oa辦公系統(tǒng)的需求分析

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 　　對(duì)于OA系統(tǒng)實(shí)施，經(jīng)常聽(tīng)到“OA選型，需求先行”，這也就導(dǎo)出了需求分析的重要性。合理的需求規(guī)劃是OA成功實(shí)施的重大前提。需求分析工作，看起來(lái)似乎很簡(jiǎn)單，無(wú)非就是把自己企業(yè)需要的功能羅列出來(lái)。而事實(shí)上，需求規(guī)劃并沒(méi)有那么簡(jiǎn)單。特別是大型企業(yè)，結(jié)構(gòu)組織和業(yè)務(wù)方面都相對(duì)復(fù)雜。而一個(gè)企業(yè)往往要將多個(gè)組織、多個(gè)部門(mén)，各種數(shù)據(jù)相互聯(lián)系在一起，這種辦公的復(fù)雜性也就帶來(lái)了需求的復(fù)雜性。所以好的OA需求分析必須將這些需求和關(guān)系都描述清楚，給選型負(fù)責(zé)人和實(shí)施方一個(gè)肯定、準(zhǔn)確的要求或說(shuō)明。

　　如果需求沒(méi)有做透，OA系統(tǒng)盲目上線(xiàn)必然造成失敗，建議：

　　1、OA項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須精通數(shù)據(jù)關(guān)系與數(shù)據(jù)控制

　　企業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)的主要負(fù)責(zé)人、應(yīng)用的主要管理者可以不懂計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)技術(shù)，但必須精通業(yè)務(wù)工作的“數(shù)據(jù)關(guān)系與數(shù)據(jù)控制”，否則OA系統(tǒng)建成后往往就很難投入正常運(yùn)行， 發(fā)揮實(shí)際應(yīng)用效果。

　　2、OA需求不能貪大求全

　　需要注意的是，一個(gè)單位建設(shè)OA系統(tǒng)，不能貪大求全求新，只要能滿(mǎn)足本單位的實(shí)際需求，就是最好的。如果單純追求高、新、尖，到頭來(lái)準(zhǔn)是雞飛蛋打。因此，系統(tǒng)建設(shè)之前與建設(shè)過(guò)程中，一定要緊密聯(lián)系本單位的主體業(yè)務(wù)，多向業(yè)務(wù)人員和文秘人員請(qǐng)教，才能做好需求分析工作。

　　3、充分有效的溝通必不可少

　　當(dāng)OA系統(tǒng)的需求確定后，軟件實(shí)施方通常會(huì)進(jìn)行一定程度的定制開(kāi)發(fā)，這就要求企業(yè)方和實(shí)施方保持充分有效的溝通，以需求引導(dǎo)開(kāi)發(fā)，避免不必要的誤解和錯(cuò)誤。

　　4、分階段定需求

　　OA系統(tǒng)的應(yīng)用過(guò)程往往都要經(jīng)歷由淺到深、由簡(jiǎn)到繁的過(guò)程，用戶(hù)需求也可以分階段、有規(guī)劃的進(jìn)行，因此，建議選擇功能實(shí)用、性能穩(wěn)定、價(jià)格適中的平臺(tái)型OA產(chǎn)品。一方面其功能簡(jiǎn)單實(shí)用、便于用戶(hù)快速上手;另一方面，平臺(tái)型的OA軟件具備極好的擴(kuò)展性和靈活性，可以為深化應(yīng)用階段的OA運(yùn)用打好良好基礎(chǔ)。

　　進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析一定是回到現(xiàn)場(chǎng)，所以 可以通過(guò)以下場(chǎng)景中進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析：

　　1、實(shí)現(xiàn)工作流程：

　　這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個(gè)單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

　　2、管理自動(dòng)化：

　　傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，比如說(shuō)，某個(gè)單位來(lái)了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己上網(wǎng)就可以看到符合她身份的權(quán)限范圍內(nèi)的企業(yè)內(nèi)部積累下來(lái)的各種知識(shí)，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

　　3、輔助辦公

　　像會(huì)議管理、車(chē)輛管理等與日常事務(wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。

　　4、開(kāi)放性

    能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。制度“落地”在現(xiàn)實(shí)管理中滲透到管理的各個(gè)方面，而沒(méi)有哪一套軟件能夠獨(dú)立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動(dòng)獲取相關(guān)信息，并完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。