中小型組織的數(shù)據(jù)庫(kù)

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中小型組織應(yīng)如何更好地跟蹤其分支機(jī)構(gòu)？這些分支機(jī)構(gòu)面臨著什么樣的困難，它們又對(duì)哪些業(yè)務(wù)比較在行呢？有關(guān)成員的數(shù)據(jù)庫(kù)或許能夠幫助中小型組織機(jī)構(gòu)解決這樣的問(wèn)題。我們編譯自國(guó)外的關(guān)于中小型組織，尤其是非盈利性組織在選擇數(shù)據(jù)庫(kù)方面的一些建議，希望能夠?qū)δ兴鶈l(fā)。

如果有人需要你提供這樣一個(gè)數(shù)據(jù)——在新加入組織的志愿者中有多少能夠在年內(nèi)進(jìn)行義務(wù)服務(wù)，你需要多長(zhǎng)時(shí)間來(lái)回答這個(gè)問(wèn)題呢？還有，在某個(gè)特定的國(guó)家里，你的組織擁有多少積極分子？或者對(duì)于河流組織來(lái)說(shuō)，在最近五年里世界上哪些地區(qū)的水質(zhì)提高得最快呢？

數(shù)據(jù)庫(kù)就可以幫助你的組織提升回答這些問(wèn)題的能力。在今天，毋庸質(zhì)疑，數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)于中小型組織來(lái)說(shuō)，能夠起到不可估量的作用，因?yàn)閿?shù)據(jù)庫(kù)是幫助組織集中力量于關(guān)鍵且緊要事務(wù)的一個(gè)非常重要的工具。

數(shù)據(jù)庫(kù)可以使你能夠管理成千上萬(wàn)的人和計(jì)劃的數(shù)據(jù)；通過(guò)創(chuàng)建人員列表來(lái)進(jìn)行工作聯(lián)絡(luò)，簡(jiǎn)單而直接;數(shù)據(jù)庫(kù)還可以使得報(bào)告變得更簡(jiǎn)單，不用煩瑣地核對(duì)電子表格和聯(lián)系人，僅僅按下一個(gè)按鈕就能生成報(bào)告。

當(dāng)然，伴隨著數(shù)據(jù)庫(kù)強(qiáng)大的功能也帶來(lái)了復(fù)雜性，所以在選擇和使用數(shù)據(jù)庫(kù)軟件時(shí)有很多要考慮的因素。為了幫您更好地駕馭這個(gè)過(guò)程，我們與很多中小型組織交流并了解了它們面臨的問(wèn)題和存在的優(yōu)勢(shì)，以及它們對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的疑問(wèn)。

下面，我們會(huì)介紹一些關(guān)于中小型組織選擇和使用數(shù)據(jù)庫(kù)的建議，以便其他的中小型組織參考。

明確什么是最重要的

在你打算要使用數(shù)據(jù)庫(kù)并考慮要選擇哪個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)是最適合自己的之前，首先，要想想對(duì)于自己的組織來(lái)說(shuō)，什么是最重要的，這非常重要。

了解使用者是誰(shuí) 首先，組織中的數(shù)據(jù)庫(kù)不應(yīng)該只是屬于技術(shù)人員，很多人都需要使用這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)——比如說(shuō)，任何人都有可能使用這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)查詢(xún)某個(gè)會(huì)員的電話(huà)號(hào)碼，或者其他的聯(lián)系方式。

考慮你要做的任務(wù)和你要追蹤的數(shù)據(jù) 新的系統(tǒng)要支持現(xiàn)有的什么任務(wù)？相比原來(lái)力不從心的系統(tǒng)，新的系統(tǒng)需要改進(jìn)的是什么？最終想要做的是什么？這些都是必須要明確的。

從你希望的結(jié)果開(kāi)始 制作一個(gè)包括所有你想從系統(tǒng)中得出的報(bào)告、名單以及其他資料的列表。明確你需要的是什么信息，你想要的系統(tǒng)是通過(guò)什么方式來(lái)過(guò)濾數(shù)據(jù)的。

從可能性的考慮中獲得幫助 了解與你相同的組織的動(dòng)向，或者他們?cè)诠矓?shù)據(jù)庫(kù)軟件中都提供了什么信息，這些可以幫助你明確自己需要的是什么;另一個(gè)方面，慎重考慮那些看似很漂亮的功能——不要被那些僅僅好看而不實(shí)用的功能所迷惑。

安排需求的主次 確定你的需求中哪些是緊要的，哪些是僅僅為了美觀(guān)而需要的。如果你想一次就尋找到支持所有功能的系統(tǒng)，很可能結(jié)果是給自己帶來(lái)了一個(gè)十分復(fù)雜的系統(tǒng)。

以上的計(jì)劃可以為挑選一個(gè)好的數(shù)據(jù)庫(kù)打下很好的基礎(chǔ)，而且，一旦你拿到了想要的數(shù)據(jù)庫(kù)以后，會(huì)因?yàn)槟阒暗挠?jì)劃而有一個(gè)很高的使用效率。在這一階段，對(duì)計(jì)劃多一點(diǎn)思考和多一些與自己實(shí)際要求的吻合是很重要的，因?yàn)檫@會(huì)在很大程度上影響你最后拿到的是一個(gè)很好的技術(shù)工具，還是一個(gè)昂貴的失誤。

選擇最適合自己的

在明確了自己的需要是什么以后，你還需要去了解都有什么可供選擇的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件包。

了解你的選擇權(quán) 不要從一開(kāi)始就決定僅僅對(duì)你所熟悉的數(shù)據(jù)庫(kù)感興趣，想想還有什么其他的可供選擇，參考多一些的數(shù)據(jù)庫(kù)介紹。市場(chǎng)是很大的，一些你不熟知的軟件必然有它存在的理由，而這沒(méi)準(zhǔn)就是你所需要的。

選擇自己建立數(shù)據(jù)庫(kù)要謹(jǐn)慎 看似嚴(yán)格按照自己的需要在Access或者FileMaker Pro建立一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)就可以了，但是當(dāng)你有特殊需要的時(shí)候，某些問(wèn)題就會(huì)凸現(xiàn)出來(lái)。問(wèn)問(wèn)你自己，你的組織是否有能力制作一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件，你有設(shè)計(jì)、建立和測(cè)試數(shù)據(jù)庫(kù)的資源嗎？能夠維護(hù)和更新你的數(shù)據(jù)庫(kù)嗎？如果建立數(shù)據(jù)庫(kù)的人突然離開(kāi)了該怎么辦？這些都是需要考慮的。

整合，但不要過(guò)分增加 要盡量努力使自己的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量變少，你的組織中所有人的聯(lián)系信息都應(yīng)該存放在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中。如果你發(fā)現(xiàn)需要添加一個(gè)另外的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)時(shí)，想想如何整合這些數(shù)據(jù)，將它們放到原有的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中。

把價(jià)格作為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn) 一個(gè)免費(fèi)或者十分便宜但是卻不能滿(mǎn)足你需求的數(shù)據(jù)庫(kù)是毫無(wú)用處的。事實(shí)上，如果選擇這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)，那么你花在使其正常運(yùn)轉(zhuǎn)的成本很可能要大于適合你的數(shù)據(jù)庫(kù)的成本，即使這樣的數(shù)據(jù)庫(kù)會(huì)多花錢(qián)來(lái)購(gòu)買(mǎi)。所謂物有所值，一定要選擇滿(mǎn)足自己需求的數(shù)據(jù)庫(kù)，錢(qián)不會(huì)白花的。

不要以為越大越好 更多的特性和更多的功能幾乎必然會(huì)使得你的員工們更困難地掌握操作的技術(shù)。最好尋找那些滿(mǎn)足你的核心需求，而沒(méi)有一大堆其他附加特性的數(shù)據(jù)庫(kù)。

你可能會(huì)在全面查看了每個(gè)可能的解決方案后找出最適合自己的數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)然，如果你在之前定義了你的需求，當(dāng)那個(gè)完全滿(mǎn)足你的需求并且能夠有效地工作的數(shù)據(jù)庫(kù)出現(xiàn)的時(shí)候，你一定不會(huì)放過(guò)的，要打有準(zhǔn)備之仗。

更好地使用數(shù)據(jù)庫(kù)

選擇好數(shù)據(jù)庫(kù)，只是第一步，因?yàn)檫\(yùn)行數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程。

不要低估啟動(dòng)過(guò)程 數(shù)據(jù)庫(kù)投入使用是個(gè)耗時(shí)間的過(guò)程。你需要遷移你所有的數(shù)據(jù)——不論是從現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫(kù)還是電子表格、Outlook，或者其他資源——到新的數(shù)據(jù)庫(kù)，之后還要對(duì)你的員工進(jìn)行培訓(xùn)。記住，這個(gè)過(guò)程會(huì)很艱難。

定義數(shù)據(jù)輸入規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn) 保證任何人都能看得懂如何輸入數(shù)據(jù)。“種類(lèi)”、“編號(hào)”都是些什么意思？地址是要用大寫(xiě)還是小寫(xiě)？如果數(shù)據(jù)的輸入格式不一致，會(huì)帶來(lái)噩夢(mèng)般的結(jié)果，那樣你根本無(wú)法得到名單或者報(bào)告；如何制定目錄和信息編碼等，這些問(wèn)題會(huì)在很大程度上影響你的使用。

安排數(shù)據(jù)庫(kù)管理人員 需要有人監(jiān)督數(shù)據(jù)庫(kù)以及輸入的數(shù)據(jù)，用以保證數(shù)據(jù)庫(kù)正常的運(yùn)行，并對(duì)其進(jìn)行檢修，必須確定究竟是誰(shuí)來(lái)負(fù)責(zé)這件事。

其實(shí)，花一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間來(lái)培訓(xùn)、制定標(biāo)準(zhǔn)和維護(hù)等，這會(huì)使得一切運(yùn)轉(zhuǎn)變得更順利，避免將來(lái)發(fā)生令人頭疼的事。

雖然數(shù)據(jù)庫(kù)能夠給組織帶來(lái)巨大的效益，可是選擇好的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件并使其正常運(yùn)轉(zhuǎn)看起來(lái)是很難的一件事。想想你需要什么，看看其他類(lèi)似的組織都在做些什么，仔細(xì)選擇解決方案，認(rèn)真監(jiān)督你的現(xiàn)行系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和程序。根據(jù)上面的建議，可以使得中小型組織輕松地識(shí)別組織中的每個(gè)人、快速地生成報(bào)告、提高你的計(jì)劃能力和關(guān)系水平，與此同時(shí)，最重要的是更好地完成任務(wù)。(ccw)