如何打造高效的廈門OA實施團隊

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隨著國際貿(mào)易環(huán)境的日益惡化，市場競爭的日趨激烈，一些離散制造型企業(yè)的生存壓力愈來愈大。業(yè)務(wù)訂單的不穩(wěn)定性，大大加強了生產(chǎn)計劃排程的難度，為了不丟失利潤微薄的訂單，一些企業(yè)采取了備庫存的生產(chǎn)對策，從而導(dǎo)致庫存積壓物料居高不下，占用了大量的資金，既便如此，工廠的準時交貨率還是不高，因為整個制造環(huán)節(jié)的效率低下，產(chǎn)能難以提高。原材料的不斷漲價，嚴重影響了供貨廠商的生產(chǎn)積極性，導(dǎo)致采購周期越來越長，因為不準時交貨的現(xiàn)象時有發(fā)生，生產(chǎn)線停工待料便成了家常便飯。

為了降低生產(chǎn)成本，減少庫存物料積壓，提高生產(chǎn)效率，一些企業(yè)紛紛上馬廈門OA系統(tǒng)，建立企業(yè)的信息化平臺。廈門OA系統(tǒng)集中了先進的管理思想和技術(shù)手段，已經(jīng)贏得了廣大管理者的認可，但廈門OA失敗的風(fēng)險使有些人望而止步。這些年來，廈門OA系統(tǒng)在國內(nèi)的實施，成功率一直不高，只有20%左右，嚴重制約了廈門OA系統(tǒng)在國內(nèi)的發(fā)展。當(dāng)然，失敗的原因是多方面的，包括選型的失誤，公司的一把手不重視，業(yè)務(wù)流程重組失效，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)質(zhì)量太差等等，但這些歸根到底還是廈門OA系統(tǒng)在企業(yè)里實施的問題，在廈門OA項目實施過程中，實施團隊又起著決定性作用。建立一支高效的廈門OA實施團隊，也是整個廈門OA項目管理中的重點和難點，因為廈門OA項目在整個實施過程中，涉及到較多的相關(guān)人員和相關(guān)部門，涉及到產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)工藝的每個細節(jié)，是一個系統(tǒng)性的工程，只要一著不慎，則滿盤皆輸。

不打沒有把握的仗

廈門OA項目取得成功，離不開一個優(yōu)秀高效的實施團隊，這是業(yè)界人士共同的觀點。其實，廈門OA項目的實施跟打仗一樣，每一個項目都是有風(fēng)險的，正如有的戰(zhàn)斗可以打，有的戰(zhàn)斗卻無需迎戰(zhàn)，因為不是每場戰(zhàn)斗都一定有把握能贏，對于明顯不具備獲勝條件的戰(zhàn)斗，沒有必要投入過多的作戰(zhàn)資源與敵人正面沖突，把資源節(jié)約下來投入到更有勝算的戰(zhàn)斗中去，對贏得整個戰(zhàn)爭的最終勝利加大勝算籌碼。正如毛主席常說的：“我們不打沒把握的仗”。同樣，企業(yè)要建立一個科學(xué)合理的信息化平臺，為管理者提供決策支持，做到“有所為，有所不為”就顯得非常重要。因此一個優(yōu)秀的廈門OA項目團隊?wèi)?yīng)該從一開始的企業(yè)需求分析著手，從每個部門的實際情況出發(fā)，全面反映出企業(yè)每個層次存在的管理難題，這也是我們常說的項目準備階段，此階段，主要是由軟件提供商的實施顧問與廈門OA項目經(jīng)理或者企業(yè)的“一把手”進行溝通，了解企業(yè)的經(jīng)營管理情況和業(yè)務(wù)需求層次等，并同時著手組建廈門OA項目組，挑選每個部門的業(yè)務(wù)骨干加入到這個團隊，制定詳細明確的項目實施目標，并起草項目責(zé)任書，將項目實施的責(zé)任人、負責(zé)的內(nèi)容、項目進度等形成書面的文件，要求項目組成員充分了解項目的實施目標和項目實施計劃。項目組成員確定后，項目組成員之間要相互了解和適應(yīng)，增進團隊責(zé)任感和團隊精神。實施顧問要對自身有準確的定位，定位自身在整個團隊中所承擔(dān)的角色，并投入大部分精力來解決具體的問題，一些細節(jié)具體的東西必須由項目組成員來完成，而項目的推進必須依靠項目經(jīng)理或者“一把手”的力量，包括業(yè)務(wù)流程的改造，培訓(xùn)效果的考核，實施環(huán)境的改善等。如果企業(yè)中沒有人能夠非常強勢的進行項目實施推進，將是一件非常糟糕的事情，那么實施顧問以后的很多精力必然將放在與企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)部門經(jīng)理的良好溝通上，以保證項目能順利的開展和逐步推進。同時也要與企業(yè)部門經(jīng)理保持良好的溝通關(guān)系。只有將這一些具體的細節(jié)充分考慮到并準備好了，才能為后期的實施打下良好的基礎(chǔ)。

過程決定成敗

廈門OA項目的實施過程包括項目選型、項目培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、模擬試點、正式切換等幾個階段，每個階段都有不同的實施方法。在廈門OA選型上，一定要慎重，揚長避短，廈門OA項目招標小組對參與投標的不同公司的廈門OA軟件要進行全面的分析和評估，對軟件的類型及功能特點、實施咨詢公司的實力及業(yè)績、項目投資等進行綜合評分，并要求參與競標公司提供同行業(yè)實施成功的詳細案例，項目組成員在選型過程中，針對自己所在部門的特點以及在工作中出現(xiàn)的難點要和顧問一一溝通，尋求適合自己的解決方案，通過選型，把企業(yè)存在的需求展現(xiàn)給軟件提供商，做到有備而來，千萬不能讓那些軟件供應(yīng)商忽悠而過，最終解決不了任何問題。重視廈門OA培訓(xùn)的效果，項目組成員是每個部門的關(guān)鍵員工，他們還肩負著培訓(xùn)本部門操作人員的重任，也為下一步工作的開展奠定了基礎(chǔ)，廈門OA 培訓(xùn)分為理論培訓(xùn)與技術(shù)操作培訓(xùn)，無論是理論培訓(xùn)與技術(shù)操作培訓(xùn)，都需要有硬件的支持，期間可以通過知識競賽、模擬測試、上機操作等形式，來激發(fā)員工學(xué)習(xí) 廈門OA的熱情?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的整理是整個實施過程中最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也是最細致的工作，正如大家所說的，進去的是垃圾，出來的也是垃圾，可見基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的重要性。此階段是團隊的組建期向激蕩期過渡的過程。此時，成員的積極性一般非常高，但考慮問題還不能從整個項目目標實現(xiàn)的角度，對廈門OA實施的期望值也變得越來越高，有的時候甚至是越來越難以達到或不切實際，這時候需要實施顧問與企業(yè)“一把手”或企業(yè)實施項目經(jīng)理保持密切的聯(lián)系，確定切實可行的實施方案，促進企業(yè) “一把手”或者企業(yè)實施項目經(jīng)理的投入盡量大，保證他們能夠積極的參與其中，同時要對企業(yè)部門經(jīng)理進行合理的控制。而對于項目實施小組成員要加強激勵、加強培訓(xùn)，促使他們對團隊總體目標一致明確和確認，從而保證基礎(chǔ)數(shù)據(jù)有較高的質(zhì)量。細節(jié)決定成敗，只要企業(yè)在每個項目所處階段把該做的事情都做好，那么項目過程的風(fēng)險自然也就處于企業(yè)的掌控之中。