淺談項目管理辦公室的啟動

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  一份研究報告指出，盡管企業(yè)在項目開發(fā)上投入了大量的時間和精力，將項目成功率提高到了34%，但卻依然有15%的項目以失敗告終，51%的項目面臨著種種問題。項目失敗的案例不勝枚舉，其原因也不一而同，但大部分是由于缺乏長期的需求遠見，造成企業(yè)無法看清三個月或六個月之后的需求，導致差強人意的項目計劃，無法掌握關鍵的從屬關系，難以定義項目關鍵階段和分配項目資源。

  雖然開發(fā)一套軟件流程改善程序需要耗費大量的財力和時間，但研究表明，其成果在改善推向市場的時間、生產(chǎn)力、軟件質量上所獲得的回報遠遠超過了所投入的成本。其中，建立項目管理中心(OA辦公系統(tǒng))是第一步，它可以改善以下三個方面：項目、程序和組合管理的最佳實踐; 加速推向市場的時間(time-to-market); 通過具有成本效益的方式來提高活動質量。

1、啟動你的OA辦公系統(tǒng)

　　第一步是通過建立OA辦公系統(tǒng)來判別企業(yè)的需求。比如通過項目管理協(xié)會(PMI)所定義的PPM和OA辦公系統(tǒng)框架來檢驗項目中各方面的關鍵流程、定義組合和程序管理。

　　這類框架分為三個層級(項目、程序和群組)，每一個層級都可以被分割成12個流程群(比如項目啟動、項目計劃等)。 流程群總共由92種流程組成，而這些流程牽涉到9個方面的知識管理(比如規(guī)模、成本、時間、資源等)。譬如，項目管理協(xié)會的流程或組件就包含了項目章程、項目計劃、工作細分結構(WBS)和成本預算。此外，你還須判別哪種類型的管理辦公室(項目、程序或組合)最適合你的需求。在某些情況下，你甚至需要三管齊下來決定企業(yè)的需要。以下就是三種管理辦公室的定義：

　　項目管理辦公室通過一個明確定義的起始和結束點來管理臨時的工作。項目管理辦公室能幫助開發(fā)團隊通過已有的最佳實踐在限定的預算內準時完成項目，同時確保已完成的項目或產(chǎn)品符合參與者的要求。

　　組合管理辦公室管理著一系列的項目，檢查它們是否達到了預定的商業(yè)目標。 譬如，一家零售商需要通過互聯(lián)網(wǎng)獲取500萬名新客戶。在這種情況下，項目組合可以由支持建立網(wǎng)絡知名度的共同戰(zhàn)略互動的電子商務活動組成。組合管理辦公室的關鍵目標包括針對商業(yè)目標來調整項目組合與服務，并管理風險。

　　程序管理辦公室管理著一些列的項目或組合。程序管理辦公室的任務通常是提供理想的資源組合，并達到經(jīng)濟規(guī)模。

　　為了判別哪種管理辦公室最適合你的需要，你應當去分析每個PMI流程對你企業(yè)的重要性。比方說，如果你的當務之急是改善項目成功率，那么可以考慮從項目管理辦公室開始入手。如果你的當務之急是需要了解你的資金都被用到了哪里，那么可以考慮從組合管理辦公室入手。你的需求分析結果將會指引你判別哪一種辦公室最適合你的企業(yè)。 此外，雖然人們常常從項目和程序管理辦公室入手，但這并不表示每家企業(yè)非得照搬不誤。

2、定義企業(yè)的成熟度

  OA辦公系統(tǒng)需要在相對較短的時間內展現(xiàn)清晰可見的價值，這一點非常重要。因此，你必須建立一套基準來制定一個能夠快速測量OA辦公系統(tǒng)價值的流程。你可依照行業(yè)標準最佳實踐(比如那些由PMI所定義的PPM和OA辦公系統(tǒng)框架)來設定基準，并評估你的企業(yè)。

  你可以通過一套1到4級的能力標度(積極、有效、快速響應和業(yè)務驅動)來