píng)論,說(shuō)明具備書(shū)面系統(tǒng)性描述知識(shí)技能的人,還是不容易。
怎么解決?也許寫(xiě)作培訓(xùn)可以解決問(wèn)題。
也許關(guān)于寫(xiě)作和表達(dá)方面的知識(shí)也需要傳播,可以收集一些模板和范文,就像寫(xiě)八股文一樣,第一段怎么寫(xiě),第二段怎么寫(xiě),都進(jìn)行詳細(xì)的指導(dǎo),通過(guò)機(jī)械的套用來(lái)文章。
也許還可以開(kāi)發(fā)一個(gè)寫(xiě)作輔助軟件,功能是快速查找出類似的范文,或者范句。
不論如何,很少看到討論寫(xiě)作成本的文章,可能在大企業(yè)沒(méi)有這個(gè)問(wèn)題,但在小企業(yè)知識(shí)傳播中,寫(xiě)作成本影響會(huì)很大。
另一個(gè)思路是可以繞過(guò)知識(shí)庫(kù)實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享,很多企業(yè)可能采用郵件,需要知識(shí)的時(shí)候和某個(gè)專家聯(lián)系,獲得幫助。但對(duì)小企業(yè)也不太合適,因?yàn)閷<乙蛔?,知識(shí)就沒(méi)了。
我想定期組織技術(shù)研討會(huì),可能是一條途徑,因?yàn)檎f(shuō)比寫(xiě)容易,還可以用一個(gè)專職的知識(shí)整理員,他具有專業(yè)的寫(xiě)作技能,而且了解一些技術(shù),由他做會(huì)議記錄,會(huì)后和主講人一起整理知識(shí)成為文章,放入知識(shí)庫(kù)中。
2.沒(méi)人有時(shí)間整理知識(shí)
工作壓力很大,誰(shuí)都沒(méi)有時(shí)間去分享知識(shí)。知識(shí)傳播不良,已經(jīng)給企業(yè)造成巨大損失,這說(shuō)明,花費(fèi)一些時(shí)間和成本到知識(shí)分享當(dāng)中,絕對(duì)是值得的。沒(méi)時(shí)間只是一種理由,其實(shí)是不愿意。我想,這和激勵(lì)制度有關(guān),分享知識(shí)如此困難,卻沒(méi)有任何回報(bào)。每個(gè)月有固定預(yù)算獎(jiǎng)勵(lì)那些推動(dòng)知識(shí)共享的人,可能是一個(gè)解決方案。
也許利用“知識(shí)市場(chǎng)”的概念,可以評(píng)估知識(shí)的價(jià)值,讓貢獻(xiàn)知識(shí)的人獲得回報(bào)。但是在小企業(yè),通過(guò)市場(chǎng)機(jī)制評(píng)估知識(shí)的價(jià)值,困難也很大。
3.哪些知識(shí)需要共享
如果傳播不必要的知識(shí)也不會(huì)有任何效益。軟件開(kāi)發(fā)行業(yè)發(fā)展太快,知識(shí)太多,技術(shù)人員的記憶力普遍都過(guò)載了,還能塞進(jìn)多少東西。技術(shù)人員必須忘記某些東西,才能接受新的知識(shí),但忘掉的東西不能丟失,它們應(yīng)該被轉(zhuǎn)儲(chǔ)到知識(shí)庫(kù)中。所以我覺(jué)得知識(shí)庫(kù)應(yīng)該作為技術(shù)人員的記憶庫(kù),那些暫時(shí)用不上的東西,都放進(jìn)知識(shí)庫(kù)中。人們的頭腦中只需存放一些索引,需要的時(shí)候到知識(shí)庫(kù)中查詢。
我想,需要傳播的應(yīng)該是關(guān)于知識(shí)在何處的信息,還有每個(gè)領(lǐng)域的入門(mén)知識(shí)和大概印象。就像一本書(shū),書(shū)的全文內(nèi)容應(yīng)該存放在知識(shí)庫(kù)中,并且忘掉,而書(shū)的摘要?jiǎng)t需要拿去給所有人分享,還有個(gè)人覺(jué)得那些部分有用,哪些沒(méi)有用,或者說(shuō)是書(shū)評(píng),也值得分享。
以上都只是些思路,準(zhǔn)備拿去實(shí)踐一次,看看是否能夠成功。
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