怎么選擇合適的電子文檔系統(tǒng)?

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        文檔是企業(yè)重要的智力資產(chǎn)。在企業(yè)中，文檔一般都以電子文檔的形式存在。企業(yè)在進(jìn)行電子文檔管理過程中經(jīng)常會(huì)碰到以下的問題：海量文檔存儲(chǔ)，管理困難;查找緩慢，效率低下;文檔版本管理混亂;文檔無(wú)法有效協(xié)作共享等。電子文檔管理系統(tǒng)就在這樣的背景下應(yīng)運(yùn)而生。

　　一、系統(tǒng)概述

　　電子文檔管理系統(tǒng)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以高度有序的數(shù)據(jù)信息資源為處理核心，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的數(shù)字信息系統(tǒng)。以“有序的信息空間和開放的信息環(huán)境”為特征的完整意義上的非結(jié)構(gòu)化文檔存儲(chǔ)管理系統(tǒng)。

　　隨著信息技術(shù)的在電子文件行業(yè)的不斷深入應(yīng)用，采用數(shù)字化管理手段管理文檔，對(duì)各種類型的歸檔文件進(jìn)行有效組織、管理、利用，最終實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的價(jià)值。

　　二、泛普軟件—電子文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值

　　—系統(tǒng)通過對(duì)文件的在線采集和歸檔，保證電子文檔的長(zhǎng)期利用和保存，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷加大文檔資源建設(shè)力度，以整合文檔信息資源為突破，構(gòu)建內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量?jī)?yōu)化的文檔資源體系，形成一個(gè)信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、信息存儲(chǔ)安全化的文檔信息管理體系。

　　—系統(tǒng)結(jié)構(gòu)具備開放性，可實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據(jù)共享與交換。系統(tǒng)功能具備可擴(kuò)展性，以滿足當(dāng)前及可預(yù)見的時(shí)間內(nèi)的業(yè)務(wù)需求，可方便地進(jìn)行功能擴(kuò)展。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)具備靈活性，支持文檔管理的業(yè)務(wù)模式、工作流程和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等的靈活定義與部署。

　　—系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠，保存文檔管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程記錄，根據(jù)需要采取電子簽名、數(shù)字加密和安全認(rèn)證等技術(shù)手段，保障電子文檔安全，防止非授權(quán)訪問。

　　三、企業(yè)如何選擇電子文檔管理系統(tǒng)?

　　1、靈活易用

　　從過程上來(lái)講，學(xué)習(xí)門檻不要太高，便于所有業(yè)務(wù)人員實(shí)際操作。

　　2、助力團(tuán)隊(duì)成長(zhǎng)

　　從結(jié)果來(lái)講，助力團(tuán)隊(duì)創(chuàng)作和共享團(tuán)隊(duì)協(xié)作中的一切內(nèi)容：公司制度、項(xiàng)目方案、產(chǎn)品資料、經(jīng)驗(yàn)手冊(cè)、培訓(xùn)考評(píng)、會(huì)議紀(jì)要、日?qǐng)?bào)周報(bào)等，梳理業(yè)務(wù)資料，沉淀業(yè)務(wù)知識(shí)，制定業(yè)務(wù)規(guī)范。

　　3、多端使用

　　使用場(chǎng)景靈活，無(wú)論是在辦公室用電腦，出差在外用手機(jī)還是放假在家用ipad，都能隨時(shí)隨地使用文檔管理系統(tǒng)。

　　電子文檔管理系統(tǒng)可以替代傳統(tǒng)文件管理模式非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的分散性管理方式，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的分布式文件操作管理，是企業(yè)管理必不可少的一部分。