企業(yè)廈門OA項(xiàng)目實(shí)施四大成功要素

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企業(yè)廈門OA項(xiàng)目實(shí)施成功要素1

企業(yè)如何成功實(shí)施廈門OA項(xiàng)目?這是從事廈門OA事業(yè)的人員關(guān)心的話題，也是準(zhǔn)備實(shí)施或正在實(shí)施廈門OA項(xiàng)目的企業(yè)最為關(guān)心和經(jīng)常提及的話題。在很多的報(bào)刊、雜志以及咨詢管理的網(wǎng)站，我們可以看到各種各樣的文章，經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、失敗教訓(xùn)、統(tǒng)計(jì)分析、具體實(shí)施方法等等，五花八門。

隨著廈門OA系統(tǒng)應(yīng)用的日漸普及，人們對于實(shí)施廈門OA的神秘感和挫折感正逐漸淡去，而代之以一種更理性的態(tài)度，去尋找成功實(shí)施的正確方法。在這里，作者根據(jù)自己多年的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)從實(shí)施策略、組織機(jī)構(gòu)、人員配置、培訓(xùn)工作等幾個(gè)要素方面做一下總結(jié)：

要素之一實(shí)施過程中要講究策略

首先、做好項(xiàng)目實(shí)施的總體規(guī)劃。在項(xiàng)目開始實(shí)施前，首先要做好項(xiàng)目實(shí)施的整體計(jì)劃，各分項(xiàng)目的實(shí)施都應(yīng)在整體計(jì)劃所劃定的框架內(nèi)進(jìn)行，以保證整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的協(xié)調(diào)一致。企業(yè)在上廈門OA項(xiàng)目前必須清楚企業(yè)自身的現(xiàn)狀，明確引入廈門OA項(xiàng)目的目的，這樣選型和實(shí)施都會(huì)做到有的放矢。廈門OA實(shí)施與做板凳其實(shí)是一樣的，不要總想得到最完美的。

在確定本階段實(shí)施廈門OA的具體目標(biāo)和投入成本時(shí)，首先就要認(rèn)識(shí)到萬能的廈門OA是不存在的。千萬不要被銷售代表天花亂綴的承諾搞暈了頭，你必須堅(jiān)守己見，選擇適合自己的、在行業(yè)內(nèi)成功使用的廈門OA產(chǎn)品。

其次、充分利用企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件資源。在保證項(xiàng)目整體先進(jìn)、合理的前提下，盡量利用企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件資源，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件狀況，提供接口與企業(yè)的廈門OA系統(tǒng)集成，并且充分利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，以避免重復(fù)勞動(dòng)、給企業(yè)帶來不在計(jì)劃中的支出。

再次、廈門OA系統(tǒng)采用分步實(shí)施的策略。實(shí)施廈門OA這樣一個(gè)大系統(tǒng)，涉及到人力、物力、財(cái)力的消耗都比較大，因此在遵循“滿足需求、先進(jìn)、科學(xué)、符合實(shí)情”原則的前提下，采用“總體規(guī)劃、分步實(shí)施、重點(diǎn)突破、效益驅(qū)動(dòng)”的實(shí)施策略是非常必要的。

第四、認(rèn)真進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。廈門OA系統(tǒng)的運(yùn)行依賴數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)和完備?？梢哉f數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施過程中頭緒最多、工作量最大、耗時(shí)最長、涉及面最廣、最容易犯錯(cuò)誤且錯(cuò)誤代價(jià)極大的一項(xiàng)工作。所以一定要提早進(jìn)行并認(rèn)真對待。

廈門OA系統(tǒng)試運(yùn)行前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是一個(gè)相當(dāng)繁瑣的工作，是一個(gè)系統(tǒng)工程，它直接決定著企業(yè)實(shí)施廈門OA系統(tǒng)的成敗。為此實(shí)施廈門OA系統(tǒng)的企業(yè)一把手和信息化負(fù)責(zé)人一定要做好有關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的管理工作，同時(shí)有關(guān)參與人員也應(yīng)該做好密切的配合工作，最終保證企業(yè)廈門OA系統(tǒng)的成功實(shí)施，并企業(yè)帶來競爭力和經(jīng)濟(jì)效益。

第五、人機(jī)并行時(shí)間不宜過長。并行時(shí)間越短，廈門OA項(xiàng)目的成功率就越大。有幾個(gè)方面原因：

1、并行時(shí)期，工作量是很大的，時(shí)間長了，業(yè)務(wù)人員都干疲了，甚至?xí)B門OA系統(tǒng)產(chǎn)生反感情緒;

2、并行時(shí)期業(yè)務(wù)部門一般都是先做舊系統(tǒng)的，再做廈門OA系統(tǒng)，這時(shí)他們并沒習(xí)慣看廈門OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，而仍是以舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，所以廈門OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)有可能得不到及時(shí)跟蹤，時(shí)間長了，廈門OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)的垃圾會(huì)越來越多，甚至變成了一套無用的系統(tǒng);

3、并行時(shí)期，為核對廈門OA系統(tǒng)余額與舊系統(tǒng)余額，必須指定截?cái)?shù)點(diǎn)，將業(yè)務(wù)停下來進(jìn)行核對。

當(dāng)出現(xiàn)差異時(shí)還需調(diào)整，這是要花費(fèi)一定的時(shí)間的，所以每月都會(huì)有補(bǔ)數(shù)、入數(shù)的過程，相當(dāng)于經(jīng)常要將多天的工作壓在一、兩天內(nèi)補(bǔ)做完成，如果月月如此，業(yè)務(wù)人員會(huì)很累的。

最后、重視高層領(lǐng)導(dǎo)在項(xiàng)目中的作用。對于廈門OA項(xiàng)目需要解決高層面的生產(chǎn)和經(jīng)營管理問題時(shí)，企業(yè)高層必須與項(xiàng)目保持十分密切的關(guān)系。比如需要解決庫存控制、成本各項(xiàng)目和各階段的控制、生產(chǎn)和投資決策等等對生產(chǎn)經(jīng)營決策有重大影響的問題。如果對這樣的層次需求企業(yè)高層重視不夠或參與程度不夠，會(huì)造成底層的互相扯皮推委，并且使一些問題的解決沒有連續(xù)性，最后又推翻原來的解決方案。

往往一些企業(yè)做廈門OA項(xiàng)目時(shí)，解決問題的目標(biāo)訂的很高，但是，不注重企業(yè)本身的條件，如本身的素質(zhì)、高層對項(xiàng)目的認(rèn)識(shí)、高層對項(xiàng)目的參與程度、可能達(dá)到的效果都未考慮成熟。所以結(jié)果與愿望相差很大。

廈門OA系統(tǒng)的實(shí)施是一項(xiàng)投入大、風(fēng)險(xiǎn)大、實(shí)施難度大的系統(tǒng)工程。是企業(yè)管理模式、管理思想、管理方式的一場變革，沒有企業(yè)決策者對這一巨大工程的認(rèn)識(shí)、支持與直接參與就沒有成功的可能。大量的實(shí)踐表明，高層領(lǐng)導(dǎo)的承諾是企業(yè)成功實(shí)施廈門OA的關(guān)鍵，主宰著系統(tǒng)的成功與失敗。

要素之二合理安排項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)

在整個(gè)項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)中，實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)組、實(shí)施小組和軟件公司項(xiàng)目組在整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展過程中，分別擔(dān)負(fù)不同的責(zé)任和扮演不同的角色。具體地說，實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)組是以企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)為首的決策機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)應(yīng)站在企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的高度，從計(jì)算機(jī)應(yīng)用與企業(yè)經(jīng)營管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃出發(fā)，提出企業(yè)管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)和要求。實(shí)施小組負(fù)責(zé)制訂和下達(dá)分期項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，解決和協(xié)調(diào)實(shí)施過程中遇到的各類具體問題，定期向?qū)嵤╊I(lǐng)導(dǎo)組匯報(bào)計(jì)劃執(zhí)行情況，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門、車間的項(xiàng)目實(shí)施工作。軟件公司項(xiàng)目組負(fù)責(zé)與用戶實(shí)施小組共同制訂項(xiàng)目實(shí)施的具體計(jì)劃，對用戶的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，指導(dǎo)用戶進(jìn)行規(guī)范化的實(shí)施工作。

廈門OA系統(tǒng)的實(shí)施的成功與否，人的因素占很多比重。因?yàn)閷?shí)施廈門OA，不僅是單純掌握如何使用一套軟件，而是要實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)為工具的人機(jī)交互的管理系統(tǒng)。所以，在整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施中，對于項(xiàng)目實(shí)施人員的配置也變得尤為重要。

根據(jù)廈門OA專家的意見，項(xiàng)目實(shí)施人員應(yīng)該由企業(yè)的總經(jīng)理帶隊(duì)，副總經(jīng)理和信息主管共同負(fù)責(zé)，生產(chǎn)各部門、各流程的業(yè)務(wù)主管，技術(shù)負(fù)責(zé)人共同實(shí)施。項(xiàng)目實(shí)施小組的組長應(yīng)該由企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，要有足夠的權(quán)威，具備在各部門協(xié)調(diào)廈門OA項(xiàng)目實(shí)施的權(quán)力。

要素之三項(xiàng)目實(shí)施人員的配置

廈門OA實(shí)施是一項(xiàng)艱巨而復(fù)雜的高技術(shù)工作，實(shí)施項(xiàng)目成功與否，人的因素是第一位的。廈門OA項(xiàng)目幾乎涉及到企業(yè)方方面面的所有人員，因此要完成這項(xiàng)工作，就必須要提高所有人員(包括各級領(lǐng)導(dǎo)、管理人員和職工)的技術(shù)水平和素質(zhì)。首先，在技術(shù)方面要培訓(xùn)員工能主動(dòng)地將系統(tǒng)的運(yùn)行與本職工作和實(shí)際業(yè)務(wù)流程結(jié)合起來，盡快地適應(yīng)和使用新系統(tǒng)。對軟件與企業(yè)實(shí)際流程有出入的地方，應(yīng)能積極主動(dòng)地想辦法變通，以在系統(tǒng)中得以實(shí)現(xiàn);其次，培訓(xùn)還應(yīng)包括人員的理念和認(rèn)識(shí)方面，要通過培訓(xùn)提高全員對實(shí)施廈門OA項(xiàng)目根本意義的認(rèn)識(shí)，提高積極性和主動(dòng)參與意識(shí)，提高和增強(qiáng)全員的信心和熱情，使所有員工都能盡快地進(jìn)入角色。