福建工程檔案管理軟件

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　　項(xiàng)目檔案管理是指建設(shè)項(xiàng)目在項(xiàng)目申請、立項(xiàng)、現(xiàn)場勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量監(jiān)督等環(huán)節(jié)中形成的文字、表格、圖像、圖紙等文件材料的歸檔和管理，為企業(yè)項(xiàng)目績效評價和投資決策提供依據(jù)。工程檔案管理具有專業(yè)性、周期性和服務(wù)性的特點(diǎn)。施工企業(yè)加強(qiáng)工程檔案管理，可以為工程改擴(kuò)建提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，在避免施工盲目性的基礎(chǔ)上，有效降低施工成本。建設(shè)項(xiàng)目是城市發(fā)展的重要組成部分，項(xiàng)目檔案管理可以為相關(guān)領(lǐng)域提供數(shù)據(jù)支持。

　　一、工程檔案管理存在的一些問題

　　1、檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。施工檔案的管理存在很多不規(guī)范的地方，比如資料的收集整理需要聯(lián)系施工進(jìn)度，同步更新資料。企業(yè)施工資料的收集往往滯后于項(xiàng)目的實(shí)際施工進(jìn)度。這種數(shù)據(jù)收集方式可能會影響工程竣工驗(yàn)收的效率，也不能保證數(shù)據(jù)的全面性和真實(shí)性。檔案編研缺乏主動性，檔案分類、重裝、整理、修訂落實(shí)不到位，無法保證檔案的系統(tǒng)化建設(shè)。

　　2、檔案管理的保障措施不完善。部分施工機(jī)構(gòu)未設(shè)置檔案管理的專業(yè)部門和崗位，檔案管理往往由項(xiàng)目部其他非專業(yè)人員管理。甚至可能造成重要資料的遺漏或丟失，這也是施工檔案管理過程中的通病。檔案管理主要以電子檔案和紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案容易受到溫度、濕度、地形等因素的影響。由于設(shè)備的存儲功能沒有加密，電子檔案也可能存在一定的潛在管理風(fēng)險。

　　3、歸檔的及時性有待提高。在建筑工程檔案管理過程中，普遍存在資料收集和檔案歸檔不及時的問題。由于檔案管理人員不深入一線業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，檔案資料收集與施工進(jìn)度差異較大，無法保證項(xiàng)目前期資料收集的完整性和及時性;但檔案收集后，并不主動向檔案管理人員移交檔案。檔案在項(xiàng)目施工人員手中停留時間過長，檔案管理的風(fēng)險也隨之增加。

　　二、工程檔案管理的對策

　　1、實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序發(fā)展

　　在合同簽訂過程中，建設(shè)單位和施工單位必須保證合同內(nèi)容中關(guān)于檔案移交的相關(guān)規(guī)定，明確規(guī)定檔案的移交時間、責(zé)任人等。，并要求施工方嚴(yán)格按照合同內(nèi)容執(zhí)行。作為建筑材料的檢驗(yàn)，建筑工程的質(zhì)量檢驗(yàn)，隱蔽工程的檢測等。檔案是數(shù)據(jù)采集的重要組成部分，企業(yè)有必要加強(qiáng)對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)管。以材料入場環(huán)節(jié)為例。材料進(jìn)場前，要求相關(guān)部門提供質(zhì)量檢驗(yàn)證明，經(jīng)施工單位驗(yàn)收合格后方可進(jìn)場。

　　2、完善檔案管理的保障機(jī)制

　　為了保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，設(shè)立專門的管理部門和責(zé)任制度尤為重要。在此過程中，施工單位需要設(shè)立資料管理崗，派駐一線施工現(xiàn)場，根據(jù)施工進(jìn)度及時收集整理相關(guān)資料，并定期對資料進(jìn)行檢查整理，在保證資料完整性的同時，確保資料能夠全面反映實(shí)際施工情況。企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理的安全場所建設(shè)，提供相應(yīng)的硬件設(shè)備，規(guī)避檔案管理風(fēng)險。

　　3、確保檔案的完整性和及時性

　　為加強(qiáng)項(xiàng)目檔案全過程監(jiān)管，提高歸檔時效，企業(yè)可從項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目監(jiān)管、檔案保管三個環(huán)節(jié)開展管理活動。企業(yè)需要把工程項(xiàng)目的驗(yàn)收階段作為檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在驗(yàn)收的各個階段，要充分把握時機(jī)，反復(fù)審查檔案內(nèi)容，做好查漏補(bǔ)缺工作，為工程檔案轉(zhuǎn)入驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。工程監(jiān)督檢查也是檔案監(jiān)督的重要契機(jī)。在這個環(huán)節(jié)中，檔案管理人員可以及時核對數(shù)據(jù)，有針對性地補(bǔ)充數(shù)據(jù)內(nèi)容，保證檔案信息的完整性。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的作用有哪些

　　1、檔案的有序化管理

　　不同企業(yè)對檔案管理的需求是有所不同的，檔案管理軟件要具備自定義檔案結(jié)構(gòu)和屬性的功能，從而滿足企業(yè)在業(yè)務(wù)檔案管理上的不同需求，通過檔案管理軟件的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案和電子檔案的有序化管理。

　　2、檔案的規(guī)范化管理

　　檔案管理軟件要能對權(quán)限進(jìn)行管理，不同職位的用戶有不同的查閱、錄入等權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化應(yīng)用。

　　3、提高工作效率

　　檔案管理軟件軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進(jìn)行建檔、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤檔案信息，可直接在系統(tǒng)中進(jìn)行更改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源;使用者也可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進(jìn)行關(guān)鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。

　　4、保障檔案的安全

　　檔案管理軟件的安全性高，能靈活方便的進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，具備多級管理方式，能針對不同職位用戶進(jìn)行授權(quán)。

　　大數(shù)據(jù)時代，信息資源關(guān)系到建筑領(lǐng)域的經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定，也影響著城市的規(guī)劃和發(fā)展。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)與建設(shè)單位的聯(lián)系，從項(xiàng)目建設(shè)的全過程入手，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性;要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，企業(yè)除了建設(shè)智能化的檔案管理系統(tǒng)外,還可以發(fā)揮信息技術(shù)縮短空間距離的作用，通過搭建信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)總部對各項(xiàng)目部的監(jiān)督管理，這也是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑。