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電子文檔管理系統(tǒng)

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[原創(chuàng)][PK系列]項目管理當(dāng)中的KM（之三）組織的電子文檔管理系統(tǒng)

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商蓉蓉

[PK系列]項目管理當(dāng)中的KM（之三）組織的知識管理前言知識管理的概念從提出開始，關(guān)注的主要都是業(yè)務(wù)部門，雖然大多數(shù)是通過軟件系統(tǒng)來實現(xiàn)知識管理，但對于IT部門內(nèi)部的知識管理涉及的卻并不多。其實，軟件行業(yè)由于其自身的特點所決定，主要依靠的是人們的腦力勞動，而且相關(guān)的知識和信息大多存在于每個人的頭腦當(dāng)中，更加的難以獲取和管理，所以，企業(yè)中的IT部門反而是最需要施行知識管理的部門之一。軟件企業(yè)或是企業(yè)的IT部門與業(yè)務(wù)部門想比，腦力勞動更集中，對信息化接受程度更高的企業(yè)和部門，因此是最需要知識管理的，是最適合推廣知識管理的，也是實行知識管理之后取得效果最大的。 正文       相信大多數(shù)軟件人員都有這樣的感受：項目越做越多，新項目的估算卻仍然那么困難；人員越來越多，相互之間的溝通協(xié)作卻越來越低效；崗位越分越細，每個崗位該做些什么卻越來越不清楚；培訓(xùn)越來越多，組織的整體能力卻依然沒有顯著提高。       IT部門是企業(yè)當(dāng)中腦力勞動相當(dāng)集中的部門，也是知識收集最困難、知識量最大的部門，因此對知識管理的需求是最迫切的。如何做好組織級的知識管理呢？        首先是過程資產(chǎn)的積累。       組織能力的提升集中體現(xiàn)在過程資產(chǎn)的積累。什么是過程資產(chǎn)呢，“所有用于影響項目成功的資產(chǎn)都可以作為組織過程資產(chǎn)（PMBOK）”。具體來說包括兩類：       一類是組織的方針、程序、計劃和原則。包括：項目生命期模型、質(zhì)量方針、變更控制程序、風(fēng)險應(yīng)對機制、溝通協(xié)作規(guī)范、批準與匯報程序、項目文檔模版等等。另一類是組織的歷史數(shù)據(jù)和經(jīng)驗教訓(xùn)。包括：以往項目中收集的過程測量數(shù)據(jù)、財務(wù)測量數(shù)據(jù)、風(fēng)險列表、問題與缺陷數(shù)據(jù)、歷史經(jīng)驗和教訓(xùn)等等。通過這些過程資產(chǎn)的收集和整理，可以有效的提高整個組織的估算能力、風(fēng)險預(yù)測能力、質(zhì)量管理能力、變更控制能力、溝通協(xié)作能力，從而全面提高整個組織的項目管理的能力和水平。 其次是崗位職責(zé)的明確。組織的人員越多，越需要明確每個崗位的職責(zé)以及明確上下級之間的匯報關(guān)系。只有這樣，在工作過程中才不會發(fā)生出了事卻不知道該找誰的情況。另外，在項目立項時需要給項目經(jīng)理授權(quán)，在項目發(fā)生變更時需要組織批準，組織必須明確這些批準與授權(quán)的程序，才能保證項目經(jīng)理有法可依，才能保證項目組成員有章可循，才能保證項目的順利進行。 最后是知識經(jīng)驗的交流個人能力的提升并不代表組織的能力也得到了提升?？赡苊總€組織內(nèi)都有一個或幾個技術(shù)領(lǐng)先者，但是軟件項目的成敗已經(jīng)不僅僅依靠某個超級程序員的能力，而是需要項目組全體成員的共同努力才能完成。只有全體成員的能力得到提升，即組織能力得到提升，項目才會獲得成功。所以，除了要加強針對個人的技術(shù)培訓(xùn)之外，組織必須提供成員之間互相交流的平臺和機制，以促使整體能力的提高?？梢酝ㄟ^建立技術(shù)論壇，來方便成員之間的交流和經(jīng)驗技能的共享；可以通過制定部門的規(guī)章制度，來鼓勵組織成員積極的分享知識經(jīng)驗；通過給予貢獻者一定的表彰和獎勵，來促進組織內(nèi)部形成濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，從而迅速提高組織的整體能力。 后記

       組織的知識管理與項目的知識管理、個人的知識管理相比，更加關(guān)注整體能力的提升，更加重視組織規(guī)章制度、方針原則的制定。通過這些途徑，使得組織成員都能按照要求來處理問題，進而形成團隊合力，提高整個組織的協(xié)作能力和項目管理水平。

相關(guān)鏈接[PK系列]（之一）個人的知識管理[PK系列]（之二）項目的知識管理
發(fā)布：2007-03-21 15:33    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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