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如何打造高效的廈門(mén)OA實(shí)施團(tuán)隊(duì)
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來(lái)源:泛普軟件 管理的難題隨著國(guó)際貿(mào)易環(huán)境的日益惡化,市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈,一些離散制造型企業(yè)的生存壓力愈來(lái)愈大。業(yè)務(wù)訂單的不穩(wěn)定性,大大加強(qiáng)了生產(chǎn)計(jì)劃排程的難度,為了不丟失利潤(rùn)微薄的訂單,一些企業(yè)采取了備庫(kù)存的生產(chǎn)對(duì)策,從而導(dǎo)致庫(kù)存積壓物料居高不下,占用了大量的資金,既便如此,工廠的準(zhǔn)時(shí)交貨率還是不高,因?yàn)檎麄€(gè)制造環(huán)節(jié)的效率低下,產(chǎn)能難以提高。原材料的不斷漲價(jià),嚴(yán)重影響了供貨廠商的生產(chǎn)積極性,導(dǎo)致采購(gòu)周期越來(lái)越長(zhǎng),因?yàn)椴粶?zhǔn)時(shí)交貨的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,生產(chǎn)線停工待料便成了家常便飯。
為了降低生產(chǎn)成本,減少庫(kù)存物料積壓,提高生產(chǎn)效率,一些企業(yè)紛紛上馬廈門(mén)OA系統(tǒng),建立企業(yè)的信息化平臺(tái)。廈門(mén)OA系統(tǒng)集中了先進(jìn)的管理思想和技術(shù)手段,已經(jīng)贏得了廣大管理者的認(rèn)可,但廈門(mén)OA失敗的風(fēng)險(xiǎn)使有些人望而止步。這些年來(lái),廈門(mén)OA系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)的實(shí)施,成功率一直不高,只有20%左右,嚴(yán)重制約了廈門(mén)OA系統(tǒng)在國(guó)內(nèi)的發(fā)展。當(dāng)然,失敗的原因是多方面的,包括選型的失誤,公司的一把手不重視,業(yè)務(wù)流程重組失效,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量太差等等,但這些歸根到底還是廈門(mén)OA系統(tǒng)在企業(yè)里實(shí)施的問(wèn)題,在廈門(mén)OA項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,實(shí)施團(tuán)隊(duì)又起著決定性作用。建立一支高效的廈門(mén)OA實(shí)施團(tuán)隊(duì),也是整個(gè)廈門(mén)OA項(xiàng)目管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn),因?yàn)閺B門(mén)OA項(xiàng)目在整個(gè)實(shí)施過(guò)程中,涉及到較多的相關(guān)人員和相關(guān)部門(mén),涉及到產(chǎn)品開(kāi)發(fā)和生產(chǎn)工藝的每個(gè)細(xì)節(jié),是一個(gè)系統(tǒng)性的工程,只要一著不慎,則滿盤(pán)皆輸。
不打沒(méi)有把握的仗
廈門(mén)OA項(xiàng)目取得成功,離不開(kāi)一個(gè)優(yōu)秀高效的實(shí)施團(tuán)隊(duì),這是業(yè)界人士共同的觀點(diǎn)。其實(shí),廈門(mén)OA項(xiàng)目的實(shí)施跟打仗一樣,每一個(gè)項(xiàng)目都是有風(fēng)險(xiǎn)的,正如有的戰(zhàn)斗可以打,有的戰(zhàn)斗卻無(wú)需迎戰(zhàn),因?yàn)椴皇敲繄?chǎng)戰(zhàn)斗都一定有把握能贏,對(duì)于明顯不具備獲勝條件的戰(zhàn)斗,沒(méi)有必要投入過(guò)多的作戰(zhàn)資源與敵人正面沖突,把資源節(jié)約下來(lái)投入到更有勝算的戰(zhàn)斗中去,對(duì)贏得整個(gè)戰(zhàn)爭(zhēng)的最終勝利加大勝算籌碼。正如毛主席常說(shuō)的:“我們不打沒(méi)把握的仗”。同樣,企業(yè)要建立一個(gè)科學(xué)合理的信息化平臺(tái),為管理者提供決策支持,做到“有所為,有所不為”就顯得非常重要。因此一個(gè)優(yōu)秀的廈門(mén)OA項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該從一開(kāi)始的企業(yè)需求分析著手,從每個(gè)部門(mén)的實(shí)際情況出發(fā),全面反映出企業(yè)每個(gè)層次存在的管理難題,這也是我們常說(shuō)的項(xiàng)目準(zhǔn)備階段,此階段,主要是由軟件提供商的實(shí)施顧問(wèn)與廈門(mén)OA項(xiàng)目經(jīng)理或者企業(yè)的“一把手”進(jìn)行溝通,了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理情況和業(yè)務(wù)需求層次等,并同時(shí)著手組建廈門(mén)OA項(xiàng)目組,挑選每個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)骨干加入到這個(gè)團(tuán)隊(duì),制定詳細(xì)明確的項(xiàng)目實(shí)施目標(biāo),并起草項(xiàng)目責(zé)任書(shū),將項(xiàng)目實(shí)施的責(zé)任人、負(fù)責(zé)的內(nèi)容、項(xiàng)目進(jìn)度等形成書(shū)面的文件,要求項(xiàng)目組成員充分了解項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)和項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。項(xiàng)目組成員確定后,項(xiàng)目組成員之間要相互了解和適應(yīng),增進(jìn)團(tuán)隊(duì)責(zé)任感和團(tuán)隊(duì)精神。實(shí)施顧問(wèn)要對(duì)自身有準(zhǔn)確的定位,定位自身在整個(gè)團(tuán)隊(duì)中所承擔(dān)的角色,并投入大部分精力來(lái)解決具體的問(wèn)題,一些細(xì)節(jié)具體的東西必須由項(xiàng)目組成員來(lái)完成,而項(xiàng)目的推進(jìn)必須依靠項(xiàng)目經(jīng)理或者“一把手”的力量,包括業(yè)務(wù)流程的改造,培訓(xùn)效果的考核,實(shí)施環(huán)境的改善等。如果企業(yè)中沒(méi)有人能夠非常強(qiáng)勢(shì)的進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施推進(jìn),將是一件非常糟糕的事情,那么實(shí)施顧問(wèn)以后的很多精力必然將放在與企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)部門(mén)經(jīng)理的良好溝通上,以保證項(xiàng)目能順利的開(kāi)展和逐步推進(jìn)。同時(shí)也要與企業(yè)部門(mén)經(jīng)理保持良好的溝通關(guān)系。只有將這一些具體的細(xì)節(jié)充分考慮到并準(zhǔn)備好了,才能為后期的實(shí)施打下良好的基礎(chǔ)。
過(guò)程決定成敗
廈門(mén)OA項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程包括項(xiàng)目選型、項(xiàng)目培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、模擬試點(diǎn)、正式切換等幾個(gè)階段,每個(gè)階段都有不同的實(shí)施方法。在廈門(mén)OA選型上,一定要慎重,揚(yáng)長(zhǎng)避短,廈門(mén)OA項(xiàng)目招標(biāo)小組對(duì)參與投標(biāo)的不同公司的廈門(mén)OA軟件要進(jìn)行全面的分析和評(píng)估,對(duì)軟件的類(lèi)型及功能特點(diǎn)、實(shí)施咨詢公司的實(shí)力及業(yè)績(jī)、項(xiàng)目投資等進(jìn)行綜合評(píng)分,并要求參與競(jìng)標(biāo)公司提供同行業(yè)實(shí)施成功的詳細(xì)案例,項(xiàng)目組成員在選型過(guò)程中,針對(duì)自己所在部門(mén)的特點(diǎn)以及在工作中出現(xiàn)的難點(diǎn)要和顧問(wèn)一一溝通,尋求適合自己的解決方案,通過(guò)選型,把企業(yè)存在的需求展現(xiàn)給軟件提供商,做到有備而來(lái),千萬(wàn)不能讓那些軟件供應(yīng)商忽悠而過(guò),最終解決不了任何問(wèn)題。重視廈門(mén)OA培訓(xùn)的效果,項(xiàng)目組成員是每個(gè)部門(mén)的關(guān)鍵員工,他們還肩負(fù)著培訓(xùn)本部門(mén)操作人員的重任,也為下一步工作的開(kāi)展奠定了基礎(chǔ),廈門(mén)OA 培訓(xùn)分為理論培訓(xùn)與技術(shù)操作培訓(xùn),無(wú)論是理論培訓(xùn)與技術(shù)操作培訓(xùn),都需要有硬件的支持,期間可以通過(guò)知識(shí)競(jìng)賽、模擬測(cè)試、上機(jī)操作等形式,來(lái)激發(fā)員工學(xué)習(xí) 廈門(mén)OA的熱情。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理是整個(gè)實(shí)施過(guò)程中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié),也是最細(xì)致的工作,正如大家所說(shuō)的,進(jìn)去的是垃圾,出來(lái)的也是垃圾,可見(jiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性。此階段是團(tuán)隊(duì)的組建期向激蕩期過(guò)渡的過(guò)程。此時(shí),成員的積極性一般非常高,但考慮問(wèn)題還不能從整個(gè)項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的角度,對(duì)廈門(mén)OA實(shí)施的期望值也變得越來(lái)越高,有的時(shí)候甚至是越來(lái)越難以達(dá)到或不切實(shí)際,這時(shí)候需要實(shí)施顧問(wèn)與企業(yè)“一把手”或企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理保持密切的聯(lián)系,確定切實(shí)可行的實(shí)施方案,促進(jìn)企業(yè) “一把手”或者企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理的投入盡量大,保證他們能夠積極的參與其中,同時(shí)要對(duì)企業(yè)部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行合理的控制。而對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施小組成員要加強(qiáng)激勵(lì)、加強(qiáng)培訓(xùn),促使他們對(duì)團(tuán)隊(duì)總體目標(biāo)一致明確和確認(rèn),從而保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)有較高的質(zhì)量。細(xì)節(jié)決定成敗,只要企業(yè)在每個(gè)項(xiàng)目所處階段把該做的事情都做好,那么項(xiàng)目過(guò)程的風(fēng)險(xiǎn)自然也就處于企業(yè)的掌控之中。
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