突發(fā)事件下的應急財務管理系統(tǒng)

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既然突發(fā)事件發(fā)生了，且企業(yè)財務確實預計要受到其影響，那么企業(yè)應怎樣進行財務管理呢？是否應該建立一套突發(fā)事件應急的財務管理系統(tǒng)？又如何去構建這樣一個應急系統(tǒng)？怎樣才能將突發(fā)事件造成的損失降到較低水平，值得深入研究和探討。

 一、突發(fā)事件的分類

1，企業(yè)內部原因引起的突發(fā)事件

此類突發(fā)事件是由企業(yè)系統(tǒng)內部原因造成的，如企業(yè)產品質量問題、管理層嚴重決策失誤、員工罷工、生產事故等原因引起的突發(fā)事件，從而給企業(yè)財務工作帶來了壓力，引發(fā)財務危機，出現(xiàn)的財務問題也較普遍。

2，企業(yè)外部原因引起的突發(fā)事件

這部分突發(fā)事件是因企業(yè)外部原因造成的。如“口蹄疫”、SARS、自然災害、戰(zhàn)爭、市場突變、國家政策法規(guī)的調整、經濟形勢的起落、外匯的變化、技術的變革、產業(yè)競爭格局的巨變、政治文化的變化、合作伙伴的突變等原因引起的突發(fā)事件給企業(yè)財務帶來危機。

面對突如其來的財務危機，有些企業(yè)往往不知所措、無從下手，不能及時主動進行資產管理、資金運作，只會逆來順受地堅持，最終可能導致資不抵債，財務問題十分嚴重，走向破產。下面這兩個例子大家很熟悉：

案例1：2003年春，突如其來的SARS把大家折騰得疲憊不堪，也把一些企業(yè)“折騰”破產了，但也“造就”一批企業(yè)，如生產消毒液、體溫計、口罩等產品的企業(yè)，抓住關鍵時期，擴大生產，“一夜暴富”。成都地奧生產的兩種胸腺免疫制劑可提高機體的防病抗病能力，縮短感染性疾病的治療周期，成為抗非典的良藥，而國內只有地奧等少數企業(yè)能生產此藥劑。各方面對藥品的需求猛增，每天接到數百個購藥電話，而來自四面八方的客戶帶著現(xiàn)金前來購藥。成都市防治非典小組協(xié)調辦公室甚至動用協(xié)調令調集6萬只胸腺肽，而當時地奧加班加點也無法滿足市場需求。于是4月中旬地奧決定擴產，把生產能力提高到原來的10倍以上，為此舉資千余萬元。

案例2：2001年9月3日，央視《新聞30分》報道了“年年出爐新月餅，周而復始陳餡料”的節(jié)目，將南京冠生園生產的陳餡月餅進行曝光。各地冠以“冠生園”的企業(yè)深受牽連，銷售量銳減。當日下午，南京衛(wèi)生監(jiān)督所到冠生園進行采樣，采集了10多種月餅進行化驗。該廠的成品庫，餡料庫全部被衛(wèi)生監(jiān)督部門查封，各種月餅2.6萬個及餡料500多桶被查封。當地商店從9月4日清晨開始，緊急將冠生園的各類月餅產品撤下柜臺。央視曝光后，冠生園食品廠向所有經銷商發(fā)了一份申訴材料，聲聲含冤。但出于對消費者負責，各商家決定暫停銷售。許多商家向消費者承諾：已經售出的冠生園月餅無條件退貨。購進冠生園月餅的商家也紛紛向廠家要求退貨。2002年2月4日，南京冠生園以經營不善，管理混亂，資不抵債向南京市中級人民法院提出破產申請。這是一個因產品質量問題而引起的“致命”突發(fā)事件。從公司財務角度來看，用陳餡做月餅引起客戶退貨，成品庫、餡料庫被查封，資金無法回籠，最終資不抵債宣告破產。2004年1月14日，破產資產首次進行拍賣。

上面這兩個例子，分別是由外因、內因引起的突發(fā)事件。由于突發(fā)事件的影響結果不同，面臨的財務問題也大相徑庭。面對突發(fā)事件。加強財務管理應當注意的原則是：財務工作更應當統(tǒng)一領導、統(tǒng)一指揮、集中力量；財務信息批露要及時透明；要未雨綢繆，建立應急財務預警體系；強化全體員工的財務危機意識；建立突發(fā)事件管理計劃。

 二、突發(fā)事件下的財務預算管理

（1）針對突發(fā)事件的影響，利用從銷售人員、采購人員搜集得來的信息，全面修改銷售預算。

（2）根據銷售預算，編制特殊期的生產預算，并對搜集來的信息進行全面及時的分析。

（3）根據生產預算，編制特殊期的直接人工、直接材料、制造費用、成本預算。在編制過程中，綜合考慮事件的影響。

（4）編制特別現(xiàn)金收入、支出預算，對突發(fā)事件的發(fā)生，預計要發(fā)生的支出，要特別加以重視。

（5）由以上預算編制的預計利潤表、資產負債表、現(xiàn)金流量表，作為特殊期的資料參考。

三、突發(fā)事件下的流動資產管理

1.特殊期現(xiàn)金管理

在特殊期，現(xiàn)金儲備太少，制約著企業(yè)的支付能力，增加了企業(yè)的風險，若出現(xiàn)了現(xiàn)金短缺情況，可能會嚴重影響企業(yè)的生產經營活動。故要加強現(xiàn)金控制，提高現(xiàn)金利用率，加快現(xiàn)金回籠。同時，嚴格控制支出，盡可能在不影響商業(yè)聲譽、企業(yè)形象的情況下，延緩支出。更要注意以下兩點：

（1）通過編制特殊期的“現(xiàn)金及銀行存款收付日報表”等報表，及時掌握資金的占用和周轉情況，每天要檢查現(xiàn)金庫存情況?，F(xiàn)金的結算情況，做到心中有數。

（2）嚴格審核各項支出項目，特別重大支出項目，需要嚴格審查，規(guī)范支出的審批制度。

此外，要做到日清月結，確保庫存現(xiàn)金的賬面余額與實際庫存額相符，銀行存款賬余額與銀行對賬單余額相符，確保現(xiàn)金、銀行存款日記賬數額分別與現(xiàn)金、銀行存款總賬相符。總之，對于不利情況下的企業(yè)來說，應采取較穩(wěn)健的現(xiàn)金管理方式，及時反映現(xiàn)金使用、周轉情況，防止大量非必要的需求現(xiàn)金停滯在生產、銷售領域，以應對突發(fā)事件急需現(xiàn)金的需求。
 
2.特殊期應收賬款管理

應收賬款是市場競爭的產物，它能轉化為資金，也可能變成壞賬呆賬。對受突發(fā)事件不利因素影響的企業(yè)來說，能否及時收到貨款更加重要，在這種情況下，應收賬款問題更加突出，若應收賬款占銷售收入的比重過大，且長期不能收回，必然使企業(yè)資金周轉發(fā)生困難，資產的流動性下降，很有可能因對方不能及時歸還貨款，而陷入全面危機之中。如何管理應收賬款，當然不只是在突發(fā)事件發(fā)生后才這樣做，應該做好這方面的基礎工作，長期加強應收賬款管理，應該加強以下幾方面工作：

（1）劃清楚應收賬款的部門界限，即要明確應收賬款的管理部門?，F(xiàn)在，很多企業(yè)的應收賬款由銷售部管理。這樣做是方便些，可是這樣做存在著管理漏洞，由于缺少必要的控制環(huán)節(jié)或控制力不足，銷售人員的舞弊現(xiàn)象自然就多了起來，要讓一個銷售人員自己對自己的業(yè)務進行公平客觀的評價，這樣的評價結果有多大可靠性？在發(fā)生突發(fā)事件的情況下，混水摸魚的人更多了，這就更加危險了。顯然僅由銷售部門自己來管理的方式并不合理，這樣往往容易造成舞弊的后果。也有多數人認為應該由企業(yè)財會人員來進行管理，因為他們對這方面業(yè)務較熟悉。但財務人員縱然對賬務處理比較清楚，可對客戶的具體情況并不是十分了解，盲目地全權交由財務人員來管理也并不科學合理。在實際工作中，應收賬款管理是現(xiàn)代企業(yè)營銷管理中的重要組成部分，是企業(yè)全程信用管理的核心所在。若一個企業(yè)對自己的客戶不了解，他能做出賒銷的決定嗎？什么樣的客戶可以賒銷？應選取多大的賒銷額較適中？什么樣的客戶寧可降價也不能賒銷？一切都得有個科學的分析，不能僅考慮關系，特別在這個危急時刻，靈活利用賒銷手段，合理確定現(xiàn)金折扣與折扣比例，是在生死關頭下企業(yè)快速反應，應對危機的良策。因而，在日常管理活動中，企業(yè)內部組織管理中就應該有這樣一個專門研究營銷策略、客戶資信的機構來管理應收賬款，即建立專門的收款部門，建立起適合自身特點的信用管理制度，不能直到發(fā)生了危機時，才知道去加強信用評估。

（2）在會計核算上，應對應收賬款實行輔助核算，建立應收賬款核銷制度。按照應收賬款發(fā)生時間的先后次序，以及貨款回收的先后次序逐筆核銷，以準確確認應收賬款的賬齡；對于因質量、數量合同糾紛等沒有得到處理的應收賬款單獨設賬管理，進行特殊管理。

（3）在財務制度上，要建立切實可行的對賬制度。在突發(fā)事件的影響下，企業(yè)應根據業(yè)務量大小及時間等因素對應收賬款定期進行核對，有必要每天都核對，特殊情況并由雙方當事人簽章，作為有效的對賬依據；若發(fā)現(xiàn)差錯應及時處理。

（4）要對應收賬款進行信用管理。企業(yè)應成立客戶服務中心或者類似機構，主要負責對客戶進行信用評價，對每一個客戶進行分析，區(qū)分不同客戶的信譽差別，結合產品市場占有率、市場需求狀況及趨勢變化等，合理確定每一個客戶的賒銷額和賒銷期，多考慮突發(fā)事件的影響，由銷售人員負責推銷產品，由專門的收款部負責貨款回收，并制定相應的考核辦法，由單位財務部門監(jiān)督貨款回收情況，以達到內部控制的目的，減少舞弊行為的發(fā)生。

3.特殊期存貨管理

在突發(fā)事件影響下，特別是在滿足緊急生產需要的情況下，更應盡可能降低庫存成本，針對不同情形，相應采取適當的庫存計價方法，將不利因素影響降到最低。隨時了解庫存實時信息，對市場需求作相應分析，確保庫存物資既能滿足生產經營需要，又不會發(fā)生短缺。

（1）加強對生產經營必須的關鍵存貨的管理，實時掌握各存貨的當前庫存量與控制限度的比例情況，判斷當前庫存是否超過限度。

（2）在必要的情況下對一些庫存商品及時清理，不要讓這部分庫存商品占用過多資金。只有徹底盤活沉淀在庫存商品上的資金，企業(yè)才有可能把庫存成本降下來，渡過難關。

四、突發(fā)事件下的投資管理

 突發(fā)事件有可能給企業(yè)帶來銷售劇增，產品供不應求，大量現(xiàn)金流入，應收賬款大幅度減少，出現(xiàn)良好的財務狀況。而此時面臨機遇，要進一步擴大生產，增加生產設備、人員、廠房等資源，這時風險隨之而來，在突發(fā)事件的影響下，市場投資處于不確定狀態(tài)之中，企業(yè)應怎樣投資才能獲得收益是一個財務難題。此時投資問題，應按投資運作程序來進行。

 （1）分析當前環(huán)境、形勢與突發(fā)事件影響期長短，投資風險的大小，考慮企業(yè)的承受力，確立投資目標。

（2）在目標明確的情況下考慮企業(yè)的技術、人力、經濟等因素，提出多個備選方案。

（3）通過搜集相關信息，對提出的備選方案，進行分析評價，充分考慮其確定因素和不確定因素的影響。

（4）從備選方案中選出一個符合當前、未來情況的最優(yōu)方案。在市場不確定因素的影響下，必須了解、平衡、限定各方面的風險，將各種投資方案詳盡地提供給決策領導。

由于突發(fā)事件的影響期不確定性，在投資方案的執(zhí)行過程中，要及時根據市場變化，調整修正投資方案，而不能盲目死板地執(zhí)行。

五、突發(fā)事件下的財務關系協(xié)調

突發(fā)事件的發(fā)生，往往引起財務關系緊張，這是由財務關系的社會屬性所決定的。風平浪靜時，看似融洽和諧的財務關系在此時往往變得劍拔弩張，這也符合市場規(guī)律，因各關系方所扮演的角色不同，總要盡力去維護各自的利益，難免要在此刻顯得更赤裸些罷了。例如，默多克是世界著名的報業(yè)巨子，創(chuàng)建之初其債務遍于全球，共有146家債主，債務共有24億美元?？稍?990年，默多克向美國匹茲堡一家銀行貸了1000萬美元，默多克起初以為這筆短期貸款，到期可以付息轉長期，延長貸款期限，因而在到期未加防范銀行催款。但該行因所信傳言，以為默多克的支付能力不佳，通知默多克到期必須全額償付本息。默多克在澳洲資金市場上享有短期融資的特權，期限一周到一個月，全額可以高到上億美元。但由于日本大銀行在澳大利亞資金市場上投入的資金抽走，頭寸收緊，無法貸到款。于是默多克回到美國?？纱藭r美國的銀行家都拒絕。商業(yè)信用將決定一個企業(yè)的生死存亡。若這1000萬美元到期不能償還，將引起多米諾骨牌效應，到時145家銀行同時討債，報業(yè)王國可就完了。默多克此時找到其最大債主花旗銀行，花旗銀行投入資金達14億美元之多，顯然若清算其受損最多。最后由花旗銀行牽頭對匹茲堡那家小銀行施加壓力，要它到期續(xù)貸，不得收回貸款。默多克有了充分時間調整與改善報業(yè)集團的支付能力，最終脫離困境。

發(fā)生突發(fā)事件應盡快梳理自己的財務關系，搞清楚自己與債權人、股東、投資人、銀行、稅務部門、客戶等之間的關系，多考慮自己的退路，怎樣合理地利用這些關系，讓他方能幫助企業(yè)擺脫困境。就像默多克通過與大投資人（花旗銀行等）協(xié)商，使企業(yè)置于死地而后生。面對突發(fā)事件不要驚慌失措，不要因突發(fā)事件而疏遠財務關系人，僵化財務關系，要與債權人洽談融資，維持或延期、暫緩支付利息、資產所有權之轉讓及短期借款轉為長期的可能性。爭取供應商繼續(xù)信用融資，以銷貨的某一百分比償還應付賬款，或以退抵消部分應付賬款。與股東洽商增資的可能性，共渡難關。及時處理與銀行、稅務及債權人的關系，向他們反映企業(yè)所面臨的困境及財務問題，以取得理解和支持，并要求他們進行債務的展期。延期納稅或提供短期周轉性借款。同時，與債務人交涉，加速回收賬款，清算個人欠款?？傊?，要爭取維持生存的環(huán)境，將財務關系梳理清楚。做好后防線。

發(fā)生突發(fā)事件時，應該盡快查明對企業(yè)產生不利影響的原因，預測出在事件進一步惡化的情況下，企業(yè)的資產與負債等項目的基本情況，弄清楚債權人，股東與供應商等各方面的損失，及早面對現(xiàn)實，盡快制定處理方案，配備相應的資源，該處理的盡快處理，該收縮的投資盡快收縮，需要節(jié)約的就最大限度地節(jié)約，不能心存僥幸，放任自流。而對那些由突發(fā)事件帶來正面影響的企業(yè)，也要認真分析當前的形勢，抓住機遇，合理投資，不能盲目擴大投資規(guī)模，應制定切實可行的投資計劃，然后要盡快確定下一步行動方案，在投資上搶得先機，優(yōu)化財務。突發(fā)事件對企業(yè)不管是正面的還是反面的影響，企業(yè)都應該高度重視，采取必要的財務行動，加強財務管理，使企業(yè)能夠穩(wěn)定、健康發(fā)展。(amt)