ERP開發(fā)應收帳款控制管理要點解析

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      應收帳款與發(fā)票管理是erp系統(tǒng)開發(fā)中的難點之一。因為其跟其他單據(jù)不同，具有比較多的綜合性。如跟銷售訂單、發(fā)貨單、裝運憑證、價格表等都息息相關。而且涉及到財務管理方面的知識，更加具有專業(yè)性。筆者在這篇文章中，也不能夠將所有的知識點都一一講到。只能夠將其中的主要矛盾拉出來，供大家參考。如下圖所示，這就是一個應收帳款與發(fā)票生成的典型界面。筆者就圍繞這個圖形來做展開說明。

      一、應收帳款與發(fā)票管理的主要流程

      筆者認為，系統(tǒng)分析師在分析開發(fā)應收帳款管理與發(fā)票管理的時候，一定要對這個業(yè)務背后的邏輯有一定的了解。也就是說，一定要先掌握實務處理中的主要環(huán)節(jié)，然后再來進行分析設計。具體的來說，要掌握以下幾個日常的業(yè)務活動。

      一是銷售員接受訂單的處理。在這個活動中，一般銷售員接受訂單，然后有銷售經(jīng)理審核，再有銷售員錄入到系統(tǒng)中。在這個環(huán)節(jié)中比較重要的是企業(yè)內部銷售訂單的連續(xù)編號。這跟后續(xù)的應收帳款與發(fā)票管理有比較重要的影響。

      二是信用管理?，F(xiàn)在大部分企業(yè)，采取的都是賒銷。此時信用額度的控制對于應收帳款的安全性就至關重要。所以在應收帳款的管理中，這個信用額度也是不能夠忽略的一個因素。

      三是應收帳款生成的時機。那么什么時候該生成應收帳款呢？這要看企業(yè)具體的情況。不過有一個基本的要求，就是在應收帳款生成的時候，需要滿足“發(fā)生”、“截止”'“計價”等方面的認定。具體的說，就是已經(jīng)生成的應收帳款企業(yè)確實是發(fā)生了的；并且記錄的時間也滿足會計期間的需求；同時計價和分攤也是符合相關會計規(guī)則的。由于這涉及到比較專業(yè)的財務知識，故系統(tǒng)分析師在開發(fā)這個應用之前，對于財務管理的相關知識也需要了解。

      四是壞帳的核銷與提取情況。企業(yè)生成的應收帳款并不一定實實在在能夠收到款。由于客戶破產(chǎn)等原因，企業(yè)的應收帳款很可能會出現(xiàn)壞賬。此時企業(yè)往往會采取帳齡分析表等工具來提高應收帳款的安全性。當發(fā)生壞帳的時候，要及時進行核銷（因為這不僅僅是帳務上的處理，還直接影響到企業(yè)的稅收）。為此應收帳款還跟后續(xù)的壞賬計提、帳齡分析表等等掛鉤。

      以上這些內容是應收帳款與發(fā)票管理中的涉及的主要內部活動。了解這些內容，對于系統(tǒng)分析師開發(fā)這塊功能會有很大的幫助。

      二、應收帳款管理與控制中的要點

      接下來，筆者對相關要點進行總結。不過在敘述之前，筆者需要強調一點。由于不同企業(yè)的特殊性，在設計系統(tǒng)的時候需要考慮到。即在設計某一個限制的時候，即要考慮到相關法律法規(guī)對這方面做出的要求，同時也需要注意企業(yè)實際的操作。對于有差異的地方，最好能做一個開關，讓用戶來選擇具體的操作方式。這可以提高系統(tǒng)的靈活性。

      要點1：生成應收帳款或者發(fā)票的前置單據(jù)。

      ERP系統(tǒng)是環(huán)環(huán)相扣的，應收帳款管理也不例外。那么應收帳款的前置單據(jù)是什么呢？注意，不同的企業(yè)對這個地方會有不同的要求。如根據(jù)企業(yè)會計制度等相關法規(guī)的要求，必須要根據(jù)裝運憑證才能夠確認應收帳款并開發(fā)票。而有些企業(yè)，則可能只需要有發(fā)貨單或者銷售訂單就可以了。為此在這里就需要設置一個開關，在系統(tǒng)基本設置中，用戶可以根據(jù)需要來選擇應收帳款的前置單據(jù)?？梢赃x擇一種，也可以選擇多種。

      根據(jù)筆者這幾年的了解，一般上市企業(yè)，由于需要嚴格遵守企業(yè)會計制度，所以會有倉庫與裝運兩個不同的部門。生成應收帳款時根據(jù)的就是裝運憑證而不是倉庫的發(fā)貨單。而大部分中小企業(yè)，發(fā)貨單采用的比較多。而一些家電賣場，則很多是根據(jù)銷售訂單來生成發(fā)票的。

      要點2：應收帳款與發(fā)票的編號控制。

      一般企業(yè)的上級管理部門，都會要求企業(yè)的應收帳款與發(fā)票在編制的時候，都需要連號。因為從稅務或者其他管理部門的角度看，企業(yè)可能會虛報資產(chǎn)，來誤導投資者。也有可能不完整的記錄收入，以實現(xiàn)逃稅的目的。為此會計事務所在審計企業(yè)業(yè)務的時候，會根據(jù)國家的要求對重要單據(jù)的編號也進行連續(xù)性的審核。這也就要求系統(tǒng)能夠支持這種需求。如在生成單據(jù)的時候，需要自動進行連續(xù)編號。對于用戶刪除單據(jù)時，有時候也需要做出限制。如不允許刪除，而只允許進行作廢操作。如果確實需要刪除的，則還需要開發(fā)一個配套的“重新編號”工具。在期末，對于當月生成的單據(jù)重新編號，并打印歸檔。

      要點3：期間的限制。

       在應收帳款與發(fā)票的控制上，“截止”也是一個很嚴格的限制。具體的說，截止就要求企業(yè)在應收帳款生成時能夠考慮到會計期間的要求。簡單的說，就是2011年1月2日的確認的收入，其應收帳款就不能夠坐在2010年12月份。這會使得2010年的收入虛高。而從系統(tǒng)的角度考慮，就是說系統(tǒng)在生成應收帳款的時候，需要考慮到系統(tǒng)當前的會計期間、對應的銷售訂單、裝運憑單上的日期。當發(fā)現(xiàn)這幾個日期對不上（一般來說是年和月對不上、特別是年份），就需要提醒用戶存在這種差異。如果企業(yè)嚴格執(zhí)行會計制度（如一些上市企業(yè)），則這種行為是完全禁止的。即使是中小企業(yè)，一般也不允許。當然也有例外?？傊谶@個期間管理上，也需要設置一個開關。即當違背這種情況的時候，是提醒用戶呢，還是徹底的禁止。

      要點4：生成發(fā)票時金額等需要重新計算與核對。

      一般來說，銷售訂單上會有一個總的金額。此時如果根據(jù)銷售訂單來生成應收帳款與發(fā)票的話，那么這個合計的金額是否可以直接從前置單據(jù)上帶過來呢？從理論上是可以的，但是筆者并不建議這么做。我們都知道，一般在應收帳款與發(fā)票上會有產(chǎn)品、數(shù)量、金額、總計等信息。在實際工作中，由于各種因素會導致發(fā)票應收帳款與前置單據(jù)上的金額不一致。如銷售訂單上是根據(jù)整張訂單來計算稅額，而發(fā)票上則可能要求根據(jù)產(chǎn)品來計算稅額。此時金額上就有所差異。雖然這個差異不大，但是在財務上仍然是不允許的。為此這就要求系統(tǒng)在設計的時候，在應收帳款與發(fā)票生成的過程中，不能夠直接帶出前置單據(jù)的合計金額，而需要對其進行重新計算。當有差異的時候，需要提醒用戶。

      要點5：前后單據(jù)的關聯(lián)查詢。

      其實從剛開始的流程分析中，大家就可以看到，應收帳款與發(fā)票是一個中間單據(jù)。前面根銷售訂單、發(fā)貨單、裝運憑證等等掛鉤。而后面則跟帳齡分析表、收款單等等掛鉤。為此在應收帳款管理中，還需要設計前后單據(jù)的關聯(lián)查詢。即從應收帳款單據(jù)中能夠向前追溯查詢到銷售訂單，向后可以查詢到收款單、壞賬計提等情況。