小區(qū)物業(yè)辦公自動化管理系統(tǒng)的形成和發(fā)展

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 　　一、辦公自動化系統(tǒng)概述

　　當(dāng)今世界已進入信息時代，浩繁信息的獲取、處理、存貯和利用已成為社會管理必要手 段。一個國家的經(jīng)濟現(xiàn)代化，取決于管理現(xiàn)代化和決策科學(xué)化。辦公自動化是構(gòu)成智能大廈的重要組成部分。它是一門綜合了計算機、通信、文秘等多種 技術(shù)的新型學(xué)科，是辦公方式的一次革命，也是當(dāng)代信息社會所要求的必然產(chǎn)物，它也使物業(yè)管理的手段發(fā)生了革命性的變化。

　　(一)辦公自動化的形成和發(fā)展。

　　辦公自動化的含義很容易與工廠自動化的概念等同而造成誤解。工廠生產(chǎn)的自動化，使產(chǎn)量增加，質(zhì)量得到保證，但是工人的勞動卻變得更為簡單。辦公室中的信息搜 集、資料處理盡量采用機械化，仍然有許多工作要有人參與才能最后得到確定信息的價值。因此，辦公室自動化可以認為是人們產(chǎn)生價值更高的信息的一種輔助手 段。

　　自從1950年發(fā)明計算機以來，專家們認為只有少數(shù)計算機能滿足社會需要而且只能 用于行政機關(guān)和重要部門，主要是在復(fù)雜數(shù)學(xué)分析中發(fā)揮作用，但不久人們就認識到，許多大單位既可在各業(yè)務(wù)部門內(nèi)部之間，也可在與用戶和供應(yīng)商之間利用計算 機優(yōu)勢提高其時效 性、精確性和信息量。

　　辦公自動化的形成和發(fā)展，最根本的原因是社會生產(chǎn)的發(fā)展要求生產(chǎn)關(guān)系和上層建筑之間的關(guān)系。具體地說，就是由于社會生產(chǎn)自動化水平提高，生產(chǎn)活動所需信息量加大 ，企業(yè)管理人員增加，如何迅速準(zhǔn)確地選擇信息、保存信息、檢查信息、傳輸信息就十分重要。在辦公室事務(wù)管理的信息中，有數(shù)據(jù)、文字、圖像、聲音等信息，而 且處理不同信息形 式的各種辦公設(shè)備還要單獨使用。建立辦公自動化系統(tǒng)，就可以有效地提高辦公效率。同時，將促進辦公體制的改革和發(fā)展，使管理系統(tǒng)更加科學(xué)、合理?？梢詫崿F(xiàn) 精簡機構(gòu)和改進工 作方法，并有利于辦公人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力。由于微電子技術(shù)的發(fā)展和進步，特別是微型計算機技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展，促進和改變著人們從事工作和生活的 習(xí)慣，使得辦公室 得以普遍使用計算機系統(tǒng)，特別是與辦公室有關(guān)的個人計算機和工作站系統(tǒng)的發(fā)展，使辦公自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)有了可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)和技術(shù)基礎(chǔ)?？梢哉J為，辦公自動 化是一門新興的綜 合學(xué)科，是當(dāng)代信息社會的產(chǎn)物。

　　(二)辦公自動化管理的概念和任務(wù)。

　　辦公自動化的含義有多種解釋，有人認為用文字處理機進行辦公中的文字編排就是辦公 自動化，也有人認為OA 就是實現(xiàn)無紙辦公，這是狹義的OA。在目前比較一致的意見是將O A定義為：辦公自動化是利用先進的科學(xué)技術(shù)，不斷使人的部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人機信息 處理系統(tǒng)，其目的 是盡可能充分地利用信息資源，提高勞動生產(chǎn)率和工作質(zhì)量，輔助決策，求得更好的效果，以達到既定目標(biāo)。即在辦公室工作中，以微型計算機為中心，采用傳真 機、復(fù)印機、打印機 、電子信箱等一系列現(xiàn)代化辦公及通訊設(shè)備，全面、廣泛、迅速收集、整理、加工、使用信息，為科學(xué)管理和科學(xué)決策提供服務(wù)。

　　辦公自動化是一種用高新技術(shù)來支撐的，輔助辦公的 先進手段，從它的業(yè)務(wù)性質(zhì)來看主要有三項任務(wù)：

　　1.事務(wù)處理(EIectronic Data Processing，簡稱EDP)。處理辦 公中大量繁瑣的事務(wù)性工作，如發(fā)送通知、打印文件、匯總表格、組織會議等。將上述繁瑣的事務(wù)交給機器來完成，以達到提高工作效率，節(jié)省人力的目的。

　　2.信息管理(Message Information System，簡稱MIS)。對信息流的控制管理是每個部門最本質(zhì)的工作。OA是信息管理的最佳手段，它把各項獨立的事務(wù)處理通過信息交換和資源共享聯(lián)系起來以獲得準(zhǔn)確、快捷、及時、優(yōu)質(zhì)的功效。

　　3.輔助決策(簡稱DDS)。決策是根據(jù) 預(yù)定目標(biāo)做出的行動 決定，是高層次的管理工作。決策過程是一個提出問題、搜集資料、擬定方案、分析評價、最后選定等一系列活動環(huán)節(jié)。OA系統(tǒng)的建立，能自動地分析、采集信 息、提供各種優(yōu)化方案 ，輔助決策者做出正確、迅速的決定。