辦公自動(dòng)化管理的主要技術(shù)領(lǐng)域

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 　　一、辦公自動(dòng)化管理的主要技術(shù)領(lǐng)域。

　　辦公室自動(dòng)化技術(shù)是一門綜合性、跨學(xué)科的技術(shù)，它涉及計(jì)算機(jī)科學(xué)、通信科學(xué)、系統(tǒng) 工程學(xué)、人機(jī)工程學(xué)、控制論、經(jīng)濟(jì)學(xué)、社會(huì)心理學(xué)、人工智能等等，但人們通常把計(jì)算技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)稱做OA的四大支柱。以科學(xué)為主導(dǎo)、系統(tǒng)科學(xué)為理論 、結(jié)合運(yùn)用計(jì)算技術(shù)和通信技術(shù)來幫助人們完成辦公室的工作，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。

　　1.系統(tǒng)設(shè)計(jì)。

　　辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，經(jīng)過較長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展，已不是對(duì)一些辦公設(shè)備的隨意湊合使 用，而是根據(jù)一定的要求，作有計(jì)劃的系統(tǒng)設(shè)計(jì)。所謂辦公系統(tǒng)的層次，就是對(duì)辦公機(jī)構(gòu)中各層次、職能方式的假設(shè)。它能簡(jiǎn)單明確地反映系統(tǒng)中各層次的職能，準(zhǔn) 確地描述各個(gè)層次 所具有的特性，借助模型勾畫出辦公系統(tǒng)的主要輪廓界線。對(duì)一個(gè)OA系統(tǒng)建立模型的研究有特殊的意義，它有助于設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)一個(gè)結(jié)構(gòu)完整的系統(tǒng)。

　　2.行為科學(xué)和人機(jī)工程。

　　傳統(tǒng)的辦公室工作完全是由人來實(shí)現(xiàn)的。為了能有效地替代人處理辦公事務(wù)，首先必須 研究使用機(jī)器進(jìn)行辦公室管理的體制，對(duì)辦公體系劃分層次和模擬人的辦公方式，這種利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)模擬人類工作行為的科學(xué)稱為行為科學(xué)。它屬于一種軟科學(xué)范疇。在以人為主要 替代對(duì)象的辦公室自動(dòng)化技術(shù)中，行為科學(xué)起著主導(dǎo)地位。只能在充分研究人類辦公活動(dòng)的行為科學(xué)的前提下，才能使辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)切實(shí)有效地替代人們的辦公行為。

　　3.通信技術(shù)。

　　對(duì)于辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)來說，局域網(wǎng)絡(luò)LAN通信是一種很重 要的通信手段。近年來，美國(guó)和西歐100多家公司定型生產(chǎn)了不少局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，這類產(chǎn)品所用的信息傳送媒介有雙絞 線、同軸電纜、光纜及電磁波等，主要結(jié)構(gòu)有總線和環(huán)路兩種。信息傳送控制方式主要有檢測(cè)載波偵聽多點(diǎn)送取和令牌傳遞等種。通信速度有64千 比特/秒(kbit/s)，1～100兆比特/秒(Mbit/s)，距離在2km以內(nèi)，主要用在中型的公司和事務(wù)機(jī)構(gòu)作為連接一個(gè)單位的辦公業(yè)務(wù)用，可實(shí)現(xiàn)資源共享及電子郵件、電子廣告、電子會(huì)議等一系列新技術(shù)和新的辦公體制，大大促進(jìn)辦公室自動(dòng)化效能。

　　目前，OA系統(tǒng)通信技術(shù)正朝著分布處理方式發(fā)展，利用分布處理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)把分散的辦公用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、分散的終端設(shè)備、終端工作站以及大型主機(jī)等相互連 接成一個(gè)通信體系。

　　4.計(jì)算技術(shù)。

　　電子計(jì)算機(jī)具有高速處理大量信息的能力，它是 否用于辦公事務(wù)已成為實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化的重要標(biāo)志。近年來由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的價(jià)格與性能比迅速降低，小型及微型機(jī)日益普及， 電子計(jì)算機(jī)尤其是微型機(jī)大量用于辦公室自動(dòng)化，如各種智能化終端設(shè)備、微機(jī)工作站、個(gè)人計(jì)算機(jī)等等。就計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)而言，除了要提供必要的硬件設(shè)備外， 更重要的是開發(fā)OA軟件，它是使系統(tǒng)能有效運(yùn)行的重要保證，目前國(guó)外和公司的關(guān)鍵產(chǎn)品，其軟件都有專人研究。

　　(5)專家決策系統(tǒng)。

　　辦公室應(yīng)用軟件包括各種辦公事務(wù)處理的應(yīng)用程序和實(shí)用程序，如文字、表格、圖像等 處理軟件、統(tǒng)計(jì)分析軟件、預(yù)測(cè)及日程計(jì)劃、資料檢索軟件等，另外還有大量具體辦公業(yè)務(wù)使用的軟件已得到廣泛應(yīng)用，并有軟件產(chǎn)品，如各種專家系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)軟件、印刷排 版軟件等等。