泛普軟件OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目交付實(shí)施交付之上線(xiàn)階段

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 一、項(xiàng)目啟動(dòng)階段      
 "1.1、
項(xiàng)目立項(xiàng)交接" ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔  ③問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)策  
  核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進(jìn)行或無(wú)效，可能帶來(lái)的后果。 方向和目標(biāo)不清晰，思路沒(méi)有，關(guān)鍵干系人未分析，風(fēng)險(xiǎn)未預(yù)估，項(xiàng)目怎么能做的好？！
  1、了解客戶(hù)核心需求，項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目范圍，初步形成項(xiàng)目推進(jìn)思路和推進(jìn)策略； 《A.1-泛普軟件泛普OA系統(tǒng)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施體系_項(xiàng)目立項(xiàng)內(nèi)部交接會(huì)議_模板2013V1.0》 ★ 2 立項(xiàng)時(shí)的合同付款條件不是最終條件。 與銷(xiāo)售溝通并確認(rèn)潛在更改的可能。
  2、了解客戶(hù)關(guān)鍵人信息，以及關(guān)鍵人的關(guān)注點(diǎn)，形成關(guān)鍵干系人關(guān)系圖；   3 合同中對(duì)實(shí)施功能范圍表述不清。 與客戶(hù)方項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通明確實(shí)施范圍及實(shí)施功能范圍。
  3、分析項(xiàng)目總體風(fēng)險(xiǎn)，并給出應(yīng)對(duì)策略。   4 合同中對(duì)客戶(hù)組織的實(shí)施范圍表述不清。 
     5 合同中有系統(tǒng)集成要求，但是對(duì)于集成的內(nèi)容表述不清。 引導(dǎo)客戶(hù)為主，盡量往標(biāo)準(zhǔn)功能或?qū)崿F(xiàn)成本的較低的方向引導(dǎo)。
  準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 6 合同中明顯有系統(tǒng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)的功能要求。 
  1、項(xiàng)目啟動(dòng)前必須有立項(xiàng)流程和內(nèi)部交接；   7 口頭承諾的內(nèi)容實(shí)現(xiàn)成本較高。 
  2、提前邀約相關(guān)人員。會(huì)議前1天，至少再和相關(guān)人員確認(rèn)一次時(shí)間；   8 無(wú)法得CRM/zhike/ target=_blank class=infotextkey>知客戶(hù)關(guān)鍵人的關(guān)鍵訴求。 與客戶(hù)高層進(jìn)行溝通，抓住高層及老板的關(guān)注點(diǎn)，合理利用客戶(hù)的內(nèi)部資源。
  3、如無(wú)法安排面對(duì)面的會(huì)議，電話(huà)溝通亦可，后期需要銷(xiāo)售和項(xiàng)目同事確認(rèn)。     
  "4、參與人員：
銷(xiāo)售經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理，必要時(shí)售前顧問(wèn)共同參與。建議項(xiàng)目經(jīng)理上級(jí)參加項(xiàng)目交接會(huì)，共同探討項(xiàng)目策略"     
  工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例   
  "1、查看項(xiàng)目立項(xiàng)交接流程并仔細(xì)閱讀合同
     A. 查看合同的金額、付款節(jié)點(diǎn)與對(duì)應(yīng)任務(wù)/交付物
     B. 查看合同規(guī)定的實(shí)施工作內(nèi)容和范圍
     C. 合同約定的上線(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)和交付物
     D. 合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和交付物
     E. 分析實(shí)施的總體風(fēng)險(xiǎn)并給出應(yīng)對(duì)策略" 在系統(tǒng)項(xiàng)目卡片中明確：    
   1，總體風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)策略；    
   2，客戶(hù)方關(guān)鍵人信息；    
  "2、協(xié)調(diào)交接會(huì)議，并提交項(xiàng)目交接會(huì)議紀(jì)要
     A. 明確并評(píng)估合同外的其他口頭承諾
     B. 了解客戶(hù)方關(guān)鍵人信息和其關(guān)注點(diǎn)
     C. 聽(tīng)取銷(xiāo)售同事關(guān)于甲方項(xiàng)目背景的介紹
     D. 聽(tīng)取銷(xiāo)售同事關(guān)于實(shí)施及溝通注意點(diǎn)的建議" 3，上傳《項(xiàng)目立項(xiàng)內(nèi)部交接會(huì)議紀(jì)要》。    
       
       
 "1.2、
郵件發(fā)送項(xiàng)目準(zhǔn)備通知單" ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔  ③問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)策  
  核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進(jìn)行或無(wú)效，可能帶來(lái)的后果。 進(jìn)行“1.4、項(xiàng)目啟動(dòng)前現(xiàn)場(chǎng)溝通”階段時(shí)，客戶(hù)無(wú)準(zhǔn)備，達(dá)成的效果有限。
  在項(xiàng)目實(shí)施人員進(jìn)場(chǎng)前，將前期能溝通、準(zhǔn)備的內(nèi)容都準(zhǔn)備充分。要讓客戶(hù)方清楚了解需要事先做哪些工作、并做了準(zhǔn)備，才能保證啟動(dòng)前溝通的質(zhì)量。 《發(fā)送項(xiàng)目實(shí)施準(zhǔn)備通知單的郵件內(nèi)容》 ★ 2 客戶(hù)方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及成員客戶(hù)方無(wú)法明確。 需要和客戶(hù)溝通并讓其認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的重要性。
   《附件1、泛普軟件項(xiàng)目實(shí)施準(zhǔn)備通知單》 ★ 3 初次溝通并且是電話(huà)或郵件溝通非見(jiàn)面溝通，比較生疏，不容易給客戶(hù)留下深刻印象。 需要表現(xiàn)得特別專(zhuān)業(yè)，已增加客戶(hù)對(duì)我們的信任。
   《附件2、泛普軟件項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃書(shū)模版文檔》 ★ 4 實(shí)施計(jì)劃擬定與實(shí)際情況將有差異。 我們提供的實(shí)施計(jì)劃只是供客戶(hù)了解和參考，具體的計(jì)劃還有待和客戶(hù)的商榷。
   《附件3、各模塊調(diào)研模板》 ★ 5 "軟件，硬件環(huán)境準(zhǔn)備；對(duì)環(huán)境的要求，需要和客戶(hù)充分溝通：
客戶(hù)有小、中、大型客戶(hù)的區(qū)別，有時(shí)候小型客戶(hù)連管理員都沒(méi)有，外網(wǎng)IP也沒(méi)有等等情況都會(huì)發(fā)生，中大客戶(hù)可能會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)周期較長(zhǎng)情況。" 針對(duì)不同客戶(hù)采取不同的溝通內(nèi)容和方式。
  準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
  明確客戶(hù)方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，并拿到以下有效的聯(lián)系方式：     
  1、辦公室電話(huà)；   4 調(diào)研模板的發(fā)放。 內(nèi)容較專(zhuān)業(yè)，各個(gè)模塊資料需要整理內(nèi)容較多，客戶(hù)難理解。根據(jù)客戶(hù)情況分別對(duì)待。
  2、手機(jī)號(hào)碼；     
  3、常用郵箱地址。     
  工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例   
  郵件或者書(shū)面告知對(duì)方項(xiàng)目啟動(dòng)的工作重點(diǎn)： 1、郵件發(fā)送客戶(hù)、抄送直接上級(jí)；    
  1、組建項(xiàng)目組； 2、聯(lián)系結(jié)果反饋到PMI對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目卡片上。    
  2、準(zhǔn)備軟硬件環(huán)境；     
  3、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的制定；     
  4、調(diào)研模板的發(fā)放。     
 "1.3、
電話(huà)溝通項(xiàng)目準(zhǔn)備通知單" ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔  ③問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)策  
  核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進(jìn)行或無(wú)效，可能帶來(lái)的后果。 進(jìn)行“1.4、項(xiàng)目啟動(dòng)前現(xiàn)場(chǎng)溝通”階段時(shí)，客戶(hù)無(wú)準(zhǔn)備，達(dá)成的效果有限。
  1、郵件發(fā)送后，若無(wú)電話(huà)確認(rèn)，對(duì)方可能沒(méi)有收或沒(méi)有看郵件；   2 客戶(hù)高層不參與，不重視。 多次與客戶(hù)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人電話(huà)溝通，明確“項(xiàng)目啟動(dòng)前現(xiàn)場(chǎng)溝通”和高層參與的重要性。
  2、對(duì)方查看郵件后，可能會(huì)有疑問(wèn)，解答疑問(wèn)。若疑問(wèn)沒(méi)有答案，對(duì)方的工作可能不會(huì)推進(jìn)；   3 會(huì)議時(shí)間不斷變。 必要時(shí)請(qǐng)銷(xiāo)售經(jīng)理協(xié)調(diào)客戶(hù)方的安排。
  3、約現(xiàn)場(chǎng)溝通的時(shí)間。   4 會(huì)議議程不明確。 我方的項(xiàng)目經(jīng)理首先要清楚要到達(dá)的目的，以及必要的議程，然后和對(duì)方項(xiàng)目經(jīng)理溝通。
       
  準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
  完成上個(gè)步驟的工作。     
       
  工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例   
  電話(huà)與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通： 1、將電話(huà)溝通的結(jié)果反饋到PMI門(mén)戶(hù)的項(xiàng)目卡片上；    
  1、確認(rèn)對(duì)方收到并查看郵件，根據(jù)郵件的內(nèi)容，逐一電話(huà)溝通并講解啟動(dòng)階段的工作要點(diǎn)； 2、將“項(xiàng)目啟動(dòng)前現(xiàn)場(chǎng)溝通的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人”反饋到PM門(mén)戶(hù)的項(xiàng)目卡片上。    
  2、約定啟動(dòng)前現(xiàn)場(chǎng)溝通的時(shí)間、地點(diǎn)、參與人。     
       
 "1.4、
項(xiàng)目啟動(dòng)前現(xiàn)場(chǎng)溝通" ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔  ③問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)策  
  核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進(jìn)行或無(wú)效，可能帶來(lái)的后果。 "A：我們內(nèi)部交接和溝通的內(nèi)容與實(shí)際情況有偏差，但未得到修正。錯(cuò)誤或不完整的方向、思路、策略，只會(huì)把項(xiàng)目引向深淵。
B：雙方未達(dá)成一致，過(guò)程中反反復(fù)復(fù)，滿(mǎn)意度不高，工作無(wú)效而返工。
C：該明確的未明確，項(xiàng)目遲遲不能驗(yàn)收。
D：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的細(xì)節(jié)未溝通或準(zhǔn)備，導(dǎo)致項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)不成功：該參加的未參加，該講的未講，會(huì)議上雙方僵持。。。一個(gè)不好的開(kāi)始，客戶(hù)怎樣才能信任我們？
E：項(xiàng)目組未成立、項(xiàng)目計(jì)劃未確認(rèn)，這樣能開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)嗎？"
  1、項(xiàng)目經(jīng)理修項(xiàng)目的推進(jìn)思路、實(shí)施策略，以及客戶(hù)方關(guān)鍵干系人關(guān)系圖。此工作結(jié)束后，這三個(gè)關(guān)鍵要素最好不要有方向性問(wèn)題； "會(huì)議結(jié)束后，需提交：
1、《項(xiàng)目啟動(dòng)前現(xiàn)場(chǎng)溝通會(huì)議紀(jì)要_版本_日期》" ★   
       
  2、推進(jìn)思路、實(shí)施策略，以及客戶(hù)方關(guān)鍵干系人關(guān)系圖要清晰和明確，否則項(xiàng)目就不要開(kāi)工，知道確認(rèn)為止！ 2、《項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃書(shū)_V1.0_日期》 ★   
  3、讓雙方核心項(xiàng)目組非常清楚要做什么，要怎么做才能達(dá)成目標(biāo)。 3、《項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議程_V1.0_日期》 ★ 3 若為集團(tuán)公司，項(xiàng)目實(shí)施的組織范圍不明確。 盡量往“實(shí)施總部+試點(diǎn)公司，剩余部分我們指導(dǎo)”的方式引導(dǎo)。
  準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例 4 客戶(hù)實(shí)際需求的重心和范圍和合同功能范圍差異較大。 "若實(shí)際需求的實(shí)現(xiàn)與合同范圍的實(shí)現(xiàn)雖然內(nèi)容不同，但工作量差異不大，可以雙方以項(xiàng)目備忘的方式進(jìn)行置換。
若差異較大，則需根據(jù)情況應(yīng)對(duì)。"
  "1、提前約相關(guān)人員：
客戶(hù)方：項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、系統(tǒng)管理員
我方：簽單經(jīng)理（必須參加）、項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理上級(jí)"     
     5 項(xiàng)目重心不明確、項(xiàng)目目標(biāo)太大。 爭(zhēng)取和項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)或客戶(hù)高層溝通，確定重心。若目標(biāo)較大，則整體規(guī)劃、分步實(shí)施。
  2、會(huì)議前1天，至少再確認(rèn)一次。   6 客戶(hù)項(xiàng)目組過(guò)于單薄。 反復(fù)溝通，不同層級(jí)的溝通，項(xiàng)目組一定要完整并發(fā)揮作用。必要時(shí)發(fā)風(fēng)險(xiǎn)函。
     7 IT沒(méi)有系統(tǒng)管理員。 最遲系統(tǒng)搭建前一定要到位，否則項(xiàng)目在搭建前暫停，直到管理員到位。
  工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例 8 雙方工作職責(zé)不明確。 先明確共同點(diǎn)，差異點(diǎn)視情況分析，但此問(wèn)題一定要妥善處理并達(dá)成共識(shí)。
  "溝通要點(diǎn)：
1、項(xiàng)目實(shí)施的核心關(guān)注點(diǎn)；
2、項(xiàng)目實(shí)施的組織架構(gòu)范圍和功能范圍；
3、明確項(xiàng)目實(shí)施的方向和思路；
4、明確項(xiàng)目組構(gòu)成和成員；
5、明確項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的階段時(shí)間節(jié)點(diǎn)；
6、溝通項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的細(xì)節(jié)。" 1、會(huì)議紀(jì)要不需客戶(hù)簽字，但需上傳項(xiàng)目門(mén)戶(hù)、直接上級(jí)確認(rèn)；    
       
   2、計(jì)劃書(shū)和議程的初稿先上傳到項(xiàng)目門(mén)戶(hù)，直接上級(jí)確認(rèn)后，再需發(fā)送客戶(hù)、抄送直接上級(jí)。    
       
 "1.5、
項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)" ①核心工作 ②項(xiàng)目文檔  ③問(wèn)題、風(fēng)險(xiǎn)、對(duì)策  
  核心目的 成果交付文檔&要求 模版&樣例 1 此階段工作未進(jìn)行或無(wú)效，可能帶來(lái)的后果。 "A：未通過(guò)啟動(dòng)會(huì)的方式統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和方法，過(guò)程中需大量的溝通和協(xié)調(diào)；
B：業(yè)務(wù)部門(mén)在過(guò)程中不重視；
說(shuō)明：快速實(shí)施型項(xiàng)目可以不進(jìn)行，可以放在系統(tǒng)上線(xiàn)前帶著處理。"
  "啟動(dòng)會(huì)的重點(diǎn)是會(huì)議前的準(zhǔn)備工作。
我們要達(dá)到的目的是：
1、雙方就項(xiàng)目目標(biāo)、范圍、組織保障和推進(jìn)工作方法達(dá)成共識(shí)；
2、通過(guò)客戶(hù)領(lǐng)導(dǎo)的重視，客戶(hù)方項(xiàng)目組每個(gè)人都能清楚自己的角色，及在項(xiàng)目中需發(fā)揮的作用和承擔(dān)的責(zé)任；
3、特別是，一般情況下項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)和誤區(qū)，提前在會(huì)議上告訴大家，在項(xiàng)目過(guò)程中省去很多力氣" 1、《項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃書(shū)_版本_日期》； ★   
   2、《項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議程_確認(rèn)稿_日期》； ★ 2 高層不重視，未參加會(huì)議；或只有IT和用戶(hù)部門(mén)參加 務(wù)必能請(qǐng)到領(lǐng)導(dǎo)參加，否則可以不開(kāi)啟動(dòng)會(huì)議；啟動(dòng)會(huì)議本身就是希望能得到很多領(lǐng)導(dǎo)的資源。
   3、《項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)PPT_日期》 ★ 3 參與會(huì)議的人和具體做事情人是兩撥人。 問(wèn)題等于沒(méi)開(kāi)，讓這兩撥人同時(shí)參加會(huì)議。
       
  準(zhǔn)備工作 歸檔PMO文檔&要求 模版&樣例   
  "啟動(dòng)會(huì)前需確定的文件：
1、《項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃書(shū)_版本_日期》需簽字確認(rèn)；
2、《項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議程_確認(rèn)稿_日期》；
3、《項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)PPT_日期》。" "《項(xiàng)目啟動(dòng)開(kāi)工確認(rèn)單》
啟動(dòng)會(huì)后，電子文檔上傳項(xiàng)目門(mén)戶(hù)，直接上級(jí)確認(rèn)，發(fā)客戶(hù)簽字。簽字后紙質(zhì)文檔快遞上海。" ★   
       
       
       
  工作要點(diǎn) 管理工具文件&要求 模版&樣例   
  "啟動(dòng)會(huì)主要議程：
1、雙方與會(huì)人員介紹                              主持人
2、項(xiàng)目背景、目標(biāo)、實(shí)施范圍、組織保障   甲方項(xiàng)目經(jīng)理
3、項(xiàng)目實(shí)施方法論、項(xiàng)目主體計(jì)劃、工作模板、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)提示、下一步工作安排、理念導(dǎo)入培訓(xùn)（根據(jù)客戶(hù)會(huì)議情況安排，可選）；                                                 泛普軟件方項(xiàng)目經(jīng)理
4、泛普軟件方項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)；
5、客戶(hù)方項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)；
6、雙方合影" 1、實(shí)施計(jì)劃需啟動(dòng)會(huì)前雙方確認(rèn)，確認(rèn)前先上傳項(xiàng)目門(mén)戶(hù)，直接上級(jí)確認(rèn)后，郵件發(fā)送客戶(hù)負(fù)責(zé)人、抄送直接上級(jí)    
       
   2、會(huì)議議程和PPT啟動(dòng)會(huì)前，雙方確認(rèn)完畢。