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物業(yè)管理erp系統(tǒng)
在企業(yè)資源計(jì)劃ERP思想的指導(dǎo)下，erp系統(tǒng)公司的管理人員對具體的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)與功能進(jìn)行了多次調(diào)研、反饋與討論。廠方為我們詳細(xì)介紹了國外一流物業(yè)管理公司實(shí)施ERP系統(tǒng)的成功經(jīng)驗(yàn)，為各部門的管理人員逐項(xiàng)展示基于互聯(lián)網(wǎng)的軟件開發(fā)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)的各種功能，我們的管理人員認(rèn)真地參與實(shí)際演練，逐項(xiàng)功能的進(jìn)行確認(rèn)：哪些功能是我們需要的，哪些還需要增加或者減少，哪些功能需要相互結(jié)合或者拆分。這個(gè)過程說起來簡單，在具體操作的過程中卻一點(diǎn)也不容易，由于我們本身對IT技術(shù)并不是很了解，很多時(shí)候無法用IT人員能理解的語言表達(dá)自己心中的需求，只能跟廠方反饋不滿意，廠家根據(jù)他們的理解調(diào)整后我們又提出新的需求，反反復(fù)復(fù)地討論、調(diào)整，才最終形成了以物業(yè)管理為基礎(chǔ)，以客戶服務(wù)為核心，通過對人、財(cái)、物的集中管理以及和供應(yīng)商管理、客戶管理、辦公自動化、業(yè)務(wù)流程控制、作業(yè)過程管理的全面集成，為物業(yè)管理提供了一個(gè)適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)和知識管理時(shí)代的系統(tǒng)解決方案。
ERP系統(tǒng)不同于一般的軟件產(chǎn)品，正是由于它和企業(yè)管理密不可分的關(guān)系，在系統(tǒng)實(shí)施的過程中，必然會產(chǎn)生信息與管理的碰撞。如果說“初見”需要點(diǎn)機(jī)緣，“相知”需要些了解的話，那么在確定了主要功能和架構(gòu)后的系統(tǒng)研發(fā)過程才是相互磨合的“相處”，也是最困難、最關(guān)鍵的階段。我們總結(jié)自己公司的這段歷程發(fā)現(xiàn)，要想使科技在公司順利運(yùn)用，關(guān)鍵是要做到以下幾點(diǎn)：
一、領(lǐng)導(dǎo)高度重視是成功的前提條件。
為了順利引進(jìn)ERP系統(tǒng)，泛普項(xiàng)目部專門成立了由公司總經(jīng)理親自帶隊(duì)的項(xiàng)目實(shí)施小組。一方面，督促廠方制定具體的實(shí)施計(jì)劃，對實(shí)施計(jì)劃進(jìn)行監(jiān)督;另一方面，根據(jù)確認(rèn)的實(shí)施計(jì)劃積極安排新中各部門按時(shí)、按質(zhì)地提供相關(guān)信息。由于人們對新事物一般會有些抵觸情緒，而ERP系統(tǒng)的實(shí)施，給物業(yè)傳統(tǒng)管理方式帶來的巨大改變對公司的每個(gè)部門都是一個(gè)挑戰(zhàn)，這也是造成很多企業(yè)最終實(shí)施不下去的主要塬因。一般來說，在系統(tǒng)推進(jìn)出現(xiàn)困難時(shí)，廠方的常規(guī)做法是盡量地減震、減緩進(jìn)度，而公司總經(jīng)理的態(tài)度則是強(qiáng)力地推行并及時(shí)出面排除阻力，為項(xiàng)目的進(jìn)行疏通道路。因此，泛普物業(yè)ERP系統(tǒng)的推行雖然也給企業(yè)管理帶來了質(zhì)的飛躍，但我們的推進(jìn)過程則顯得平滑而順暢得多。正是決策層對推進(jìn)ERP系統(tǒng)堅(jiān)定不移的決心保證了項(xiàng)目的成功。
二、ERP系統(tǒng)要與企業(yè)管理體系相融合才能發(fā)揮最大效力。
高端寫字樓物業(yè)的市場定位決定了新中物業(yè)對品質(zhì)的渴求，因此，物業(yè)高度重視質(zhì)量管理工作，在引進(jìn)ERP系統(tǒng)時(shí)，我們要求廠方充分考慮企業(yè)管理體系與新引進(jìn)的管理軟件的融合問題，并為廠方管理及技術(shù)人員詳細(xì)地介紹新中管理體系的運(yùn)行方式，與廠方專業(yè)人員反復(fù)確認(rèn)每一個(gè)流程與環(huán)節(jié)。這一番努力在系統(tǒng)運(yùn)行之后，效果就充分發(fā)揮出來了。比如一個(gè)設(shè)備維修的事件進(jìn)入系統(tǒng)之后，相關(guān)的一系列業(yè)務(wù)流程就實(shí)時(shí)地被啟動了：庫存可以從部件上進(jìn)行配合，工程師立刻了解到這個(gè)事件并進(jìn)行維修，維修的結(jié)果會及時(shí)進(jìn)入系統(tǒng)，相應(yīng)的知識也會記錄到系統(tǒng)里，相應(yīng)的意見征詢會立刻提供給客戶，人力資源也會記錄下工程師的工作作為對其業(yè)績的考評。過去企業(yè)實(shí)施ISO9001時(shí)，各部門間需要相互確認(rèn)的大量信息也由系統(tǒng)完成了，每個(gè)人的工作都能通過系統(tǒng)進(jìn)行流程化的跟蹤。也就是說，各項(xiàng)物業(yè)常規(guī)管理、服務(wù)工作都通過質(zhì)量管理體系的程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和ERP系統(tǒng)的信息化由ERP系統(tǒng)承擔(dān)了，物業(yè)服務(wù)企業(yè)則可以把主要的精力放到開發(fā)客戶、客戶服務(wù)、專業(yè)維修操作等工作上，這大大提升了管理效率。
三、基礎(chǔ)資料的錄入也是一個(gè)挑戰(zhàn)。
系統(tǒng)架構(gòu)確認(rèn)后，接下來就是基礎(chǔ)資料的錄入了。本來系統(tǒng)架構(gòu)是雙方根據(jù)新中具體業(yè)務(wù)和實(shí)際管理流程反復(fù)討論形成的結(jié)果，可是沒想到基礎(chǔ)資料的錄入也不是一件容易的事。上百條至上千條的房產(chǎn)空間、設(shè)備臺賬、維護(hù)保養(yǎng)、客戶電話、員工檔案信息等都要進(jìn)入系統(tǒng)，其工作量非常之大。更重要的是，這個(gè)過程首先是對我們內(nèi)部管理的一次“評估”：以前很難發(fā)現(xiàn)的個(gè)別漏項(xiàng)或者偏差在這次塬始資料的錄入過程中被“毫無遺漏”地篩查出來;同時(shí)基礎(chǔ)資料的錄入過程也是ERP系統(tǒng)的修訂過程，在具體錄入資料的時(shí)候發(fā)現(xiàn)了個(gè)別流程或設(shè)定的最初設(shè)想與實(shí)際操作有一定誤差，需要根據(jù)實(shí)際資料進(jìn)行細(xì)節(jié)的調(diào)整。
四、決不能忽視員工的培訓(xùn)與思想工作。
ERP系統(tǒng)的實(shí)施就是要讓企業(yè)管理得到優(yōu)化、業(yè)務(wù)進(jìn)行延伸、效益得到提高、部門進(jìn)行整合、知識進(jìn)行積累，所有的工作都是一個(gè)長期的過程，最終的目標(biāo)是使企業(yè)業(yè)務(wù)得到發(fā)展，而不意味著必須在短期內(nèi)把人員都精簡掉。當(dāng)手工系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)沖突，員工出現(xiàn)徘徊和動搖的時(shí)候，公司總經(jīng)理就會要求廠方對管理層和作業(yè)層加強(qiáng)培訓(xùn)，其中包含觀念的培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程的培訓(xùn)以及對系統(tǒng)功能的培訓(xùn)，讓使用者認(rèn)識到系統(tǒng)的運(yùn)行效果，并堅(jiān)定他們對系統(tǒng)支持的決心，這種循序漸進(jìn)的方式，最終帶領(lǐng)我們一步一步進(jìn)入了ERP系統(tǒng)管理的新境界。
從明確需求到確定結(jié)構(gòu)，從功能優(yōu)化到具體實(shí)施，在反復(fù)的溝通與磨合中，ERP系統(tǒng)慢慢融入我們?nèi)粘５墓ぷ髦?，在ERP系統(tǒng)投入運(yùn)行后，一直以來堆在桌上如小山般的紙質(zhì)資料沒有了，管理服務(wù)工作卻比塬來順暢了;數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、檔案資料的查閱不需要翻閱大量的塬始資料，點(diǎn)開相應(yīng)模塊一目了然;文件、通知、特約服務(wù)、檢查中發(fā)現(xiàn)的問題、需要上報(bào)審批的事項(xiàng)都能及時(shí)傳遞到相關(guān)人員進(jìn)行處理;提醒功能可以按時(shí)提醒設(shè)施設(shè)備維護(hù)部對相關(guān)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，使維保工作按計(jì)劃有序開展;企業(yè)動態(tài)、政策、法規(guī)、行業(yè)動態(tài)等應(yīng)有盡有，實(shí)現(xiàn)了物業(yè)管理效率提高和成本降低。
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