協(xié)同OA軟件內(nèi)外協(xié)同一舉打通“信息孤島”

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內(nèi)外協(xié)同一舉打通“信息孤島”
余杭對泛普OA軟件的產(chǎn)品充滿信心，在XX股份信息系統(tǒng)項目的爭奪中，泛普OA軟件憑借他們產(chǎn)品的綜合優(yōu)勢笑到了最后。
對此，泛普OA軟件網(wǎng)絡負責XX項目的客戶經(jīng)理紅貴賓也流露出幾許得意，他說："協(xié)同商務是近幾年在業(yè)內(nèi)誕生的一個新理念，泛普OA軟件網(wǎng)絡依托自己的研發(fā)力量在國內(nèi)較早推出泛普OA系統(tǒng) 協(xié)同商務系統(tǒng)。"
記者注意到，泛普OA軟件網(wǎng)絡在其主頁和有關的宣傳資料上都把自己定位為"協(xié)同商務的倡導者"。而且，他們在自己公司內(nèi)部也使用自己的產(chǎn)品在進行"協(xié)同商務"。
一般來說，企業(yè)在考慮應用集成的時候，通常要經(jīng)過三個階段才能達到協(xié)同商務的境界。第一個階段是企業(yè)內(nèi)部集成，包括整合電子商務應用軟件與企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)有的套裝軟件或舊有的自開發(fā)的軟件；第二個階段是企業(yè)外部交易層次的集成，包括整合與上游供應鏈體系之間的交易信息，如定單和物流等，甚至是下游顧客的定單管理；第三階段是企業(yè)外部關系層次的集成，包括整合策略聯(lián)盟伙伴間的高附加值的信息，如客戶基本資料、市場信息、產(chǎn)品設計信息等。XX集團是商業(yè)服務企業(yè)，他們最渴望的是數(shù)據(jù)和信息的通暢。出于這樣的考慮，廈門OA系統(tǒng)制定的策略就是通過內(nèi)部協(xié)同和外部協(xié)同，來打通XX股份各關聯(lián)企業(yè)和部門之間的 "信息孤島"。
信息社會帶來的結(jié)果是信息爆炸，大多數(shù)企業(yè)所處理的信息量正在迅速膨脹，平均每 12－18個月就會擴展一倍，這種呈幾何級數(shù)增長的速度的確使得很多人員感到無所適從。
如何有效地處理這些信息，成為很多管理者和員工的頭疼問題，XX股份面對的也是這么一大堆問題。紅貴賓解釋道："對內(nèi)部用戶而言，泛普OA系統(tǒng)可以成為一個知識積累和信息共享的工作平臺。通過給予進入網(wǎng)絡的權(quán)限，員工可以查看信息、執(zhí)行相關操作，如可以查看工作計劃和實施情況，跟蹤項目和分析成本，有效判斷客戶狀態(tài)；高層管理者可以從不同視角查看企業(yè)組織，管理人力資源，分析企業(yè)績效，及時發(fā)現(xiàn)問題所在。而對于外部用戶，比如客戶、經(jīng)銷商以及供應商或其他外部的合作單位，他們可以被授予帳號和密碼通過互聯(lián)網(wǎng)登錄系統(tǒng)并輸入相關信息到自己的帳號。通過門戶站點，內(nèi)部客戶可以方便查看和輸入相關的信息，外部客戶可以輸入、查看最新產(chǎn)品信息、訂單處理情況，與企業(yè)項目人員保持高效聯(lián)系；合作伙伴則可以查看庫存情況，與企業(yè)員工進行電子化聯(lián)系，獲取產(chǎn)品信息，也可以在線下定單以及跟蹤定單。泛普OA系統(tǒng)的門戶站點提供7×24小時服務，所有的工作突破了地域和時間的限制。"
紅貴賓對系統(tǒng)的應用顯然已經(jīng)爛熟于心，他從容不迫地邊演示邊給記者介紹。說到這，他提及了當初的一個小花絮，廈門OA軟件在和XX股份接觸的初期進展并不是十分順利，在對XX高層的演示會上，XX股份在場的一位主要領導并沒有當即表態(tài)，但據(jù)說他回去之后饒有興致地在泛普OA軟件網(wǎng)絡的演示站點上試用了好幾天。隨后，又把廈門泛普OA軟件網(wǎng)絡的人請到公司給他詳細講解。紅貴賓感慨地說："那天我們從下午兩點講到六點，他聽得津津有味，覺得對企業(yè)的幫助的確會很大。實際上，一套協(xié)同商務系統(tǒng)看似復雜，弄清楚可能要好長時間，但真正理解之后就會體味到其中的樂趣。"
"心臟"連同"血脈"，指揮其他"器官"
有著IT從業(yè)經(jīng)驗的李翔，雖說也是剛剛接觸協(xié)同商務的概念，但是他很快意識到這可能是企業(yè)信息化發(fā)展的一個方向，尤其對XX股份這樣的商業(yè)企業(yè)更加適合。不過，考慮到這是一個龐大的系統(tǒng)工程，他們決定還是抓住"要害"，分步實施。
因而，XX股份第一步選擇了OA軟件協(xié)同商務系統(tǒng)7大模塊中的4個模塊，分別是人力資源管理模塊、工作流程管理模塊、知識管理模塊和項目管理模塊。
余杭認為XX股份的選擇抓住了協(xié)同商務的"命門"，他總是喜歡作這樣的比喻："任何企業(yè)都是一個有機的整體，都是以人為中心來運作，企業(yè)內(nèi)的信息點都是互相關聯(lián)的，這些信息點包括人、財、物信息和外部資源等，并以自身相適應的工作流程來運轉(zhuǎn)。如果把一個企業(yè)比喻成單個人的話，企業(yè)中的人力資源部分應該是人體的心臟，一個企業(yè)的動力最終來自寶貴的人力資源，而與企業(yè)運作有關的機制，包括各種工作流程就是企業(yè)的整個血脈，如果相關業(yè)務流程沒有打通，就很有可能導致企業(yè)的某些機能的喪失?quot;
在協(xié)同OA軟件協(xié)同商務軟件系統(tǒng)中，人力資源和工作流程模塊相當于整個系統(tǒng)的"心臟"和"血脈"。其他的模塊就像人體的其他器官，如手、眼、腳、耳等看似獨立的系統(tǒng)，但他們是互相關聯(lián)的，協(xié)同運作來服務整個"人體"，相應地，一個企業(yè)的各個職能部門（包括外部的客戶和合作伙伴）同樣是相關的，各個部門只有協(xié)同工作的時候，企業(yè)才能順暢運轉(zhuǎn)。
泛普OA軟件在協(xié)同商務軟件整體架構(gòu)設計的時候就體現(xiàn)了這樣的思想，系統(tǒng)中的功能模塊：知識管理，客戶關系管理，項目管理，資產(chǎn)管理，財務管理，物流管理（銷售，庫存和采購），人力資源管理和工作流程管理在統(tǒng)一調(diào)配下協(xié)同為企業(yè)的運作服務。記者注意到XX股份的系統(tǒng)正是建立在這種架構(gòu)上的。
一套軟件能不能稱得上協(xié)同商務軟件系統(tǒng)，并不是這個軟件系統(tǒng)包括很多功能模塊，各類功能模塊的簡單堆積不能稱為協(xié)同。正如一個企業(yè)雖然各類部門齊全，但不能為公司同一個目標協(xié)同運作，那么這樣的部門只是形同虛設。XX的這套協(xié)同商務系統(tǒng)在整體軟件模型設計時就采用了協(xié)同管理的思想，做到各個管理功能模塊互相關聯(lián)，對用戶來說處理一個信息不需要知道它是屬于哪個模塊來管理，在同一界面里他只要提交這個信息就可以了，系統(tǒng)就能自動提交到相關的模塊來處理他的信息需求。
到目前為止，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)在XX股份總部試運行了一段時間，不少員工目前對這套系統(tǒng)已經(jīng)相當熟悉，從員工應用的反饋情況來看，大家對企業(yè)信息網(wǎng)狀管理圖的設計比較滿意。在一個完整的協(xié)同商務系統(tǒng)中，只要找到一個信息點，與這個信息點相關的所有信息都可以找到。比如說，如果你找到一位公司內(nèi)部的一位銷售人員，那么與這個銷售人員有關的，如他個人的財務信息（工資、福利、成本、費用），他管理的客戶、文檔資料、下屬，他操作過的項目，他正使用的公司資產(chǎn)，他管理的公司產(chǎn)品、客戶訂單，他采購過的物品，他以前的工作任務，他現(xiàn)在的工作安排，他以后的工作計劃等等都可以被查詢到，與這個員工有關的所有信息像一張網(wǎng)，通過員工個人資料這個信息節(jié)點被提取出。