小區(qū)物業(yè)辦公自動化管理系統(tǒng)的形成和發(fā)展

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 　　一、辦公自動化系統(tǒng)概述

　　當今世界已進入信息時代，浩繁信息的獲取、處理、存貯和利用已成為社會管理必要手 段。一個國家的經濟現代化，取決于管理現代化和決策科學化。辦公自動化是構成智能大廈的重要組成部分。它是一門綜合了計算機、通信、文秘等多種 技術的新型學科，是辦公方式的一次革命，也是當代信息社會所要求的必然產物，它也使物業(yè)管理的手段發(fā)生了革命性的變化。

　　(一)辦公自動化的形成和發(fā)展。

　　辦公自動化的含義很容易與工廠自動化的概念等同而造成誤解。工廠生產的自動化，使產量增加，質量得到保證，但是工人的勞動卻變得更為簡單。辦公室中的信息搜 集、資料處理盡量采用機械化，仍然有許多工作要有人參與才能最后得到確定信息的價值。因此，辦公室自動化可以認為是人們產生價值更高的信息的一種輔助手 段。

　　自從1950年發(fā)明計算機以來，專家們認為只有少數計算機能滿足社會需要而且只能 用于行政機關和重要部門，主要是在復雜數學分析中發(fā)揮作用，但不久人們就認識到，許多大單位既可在各業(yè)務部門內部之間，也可在與用戶和供應商之間利用計算 機優(yōu)勢提高其時效 性、精確性和信息量。

　　辦公自動化的形成和發(fā)展，最根本的原因是社會生產的發(fā)展要求生產關系和上層建筑之間的關系。具體地說，就是由于社會生產自動化水平提高，生產活動所需信息量加大 ，企業(yè)管理人員增加，如何迅速準確地選擇信息、保存信息、檢查信息、傳輸信息就十分重要。在辦公室事務管理的信息中，有數據、文字、圖像、聲音等信息，而 且處理不同信息形 式的各種辦公設備還要單獨使用。建立辦公自動化系統(tǒng)，就可以有效地提高辦公效率。同時，將促進辦公體制的改革和發(fā)展，使管理系統(tǒng)更加科學、合理。可以實現 精簡機構和改進工 作方法，并有利于辦公人員的學習和培訓，提高業(yè)務能力。由于微電子技術的發(fā)展和進步，特別是微型計算機技術應用的發(fā)展，促進和改變著人們從事工作和生活的 習慣，使得辦公室 得以普遍使用計算機系統(tǒng)，特別是與辦公室有關的個人計算機和工作站系統(tǒng)的發(fā)展，使辦公自動化系統(tǒng)的實現有了可靠的物質基礎和技術基礎?？梢哉J為，辦公自動 化是一門新興的綜 合學科，是當代信息社會的產物。

　　(二)辦公自動化管理的概念和任務。

　　辦公自動化的含義有多種解釋，有人認為用文字處理機進行辦公中的文字編排就是辦公 自動化，也有人認為OA 就是實現無紙辦公，這是狹義的OA。在目前比較一致的意見是將O A定義為：辦公自動化是利用先進的科學技術，不斷使人的部分辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標的人機信息 處理系統(tǒng)，其目的 是盡可能充分地利用信息資源，提高勞動生產率和工作質量，輔助決策，求得更好的效果，以達到既定目標。即在辦公室工作中，以微型計算機為中心，采用傳真 機、復印機、打印機 、電子信箱等一系列現代化辦公及通訊設備，全面、廣泛、迅速收集、整理、加工、使用信息，為科學管理和科學決策提供服務。

　　辦公自動化是一種用高新技術來支撐的，輔助辦公的 先進手段，從它的業(yè)務性質來看主要有三項任務：

　　1.事務處理(EIectronic Data Processing，簡稱EDP)。處理辦 公中大量繁瑣的事務性工作，如發(fā)送通知、打印文件、匯總表格、組織會議等。將上述繁瑣的事務交給機器來完成，以達到提高工作效率，節(jié)省人力的目的。

　　2.信息管理(Message Information System，簡稱MIS)。對信息流的控制管理是每個部門最本質的工作。OA是信息管理的最佳手段，它把各項獨立的事務處理通過信息交換和資源共享聯系起來以獲得準確、快捷、及時、優(yōu)質的功效。

　　3.輔助決策(簡稱DDS)。決策是根據 預定目標做出的行動 決定，是高層次的管理工作。決策過程是一個提出問題、搜集資料、擬定方案、分析評價、最后選定等一系列活動環(huán)節(jié)。OA系統(tǒng)的建立，能自動地分析、采集信 息、提供各種優(yōu)化方案 ，輔助決策者做出正確、迅速的決定。