物業(yè)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢以及功能有哪些？

　　物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，物業(yè)管理自產(chǎn)生至今只有百余年，我國引進這一模式僅僅20多年。在這短的時間里，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然面其重要地位卻不容忽視.物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個環(huán)節(jié)都離無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設(shè)施。還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費用、開發(fā)經(jīng)營活動等，都要案。如，某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋，然后才居住.由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋曝些墻是承重墻，哪些是隔斯墻壁:裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解職房屋的電路布線位置.這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好。甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至?xí)枰匦聹y量，這就造成了不必要的浪費。由此可見，物業(yè)管理工作要能規(guī)范有序地開展.加強物業(yè)檔案管理尤為重要。

　　一、物業(yè)檔案管理系統(tǒng)的特點

　　1.動態(tài)性.物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體:管理的對象是物業(yè)，服務(wù)的對象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。相關(guān)對象上水平的情況通常不會是一成不變的。物業(yè)可能需要進行維修，養(yǎng)護:業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換等權(quán)屬變更而變更:住用人業(yè)上水平更有可能因租賈關(guān)系的改變而頻繁變動，因此，相對應(yīng)的物業(yè)、業(yè)主及住用人的文件材料也要不斷地添加變動。這就決定了物業(yè)檔案管理必須及時準(zhǔn)確，動態(tài)性較強。

　　2完整性.物業(yè)檔案主要可分為兩大部分:→部分是物業(yè)公司日常運作形成的普通當(dāng)案，包括行政管理和經(jīng)營管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、人員檔案、榮普檔案等:另一部分是基層物業(yè)管理處日常運作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)日常巡檢冊、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)服務(wù)檔案等。物業(yè)檔案是以一個物業(yè)單位為對象組成案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進去，因此，每一-份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了-個物業(yè) 單位的變遷過程，從而需要物業(yè)檔案管理完整規(guī)范。

　　3.相關(guān)性。物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活面開展的，沒有哪-種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機關(guān)文書檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，面物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租質(zhì)等活動的需要而不斷地被調(diào)問。這就充分體現(xiàn)出物業(yè)檔案管理與人們的日常生活的密切相關(guān)性。

　　4.靈活性。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案，人事檔案相比。具有一定的公開性，因為物業(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對物業(yè)進行管理的情況。這部分檔案內(nèi)容對與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，像物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)P、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內(nèi)容和-定的公司機密。這部分檔案內(nèi)容是不使于公開的，如住戶的個人資料、物業(yè)中各個單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等.這就要求物業(yè)檔案管理必須靈活多變，既不能只存不用，也不能無限公開。