如何打造高效的廈門OA實施團隊

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隨著國際貿易環(huán)境的日益惡化，市場競爭的日趨激烈，一些離散制造型企業(yè)的生存壓力愈來愈大。業(yè)務訂單的不穩(wěn)定性，大大加強了生產計劃排程的難度，為了不丟失利潤微薄的訂單，一些企業(yè)采取了備庫存的生產對策，從而導致庫存積壓物料居高不下，占用了大量的資金，既便如此，工廠的準時交貨率還是不高，因為整個制造環(huán)節(jié)的效率低下，產能難以提高。原材料的不斷漲價，嚴重影響了供貨廠商的生產積極性，導致采購周期越來越長，因為不準時交貨的現象時有發(fā)生，生產線停工待料便成了家常便飯。

為了降低生產成本，減少庫存物料積壓，提高生產效率，一些企業(yè)紛紛上馬廈門OA系統，建立企業(yè)的信息化平臺。廈門OA系統集中了先進的管理思想和技術手段，已經贏得了廣大管理者的認可，但廈門OA失敗的風險使有些人望而止步。這些年來，廈門OA系統在國內的實施，成功率一直不高，只有20%左右，嚴重制約了廈門OA系統在國內的發(fā)展。當然，失敗的原因是多方面的，包括選型的失誤，公司的一把手不重視，業(yè)務流程重組失效，基礎數據質量太差等等，但這些歸根到底還是廈門OA系統在企業(yè)里實施的問題，在廈門OA項目實施過程中，實施團隊又起著決定性作用。建立一支高效的廈門OA實施團隊，也是整個廈門OA項目管理中的重點和難點，因為廈門OA項目在整個實施過程中，涉及到較多的相關人員和相關部門，涉及到產品開發(fā)和生產工藝的每個細節(jié)，是一個系統性的工程，只要一著不慎，則滿盤皆輸。

不打沒有把握的仗

廈門OA項目取得成功，離不開一個優(yōu)秀高效的實施團隊，這是業(yè)界人士共同的觀點。其實，廈門OA項目的實施跟打仗一樣，每一個項目都是有風險的，正如有的戰(zhàn)斗可以打，有的戰(zhàn)斗卻無需迎戰(zhàn)，因為不是每場戰(zhàn)斗都一定有把握能贏，對于明顯不具備獲勝條件的戰(zhàn)斗，沒有必要投入過多的作戰(zhàn)資源與敵人正面沖突，把資源節(jié)約下來投入到更有勝算的戰(zhàn)斗中去，對贏得整個戰(zhàn)爭的最終勝利加大勝算籌碼。正如毛主席常說的：“我們不打沒把握的仗”。同樣，企業(yè)要建立一個科學合理的信息化平臺，為管理者提供決策支持，做到“有所為，有所不為”就顯得非常重要。因此一個優(yōu)秀的廈門OA項目團隊應該從一開始的企業(yè)需求分析著手，從每個部門的實際情況出發(fā)，全面反映出企業(yè)每個層次存在的管理難題，這也是我們常說的項目準備階段，此階段，主要是由軟件提供商的實施顧問與廈門OA項目經理或者企業(yè)的“一把手”進行溝通，了解企業(yè)的經營管理情況和業(yè)務需求層次等，并同時著手組建廈門OA項目組，挑選每個部門的業(yè)務骨干加入到這個團隊，制定詳細明確的項目實施目標，并起草項目責任書，將項目實施的責任人、負責的內容、項目進度等形成書面的文件，要求項目組成員充分了解項目的實施目標和項目實施計劃。項目組成員確定后，項目組成員之間要相互了解和適應，增進團隊責任感和團隊精神。實施顧問要對自身有準確的定位，定位自身在整個團隊中所承擔的角色，并投入大部分精力來解決具體的問題，一些細節(jié)具體的東西必須由項目組成員來完成，而項目的推進必須依靠項目經理或者“一把手”的力量，包括業(yè)務流程的改造，培訓效果的考核，實施環(huán)境的改善等。如果企業(yè)中沒有人能夠非常強勢的進行項目實施推進，將是一件非常糟糕的事情，那么實施顧問以后的很多精力必然將放在與企業(yè)主管領導和企業(yè)部門經理的良好溝通上，以保證項目能順利的開展和逐步推進。同時也要與企業(yè)部門經理保持良好的溝通關系。只有將這一些具體的細節(jié)充分考慮到并準備好了，才能為后期的實施打下良好的基礎。

過程決定成敗

廈門OA項目的實施過程包括項目選型、項目培訓、業(yè)務流程重組、基礎數據整理、模擬試點、正式切換等幾個階段，每個階段都有不同的實施方法。在廈門OA選型上，一定要慎重，揚長避短，廈門OA項目招標小組對參與投標的不同公司的廈門OA軟件要進行全面的分析和評估，對軟件的類型及功能特點、實施咨詢公司的實力及業(yè)績、項目投資等進行綜合評分，并要求參與競標公司提供同行業(yè)實施成功的詳細案例，項目組成員在選型過程中，針對自己所在部門的特點以及在工作中出現的難點要和顧問一一溝通，尋求適合自己的解決方案，通過選型，把企業(yè)存在的需求展現給軟件提供商，做到有備而來，千萬不能讓那些軟件供應商忽悠而過，最終解決不了任何問題。重視廈門OA培訓的效果，項目組成員是每個部門的關鍵員工，他們還肩負著培訓本部門操作人員的重任，也為下一步工作的開展奠定了基礎，廈門OA 培訓分為理論培訓與技術操作培訓，無論是理論培訓與技術操作培訓，都需要有硬件的支持，期間可以通過知識競賽、模擬測試、上機操作等形式，來激發(fā)員工學習 廈門OA的熱情?；A數據的整理是整個實施過程中最關鍵的環(huán)節(jié)，也是最細致的工作，正如大家所說的，進去的是垃圾，出來的也是垃圾，可見基礎數據的重要性。此階段是團隊的組建期向激蕩期過渡的過程。此時，成員的積極性一般非常高，但考慮問題還不能從整個項目目標實現的角度，對廈門OA實施的期望值也變得越來越高，有的時候甚至是越來越難以達到或不切實際，這時候需要實施顧問與企業(yè)“一把手”或企業(yè)實施項目經理保持密切的聯系，確定切實可行的實施方案，促進企業(yè) “一把手”或者企業(yè)實施項目經理的投入盡量大，保證他們能夠積極的參與其中，同時要對企業(yè)部門經理進行合理的控制。而對于項目實施小組成員要加強激勵、加強培訓，促使他們對團隊總體目標一致明確和確認，從而保證基礎數據有較高的質量。細節(jié)決定成敗，只要企業(yè)在每個項目所處階段把該做的事情都做好，那么項目過程的風險自然也就處于企業(yè)的掌控之中。