中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社宋麗婭：挖掘協(xié)同的力量

　　很多人將信息化建設(shè)理解成一個(gè)由智能化工具代替人工的過(guò)程，中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社黨委副書(shū)記宋麗婭卻覺(jué)得這樣的說(shuō)法并非十分準(zhǔn)確，她并不否認(rèn)這個(gè)過(guò)程，但是，在這個(gè)過(guò)程中她更強(qiáng)調(diào)人的主觀能動(dòng)性，她眼中的信息化，與其說(shuō)是工具的更迭，更不如說(shuō)是管理思想和智能化工具的高度融合。

　　所謂“融合”有兩層意思：一是智能化工具是服務(wù)于管理思想的;二是智能化工具的潛能是需要挖掘的，它可以有效地將管理者的管理思想落地，它的應(yīng)用深度取決于管理者的應(yīng)用方法。這樣說(shuō)來(lái)，信息化建設(shè)對(duì)于管理者來(lái)講又多了一個(gè)挑戰(zhàn)，不僅對(duì)本單位的發(fā)展方向要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的認(rèn)識(shí)、要有合理的IT規(guī)劃，而且要充分挖掘智能化工具的應(yīng)用點(diǎn)，讓其為管理思想所用，這一點(diǎn)常被高層管理者忽略，而細(xì)心的副書(shū)記宋麗婭卻最重視這一點(diǎn)。

　　圖一：中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社黨委副書(shū)記宋麗婭

　　2010年8月19日下午，“出版行業(yè)協(xié)同應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)”在中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社隆重舉行。出席會(huì)議的有20多家知名出版社，作為信息化建設(shè)主要負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，宋麗婭副書(shū)記與到會(huì)的同行分享了中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社信息化建設(shè)上的一些成果，那是宋麗婭副書(shū)記第一次在公開(kāi)的場(chǎng)合宣講中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社的信息化建設(shè)思路，現(xiàn)場(chǎng)熱烈的氣氛、會(huì)后不斷的參觀訪問(wèn)請(qǐng)求驗(yàn)證了這個(gè)的思路的正確性。

　　因“經(jīng)營(yíng)管理”而“信息化”

　　探究中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社的信息化動(dòng)因，實(shí)際上是快速發(fā)展的業(yè)務(wù)對(duì)經(jīng)營(yíng)管理手段改良的需求。

　　進(jìn)入中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社的網(wǎng)站，會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣的留言：“有沒(méi)有新出版的關(guān)于《奶源管理》方面的書(shū)”“《農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)》哪里能買(mǎi)到？”如果按受眾基數(shù)來(lái)衡量，相信國(guó)內(nèi)沒(méi)有一個(gè)出版社能與中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社比擬，它是我國(guó)農(nóng)業(yè)領(lǐng)域唯一一家中央級(jí)大型綜合性出版社，服務(wù)對(duì)象是占全國(guó)人口比重最大的農(nóng)民兄弟。

　　據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局近年來(lái)的統(tǒng)計(jì)，農(nóng)村人口約占總?cè)丝诘?6%，即便是城鎮(zhèn)化速度加快，農(nóng)村人口的數(shù)量依然保持在半數(shù)以上。如此巨大的受眾群加上近年來(lái)黨中央“科技興農(nóng)”重大國(guó)策的推行，市場(chǎng)上對(duì)農(nóng)業(yè)圖書(shū)的需求與日俱增，中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社業(yè)務(wù)量也不斷增加。

　　據(jù)了解，中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社每年圖書(shū)動(dòng)銷(xiāo)品種近萬(wàn)，大大小小的客戶(hù)三千多個(gè)，銷(xiāo)售額三個(gè)多億，業(yè)務(wù)員幾十個(gè)，單靠幾個(gè)獨(dú)立的業(yè)務(wù)軟件，非但不能滿足業(yè)務(wù)的迅速發(fā)展，而且信息入口不唯一也會(huì)導(dǎo)致重復(fù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)，難以給決策提供有效參照。出版社雖然是文化產(chǎn)業(yè)但為了生存也必定繞不開(kāi)經(jīng)營(yíng)管理。宋麗婭想得很清楚，一個(gè)單位要想經(jīng)營(yíng)好管理上必須到位，所謂管理只有兩件事：一是管人，二是管事。從農(nóng)業(yè)部調(diào)過(guò)來(lái)的宋麗婭很早就養(yǎng)成了規(guī)范管理的思維模式，所以提到管理自然而然地想到梳理管理流程，優(yōu)化制度。

　　2006年下半年，中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視并積極推進(jìn)信息化建設(shè)，把信息化作為出版社適應(yīng)出版業(yè)產(chǎn)業(yè)升級(jí)和技術(shù)進(jìn)步，提高科學(xué)管理和精細(xì)管理水平的基礎(chǔ)性工程來(lái)抓。2008年4月，社里成立信息中心，社領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整分工，由黨委副書(shū)記宋麗婭分管信息化建設(shè)工作。

　　挖掘軟件的潛能

　　調(diào)入中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社這些年，宋麗婭做過(guò)刊物主編，帶領(lǐng)過(guò)圖書(shū)營(yíng)銷(xiāo)團(tuán)隊(duì)，能夠準(zhǔn)確把握業(yè)務(wù)需求，除此之外她具有文人的悟性和女性特有的執(zhí)著，她相信一定有辦法讓出版社信息化建設(shè)時(shí)間短、質(zhì)量高。

　　信息化建設(shè)之初，社里提出建設(shè)統(tǒng)一的組織管理及業(yè)務(wù)管理平臺(tái)的目標(biāo)，即實(shí)現(xiàn)出版業(yè)務(wù)流程和辦公流程全面信息化，使編務(wù)管理、印務(wù)管理、圖書(shū)營(yíng)銷(xiāo)管理、財(cái)務(wù)管理、書(shū)店管理、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、國(guó)有資產(chǎn)管理、人力資源管理等全部統(tǒng)一在一個(gè)信息化平臺(tái)，達(dá)到數(shù)據(jù)共享、運(yùn)轉(zhuǎn)順暢、效率提高、監(jiān)控有力的目的，實(shí)現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下出版經(jīng)營(yíng)和辦公。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社選定了兩個(gè)系統(tǒng)：一個(gè)是統(tǒng)籌業(yè)務(wù)線的erp系統(tǒng)，一個(gè)是規(guī)范組織管理的協(xié)同管理系統(tǒng)，而且要形成兩個(gè)系統(tǒng)的有效對(duì)接。

　　這是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，為了保證在較短的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，要順利完成這個(gè)任務(wù)的思路是：先理清出版社自己的需求，再不斷的挖掘軟件的應(yīng)用點(diǎn)。這個(gè)過(guò)程是兩廂磨合的過(guò)程，作為分管信息化的直接領(lǐng)導(dǎo)，宋麗婭副書(shū)記帶領(lǐng)信息中心團(tuán)隊(duì)一面牽頭與各個(gè)部門(mén)敲定管理流程，一面思索著如何將社里通過(guò)招標(biāo)選擇的協(xié)同管理軟件的價(jià)值做最大程度地挖掘，她堅(jiān)信這個(gè)軟件并非看上去這么簡(jiǎn)單，如果不能物盡其用就是資源的浪費(fèi)。

　　在前面提到的“出版行業(yè)協(xié)同應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)”上，宋麗婭副書(shū)記通過(guò)一張小小的“社內(nèi)請(qǐng)示”表單向嘉賓們展示了她對(duì)協(xié)同管理軟件的挖掘成果，這張表單是中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社應(yīng)用最多的表單，這樣的表單在出版行業(yè)是獨(dú)一無(wú)二的，也是將出版社的管理思想與協(xié)同軟件功能融合的具體體現(xiàn)。

　　“社內(nèi)請(qǐng)示”單中的管理智慧

　　中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社的“社內(nèi)請(qǐng)示”單可以說(shuō)是出版社組織管理中最復(fù)雜的一個(gè)流程，它不同于稿費(fèi)核準(zhǔn)審批單、固定資產(chǎn)處置申請(qǐng)表、辦公用品申領(lǐng)表這類(lèi)由固定的人、固定的表單、固定的審批節(jié)點(diǎn)所組成的日常辦公流程。

　　從它的名稱(chēng)上可以知道它并沒(méi)有固定的請(qǐng)示內(nèi)容，需要請(qǐng)示的項(xiàng)目一定是臨時(shí)出現(xiàn)而又意義重大的，需要領(lǐng)導(dǎo)和多個(gè)相關(guān)部門(mén)的批示才能執(zhí)行的，執(zhí)行過(guò)程中產(chǎn)生的需求也是要經(jīng)過(guò)各個(gè)相關(guān)部門(mén)的審批和確認(rèn)。

　　按照制定協(xié)同流程的慣常思路，項(xiàng)目請(qǐng)示時(shí)要在系統(tǒng)中填一次表(協(xié)同系統(tǒng)中統(tǒng)稱(chēng)表單)，然后由領(lǐng)導(dǎo)及各相關(guān)部門(mén)在線審批，執(zhí)行時(shí)遇到一個(gè)需求就要發(fā)起一次表單，由于協(xié)同系統(tǒng)中固定模板填寫(xiě)方便，一鍵操作，正常來(lái)講，這樣做耗時(shí)不會(huì)太大。

　　但實(shí)際情況并非如此，因?yàn)楦盍蚜耸录^(guò)程，審批部門(mén)并不知道這幾個(gè)審批需求之間的相關(guān)性，所以，常常因?yàn)樯暾?qǐng)中缺少背景資料而將申請(qǐng)單退回。這就難壞了項(xiàng)目的申請(qǐng)者和執(zhí)行者，每當(dāng)提出一個(gè)申請(qǐng)需求的時(shí)候他們都要將項(xiàng)目的來(lái)龍去脈說(shuō)一遍，如果有十次審批需求也將意味著將這件事情說(shuō)十遍。更令人頭疼的是項(xiàng)目的進(jìn)展過(guò)程無(wú)法追蹤，所以還可能要將項(xiàng)目的進(jìn)程不斷匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)審批部門(mén)。而領(lǐng)導(dǎo)和各審批部門(mén)也會(huì)因?yàn)闊o(wú)法跟蹤項(xiàng)目的審批情況而無(wú)法做出及時(shí)準(zhǔn)確的判斷。

　　如果項(xiàng)目緊急，這樣復(fù)雜的審批流程可能會(huì)耽誤大事，而且分散的審批流程歸檔保存也很麻煩，宋麗婭副書(shū)記想，如果把這一系列聽(tīng)起來(lái)很復(fù)雜的流程匯總到一個(gè)流程中就能很好地解決當(dāng)前的需求，于是，在與協(xié)同軟件提供商致遠(yuǎn)軟件反復(fù)探討、實(shí)驗(yàn)后，中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社創(chuàng)造出了一個(gè)社內(nèi)最復(fù)雜的流程。

　　這個(gè)流程的原理是這樣的：首先，將申請(qǐng)事件作為一條主線設(shè)置一條主流程，而在此期間產(chǎn)生的審批需求作為支流程出現(xiàn)，也就是說(shuō)有多少種審批需求就要設(shè)多少支流程，而致遠(yuǎn)協(xié)同的管理流程恰恰具有能夠根據(jù)設(shè)置的不同條件進(jìn)行判斷的特點(diǎn)，這就是它獨(dú)有的“二元化”工作流，利用這個(gè)“二元化”工作流可以使項(xiàng)目需求按照不同的支流程走到最后的節(jié)點(diǎn)，從而使項(xiàng)目順利完成審批，這樣一個(gè)完整的流程在致遠(yuǎn)協(xié)同中存檔非常方便。而通過(guò)這個(gè) “社內(nèi)請(qǐng)示”流程的設(shè)置，中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社也將致遠(yuǎn)協(xié)同“二元化”工作流的特點(diǎn)運(yùn)用到了極致。

　　為了說(shuō)明這個(gè)復(fù)雜的流程，宋麗婭副書(shū)記舉了個(gè)例子，比如我們和某個(gè)公司合作，只要點(diǎn)擊這個(gè)“社內(nèi)請(qǐng)示”的表單，表單上有主送領(lǐng)導(dǎo)、是否需要合同審批、是否需要蓋章和營(yíng)業(yè)執(zhí)照、是否需要財(cái)務(wù)及其他說(shuō)明等選項(xiàng)，如果是中了標(biāo)沒(méi)有合同那么下一個(gè)分支就是 “其他” 表單，這個(gè)表單用來(lái)說(shuō)明情況，如果有合同，需要合同審批，下一個(gè)分支就是“合同審批表單”，合同審批過(guò)了還需要營(yíng)業(yè)執(zhí)照，下一個(gè)分支就是“營(yíng)業(yè)執(zhí)照和社章申請(qǐng)表單”，以此類(lèi)推，需要哪個(gè)環(huán)節(jié)流程就會(huì)走哪個(gè)分支?！皠e看這個(gè)流程聽(tīng)上去挺復(fù)雜，但是用起來(lái)非常方便，因?yàn)樵O(shè)置好流程和節(jié)點(diǎn)后系統(tǒng)是可以自動(dòng)流轉(zhuǎn)的，使用者只需照實(shí)將表單上的選項(xiàng)一一填寫(xiě)就可以了，至于下一個(gè)流程是什么根本不需要人去判斷。”

　　由于系統(tǒng)的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)具有唯一性，也避免了越級(jí)申請(qǐng)和申請(qǐng)流程重復(fù)所造成的管理上的尷尬，從而將中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社的社內(nèi)申請(qǐng)流程作為一個(gè)制度固化下來(lái)，使管理有據(jù)可依。這也是宋麗婭在協(xié)同管理軟件中發(fā)掘到的管理智慧。

　　圖為：中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社“社內(nèi)請(qǐng)示”表單

　　宋麗婭副書(shū)記沒(méi)有想到起初她抱著物盡其用的想法，挖掘軟件的深度應(yīng)用，得到的收獲卻大于她的預(yù)期，她不無(wú)感慨地說(shuō)：“上了協(xié)同管理系統(tǒng)之后，徹底改變了我們出版社幾十年的工作習(xí)慣，他提高的不僅僅是效率，而是中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社的整體管理理念。”

　　隨著行業(yè)的發(fā)展變革，出版行業(yè)越來(lái)越重視信息化建設(shè)，但能將協(xié)同軟件的應(yīng)用發(fā)掘到中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社這樣深入的并不多見(jiàn)。究其原因，有的是選錯(cuò)了工具，有的并沒(méi)有深入挖掘軟件的應(yīng)用點(diǎn)。中國(guó)農(nóng)業(yè)出版社對(duì)軟件的深入挖掘或許能給信息化建設(shè)者們一些啟示。