職場(chǎng)新人：寫出一封“專業(yè)郵件”的4個(gè)速成技巧

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作為在職場(chǎng)待了多年的“老江湖”，其實(shí)我一直都在期待有一篇這樣類似的文章，可以教人輕松掌握寫一封“看起來很專業(yè)的郵件”。

對(duì)任何員工來說，寫專業(yè)的郵件都是一種公司禮節(jié)。這不僅體現(xiàn)了自我的職業(yè)修養(yǎng)程度，也是代表你公司的形象。尤其對(duì)那些在求職路上的年輕人、或者剛進(jìn)職場(chǎng)的新人來說，以更加專業(yè)的面貌應(yīng)對(duì)郵件往來顯得格外重要。

今天我列了以下幾個(gè)小小的意見，希望能對(duì)剛?cè)肷鐣?huì)的“新人”有所幫助。

技巧1：郵件的送出——何謂To(發(fā)送給)，何謂CC(抄送)，何謂BCC(密送)

我發(fā)現(xiàn)很多人搞不清楚誰是“要對(duì)話的對(duì)象”，他們的郵件常常“To”很多人，結(jié)果郵件沒人回應(yīng)，還有甚至因?yàn)椴蛔⒁膺@些抄送用法而導(dǎo)致部門、同事、主管之間產(chǎn)生紛爭(zhēng)。

(1)“To”的人

淺顯易懂是“你所溝通的對(duì)象”，但是除了這個(gè)“已經(jīng)明確的人”之外，還能To的人是直接關(guān)聯(lián)的人，或是跟這件事有緊密聯(lián)系的人，還可能是你上下游任務(wù)接口的人。

(2)CC的人

CC的是“希望讓他知道這事，但是跟他并無直接責(zé)任關(guān)系”的人，通常對(duì)方會(huì)是你的直屬領(lǐng)導(dǎo)，或者是你“To”的人的直屬領(lǐng)導(dǎo)，也有可能是橫跨部門、但是不跟此任務(wù)直接相關(guān)的人，卻是希望他知曉的對(duì)象。

(3)BCC的人

BCC就是想要讓特定的他知道、但是又不想讓郵件內(nèi)相關(guān)人員知曉。這個(gè)使用要小心，因?yàn)槲矣H身經(jīng)歷過被BCC的人沒仔細(xì)看回了郵件……這是令人尷尬的事，所以除非有特殊原因建議使用Forward(轉(zhuǎn)發(fā))。

注意事項(xiàng)：

(1)很多人喜歡使用群組來發(fā)郵件，我個(gè)人認(rèn)為——除非你很清楚群組內(nèi)的每一個(gè)人，不然建議少用群組發(fā)送，這樣就能避免一些基層員工收到無關(guān)郵件的情況。

(2)盡量不要把你要To的同事的直屬主管放在“ToList”，因?yàn)檫@樣就意謂你跟對(duì)方是平等，以及你意圖這件事直接要對(duì)方主管執(zhí)行甚至是負(fù)責(zé)。故除非真有特殊原因，不然請(qǐng)放CC。

技巧2：郵件標(biāo)題

郵件的標(biāo)題需要一目了然。建議按照“【主旨】+【敘述】”的格式來撰寫。比如：“【新聞稿】輕松掌握寫郵件要旨”。這里，“【新聞稿】”是主旨部分，“輕松掌握……”則是比較詳細(xì)的敘述。

(1)標(biāo)題的主旨

方便看郵件的人一目了然地知道這是哪一方面的郵件，并且負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)的人立即知曉從而會(huì)閱讀郵件。

方便搜索。許多人郵箱里都躺著上千封郵件，所以當(dāng)你想要找特定內(nèi)容的郵件時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你能利用“主旨”的關(guān)鍵詞將相關(guān)郵件全部篩選出來，郵件列表非常清晰。這對(duì)于主管級(jí)的人真是一個(gè)超好用的小功能。

(2)標(biāo)題的敘述

建議標(biāo)題的敘述部分，不要超過10個(gè)中文字，因?yàn)樽謹(jǐn)?shù)多，反而不會(huì)有人看或是抓不住重點(diǎn)。簡(jiǎn)潔的敘述是使郵件看上去很專業(yè)的一個(gè)要領(lǐng)。

技巧3：郵件的正文

(1)收件人

在英文中我們會(huì)常用“Dear”、“Hi”或者“Hello”當(dāng)作開頭，不過在中文，目前似乎常看見的就是“某某長(zhǎng)官”或是“某某你好”這樣的敬稱，因?yàn)闆]有敬語很容易會(huì)產(chǎn)生“命令口吻”或是“平等地位”等誤會(huì)。所以收件人稱謂要很注意。

如果可以，請(qǐng)一定明確收件人，盡量不要用“All”來取代。收件人明確了，這樣才能確保對(duì)方能回復(fù)并且執(zhí)行。如果郵件內(nèi)是超過1個(gè)人來負(fù)責(zé)不同任務(wù)，那么請(qǐng)分段寫，這樣更清晰。

(2)主要內(nèi)容

郵件的主要目的是要讓對(duì)方快速掌握需要執(zhí)行的內(nèi)容，所以需要保證以下兩條：

郵件正文內(nèi)容不要超過800字。如果800字都無法說清楚，請(qǐng)直接溝通，確定雙方都達(dá)到共識(shí)后再發(fā)郵件。

如果需要傳遞的內(nèi)容比較復(fù)雜，建議提供附件。其他的輔助說明，提供網(wǎng)絡(luò)鏈接。

郵件內(nèi)容如果能條列說明是最好，這能讓看郵件的人快速領(lǐng)會(huì)。

(3)注意小細(xì)節(jié)

我常常發(fā)現(xiàn)很多人喜歡轉(zhuǎn)發(fā)郵件給直屬領(lǐng)導(dǎo)或是附上附件卻不加說明。我個(gè)人覺得這是很不專業(yè)的表現(xiàn)。如果郵件轉(zhuǎn)發(fā),請(qǐng)?zhí)崃修D(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的重點(diǎn);如果是附件,，也需要簡(jiǎn)單說明這個(gè)附件并且提供此附件的重點(diǎn)。

有時(shí)候所提供的附件很大。因?yàn)楝F(xiàn)在很多人已經(jīng)習(xí)慣在手機(jī)上看郵件，故有個(gè)小建議——當(dāng)附件郵件過大，建議將附件單獨(dú)提供給“所需要的人”?；蚴窃卩]件上說明“如果需要，單獨(dú)索取”，尤其郵件To&CC人員很多的時(shí)候特別注意這一點(diǎn)。

我有時(shí)候會(huì)發(fā)現(xiàn)有些人喜歡把郵件的內(nèi)容標(biāo)注為不同大小的字體、不同的顏色，甚至還使用粗體細(xì)體斜體的字型。我個(gè)人覺得這樣會(huì)讓郵件看起來亂七八糟，所以建議一封郵件不要超過2種不同的視覺形式變化。

技巧4：結(jié)尾署名

署名對(duì)于對(duì)外聯(lián)系人員其實(shí)非常重要，因?yàn)樗鴤€(gè)人信息，比如名字、職稱、部門、電話、郵箱/IM(即時(shí)通訊)、公司網(wǎng)址等等?，F(xiàn)在很多人還會(huì)加上個(gè)人二維碼。

署名也是代表公司身份，所以不要加上太多有個(gè)人色彩的內(nèi)容及敘述。

以上四點(diǎn)是我總結(jié)的關(guān)于如何寫出一封“專業(yè)的郵件”的4個(gè)速成溝通技巧，供大家學(xué)習(xí)交流。因?yàn)閮H為個(gè)人觀點(diǎn)，相信還存在很多疏漏，也請(qǐng)職場(chǎng)的牛人有更多補(bǔ)充。

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