中國農(nóng)業(yè)出版社宋麗婭：挖掘協(xié)同的力量

　　很多人將信息化建設(shè)理解成一個由智能化工具代替人工的過程，中國農(nóng)業(yè)出版社黨委副書記宋麗婭卻覺得這樣的說法并非十分準(zhǔn)確，她并不否認(rèn)這個過程，但是，在這個過程中她更強調(diào)人的主觀能動性，她眼中的信息化，與其說是工具的更迭，更不如說是管理思想和智能化工具的高度融合。

　　所謂“融合”有兩層意思：一是智能化工具是服務(wù)于管理思想的;二是智能化工具的潛能是需要挖掘的，它可以有效地將管理者的管理思想落地，它的應(yīng)用深度取決于管理者的應(yīng)用方法。這樣說來，信息化建設(shè)對于管理者來講又多了一個挑戰(zhàn)，不僅對本單位的發(fā)展方向要有長遠的認(rèn)識、要有合理的IT規(guī)劃，而且要充分挖掘智能化工具的應(yīng)用點，讓其為管理思想所用，這一點常被高層管理者忽略，而細心的副書記宋麗婭卻最重視這一點。

　　圖一：中國農(nóng)業(yè)出版社黨委副書記宋麗婭

　　2010年8月19日下午，“出版行業(yè)協(xié)同應(yīng)用經(jīng)驗交流會”在中國農(nóng)業(yè)出版社隆重舉行。出席會議的有20多家知名出版社，作為信息化建設(shè)主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，宋麗婭副書記與到會的同行分享了中國農(nóng)業(yè)出版社信息化建設(shè)上的一些成果，那是宋麗婭副書記第一次在公開的場合宣講中國農(nóng)業(yè)出版社的信息化建設(shè)思路，現(xiàn)場熱烈的氣氛、會后不斷的參觀訪問請求驗證了這個的思路的正確性。

　　因“經(jīng)營管理”而“信息化”

　　探究中國農(nóng)業(yè)出版社的信息化動因，實際上是快速發(fā)展的業(yè)務(wù)對經(jīng)營管理手段改良的需求。

　　進入中國農(nóng)業(yè)出版社的網(wǎng)站，會發(fā)現(xiàn)這樣的留言：“有沒有新出版的關(guān)于《奶源管理》方面的書”“《農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)知識》哪里能買到？”如果按受眾基數(shù)來衡量，相信國內(nèi)沒有一個出版社能與中國農(nóng)業(yè)出版社比擬，它是我國農(nóng)業(yè)領(lǐng)域唯一一家中央級大型綜合性出版社，服務(wù)對象是占全國人口比重最大的農(nóng)民兄弟。

　　據(jù)國家統(tǒng)計局近年來的統(tǒng)計，農(nóng)村人口約占總?cè)丝诘?6%，即便是城鎮(zhèn)化速度加快，農(nóng)村人口的數(shù)量依然保持在半數(shù)以上。如此巨大的受眾群加上近年來黨中央“科技興農(nóng)”重大國策的推行，市場上對農(nóng)業(yè)圖書的需求與日俱增，中國農(nóng)業(yè)出版社業(yè)務(wù)量也不斷增加。

　　據(jù)了解，中國農(nóng)業(yè)出版社每年圖書動銷品種近萬，大大小小的客戶三千多個，銷售額三個多億，業(yè)務(wù)員幾十個，單靠幾個獨立的業(yè)務(wù)軟件，非但不能滿足業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，而且信息入口不唯一也會導(dǎo)致重復(fù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)，難以給決策提供有效參照。出版社雖然是文化產(chǎn)業(yè)但為了生存也必定繞不開經(jīng)營管理。宋麗婭想得很清楚，一個單位要想經(jīng)營好管理上必須到位，所謂管理只有兩件事：一是管人，二是管事。從農(nóng)業(yè)部調(diào)過來的宋麗婭很早就養(yǎng)成了規(guī)范管理的思維模式，所以提到管理自然而然地想到梳理管理流程，優(yōu)化制度。

　　2006年下半年，中國農(nóng)業(yè)出版社領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視并積極推進信息化建設(shè)，把信息化作為出版社適應(yīng)出版業(yè)產(chǎn)業(yè)升級和技術(shù)進步，提高科學(xué)管理和精細管理水平的基礎(chǔ)性工程來抓。2008年4月，社里成立信息中心，社領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整分工，由黨委副書記宋麗婭分管信息化建設(shè)工作。

　　挖掘軟件的潛能

　　調(diào)入中國農(nóng)業(yè)出版社這些年，宋麗婭做過刊物主編，帶領(lǐng)過圖書營銷團隊，能夠準(zhǔn)確把握業(yè)務(wù)需求，除此之外她具有文人的悟性和女性特有的執(zhí)著，她相信一定有辦法讓出版社信息化建設(shè)時間短、質(zhì)量高。

　　信息化建設(shè)之初，社里提出建設(shè)統(tǒng)一的組織管理及業(yè)務(wù)管理平臺的目標(biāo)，即實現(xiàn)出版業(yè)務(wù)流程和辦公流程全面信息化，使編務(wù)管理、印務(wù)管理、圖書營銷管理、財務(wù)管理、書店管理、公文運轉(zhuǎn)、國有資產(chǎn)管理、人力資源管理等全部統(tǒng)一在一個信息化平臺，達到數(shù)據(jù)共享、運轉(zhuǎn)順暢、效率提高、監(jiān)控有力的目的，實現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下出版經(jīng)營和辦公。要實現(xiàn)這個目標(biāo)中國農(nóng)業(yè)出版社選定了兩個系統(tǒng)：一個是統(tǒng)籌業(yè)務(wù)線的erp系統(tǒng)，一個是規(guī)范組織管理的協(xié)同管理系統(tǒng)，而且要形成兩個系統(tǒng)的有效對接。

　　這是一項艱巨的任務(wù)，為了保證在較短的時間內(nèi)完成任務(wù)，要順利完成這個任務(wù)的思路是：先理清出版社自己的需求，再不斷的挖掘軟件的應(yīng)用點。這個過程是兩廂磨合的過程，作為分管信息化的直接領(lǐng)導(dǎo)，宋麗婭副書記帶領(lǐng)信息中心團隊一面牽頭與各個部門敲定管理流程，一面思索著如何將社里通過招標(biāo)選擇的協(xié)同管理軟件的價值做最大程度地挖掘，她堅信這個軟件并非看上去這么簡單，如果不能物盡其用就是資源的浪費。

　　在前面提到的“出版行業(yè)協(xié)同應(yīng)用經(jīng)驗交流會”上，宋麗婭副書記通過一張小小的“社內(nèi)請示”表單向嘉賓們展示了她對協(xié)同管理軟件的挖掘成果，這張表單是中國農(nóng)業(yè)出版社應(yīng)用最多的表單，這樣的表單在出版行業(yè)是獨一無二的，也是將出版社的管理思想與協(xié)同軟件功能融合的具體體現(xiàn)。

　　“社內(nèi)請示”單中的管理智慧

　　中國農(nóng)業(yè)出版社的“社內(nèi)請示”單可以說是出版社組織管理中最復(fù)雜的一個流程，它不同于稿費核準(zhǔn)審批單、固定資產(chǎn)處置申請表、辦公用品申領(lǐng)表這類由固定的人、固定的表單、固定的審批節(jié)點所組成的日常辦公流程。

　　從它的名稱上可以知道它并沒有固定的請示內(nèi)容，需要請示的項目一定是臨時出現(xiàn)而又意義重大的，需要領(lǐng)導(dǎo)和多個相關(guān)部門的批示才能執(zhí)行的，執(zhí)行過程中產(chǎn)生的需求也是要經(jīng)過各個相關(guān)部門的審批和確認(rèn)。

　　按照制定協(xié)同流程的慣常思路，項目請示時要在系統(tǒng)中填一次表(協(xié)同系統(tǒng)中統(tǒng)稱表單)，然后由領(lǐng)導(dǎo)及各相關(guān)部門在線審批，執(zhí)行時遇到一個需求就要發(fā)起一次表單，由于協(xié)同系統(tǒng)中固定模板填寫方便，一鍵操作，正常來講，這樣做耗時不會太大。

　　但實際情況并非如此，因為割裂了事件過程，審批部門并不知道這幾個審批需求之間的相關(guān)性，所以，常常因為申請中缺少背景資料而將申請單退回。這就難壞了項目的申請者和執(zhí)行者，每當(dāng)提出一個申請需求的時候他們都要將項目的來龍去脈說一遍，如果有十次審批需求也將意味著將這件事情說十遍。更令人頭疼的是項目的進展過程無法追蹤，所以還可能要將項目的進程不斷匯報給領(lǐng)導(dǎo)和各個審批部門。而領(lǐng)導(dǎo)和各審批部門也會因為無法跟蹤項目的審批情況而無法做出及時準(zhǔn)確的判斷。

　　如果項目緊急，這樣復(fù)雜的審批流程可能會耽誤大事，而且分散的審批流程歸檔保存也很麻煩，宋麗婭副書記想，如果把這一系列聽起來很復(fù)雜的流程匯總到一個流程中就能很好地解決當(dāng)前的需求，于是，在與協(xié)同軟件提供商致遠軟件反復(fù)探討、實驗后，中國農(nóng)業(yè)出版社創(chuàng)造出了一個社內(nèi)最復(fù)雜的流程。

　　這個流程的原理是這樣的：首先，將申請事件作為一條主線設(shè)置一條主流程，而在此期間產(chǎn)生的審批需求作為支流程出現(xiàn)，也就是說有多少種審批需求就要設(shè)多少支流程，而致遠協(xié)同的管理流程恰恰具有能夠根據(jù)設(shè)置的不同條件進行判斷的特點，這就是它獨有的“二元化”工作流，利用這個“二元化”工作流可以使項目需求按照不同的支流程走到最后的節(jié)點，從而使項目順利完成審批，這樣一個完整的流程在致遠協(xié)同中存檔非常方便。而通過這個 “社內(nèi)請示”流程的設(shè)置，中國農(nóng)業(yè)出版社也將致遠協(xié)同“二元化”工作流的特點運用到了極致。

　　為了說明這個復(fù)雜的流程，宋麗婭副書記舉了個例子，比如我們和某個公司合作，只要點擊這個“社內(nèi)請示”的表單，表單上有主送領(lǐng)導(dǎo)、是否需要合同審批、是否需要蓋章和營業(yè)執(zhí)照、是否需要財務(wù)及其他說明等選項，如果是中了標(biāo)沒有合同那么下一個分支就是 “其他” 表單，這個表單用來說明情況，如果有合同，需要合同審批，下一個分支就是“合同審批表單”，合同審批過了還需要營業(yè)執(zhí)照，下一個分支就是“營業(yè)執(zhí)照和社章申請表單”，以此類推，需要哪個環(huán)節(jié)流程就會走哪個分支?！皠e看這個流程聽上去挺復(fù)雜，但是用起來非常方便，因為設(shè)置好流程和節(jié)點后系統(tǒng)是可以自動流轉(zhuǎn)的，使用者只需照實將表單上的選項一一填寫就可以了，至于下一個流程是什么根本不需要人去判斷?！?/P>

　　由于系統(tǒng)的評判標(biāo)準(zhǔn)具有唯一性，也避免了越級申請和申請流程重復(fù)所造成的管理上的尷尬，從而將中國農(nóng)業(yè)出版社的社內(nèi)申請流程作為一個制度固化下來，使管理有據(jù)可依。這也是宋麗婭在協(xié)同管理軟件中發(fā)掘到的管理智慧。

　　圖為：中國農(nóng)業(yè)出版社“社內(nèi)請示”表單

　　宋麗婭副書記沒有想到起初她抱著物盡其用的想法，挖掘軟件的深度應(yīng)用，得到的收獲卻大于她的預(yù)期，她不無感慨地說：“上了協(xié)同管理系統(tǒng)之后，徹底改變了我們出版社幾十年的工作習(xí)慣，他提高的不僅僅是效率，而是中國農(nóng)業(yè)出版社的整體管理理念?！?/P>

　　隨著行業(yè)的發(fā)展變革，出版行業(yè)越來越重視信息化建設(shè)，但能將協(xié)同軟件的應(yīng)用發(fā)掘到中國農(nóng)業(yè)出版社這樣深入的并不多見。究其原因，有的是選錯了工具，有的并沒有深入挖掘軟件的應(yīng)用點。中國農(nóng)業(yè)出版社對軟件的深入挖掘或許能給信息化建設(shè)者們一些啟示。