新重硬“輕”軟：從機(jī)關(guān)應(yīng)用看協(xié)同OA的簡(jiǎn)廉

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長(zhǎng)期以來(lái)，“重硬輕軟”總被用來(lái)批評(píng)國(guó)內(nèi)注重硬件投資而忽視軟件投資的做法。隨著人們對(duì)軟件的了解逐步深入，各地信息化中心和企業(yè)的信息化部門，不僅紛紛加大對(duì)電腦、服務(wù)器、路由器、交換機(jī)等硬件的投入，也紛紛采用ERP、CRM、協(xié)同辦公等軟件武裝機(jī)構(gòu)的數(shù)字神經(jīng)，以實(shí)現(xiàn)真正的無(wú)縫信息化應(yīng)用。因此，再說(shuō)國(guó)內(nèi)的信息化是“重硬輕軟”，似乎有些說(shuō)不過(guò)去。

   然而，新思創(chuàng)卻認(rèn)為，“重硬輕軟”本不是壞事，恰恰相反，信息化就應(yīng)該重硬“輕”軟！當(dāng)然，這個(gè)重硬“輕”軟有更積極的含義，那就是硬件要“穩(wěn)重”，而軟件要“輕便”。

   神話：小螞蟻擊敗大象

   在湖南省某通信管理機(jī)構(gòu)剛剛結(jié)束的一次協(xié)同OA招標(biāo)中，一個(gè)看起來(lái)非常簡(jiǎn)單的國(guó)內(nèi)協(xié)同辦公軟件，居然挫敗了國(guó)際軟件巨頭IBM的先進(jìn)技術(shù)，在激烈的競(jìng)標(biāo)中勝出，締造了“小螞蟻擊敗大象”的神話。

   基于IBM LOTUS開(kāi)發(fā)的協(xié)同產(chǎn)品，雖然非常成熟，功能也很強(qiáng)大，可以說(shuō)是很有實(shí)力。但從湖南某通信管理機(jī)構(gòu)的角度來(lái)看，技術(shù)架構(gòu)顯得過(guò)于復(fù)雜，實(shí)施、維護(hù)起來(lái)不僅成本過(guò)高，而且如果需要功能拓展，又會(huì)涉及到一大筆后續(xù)費(fèi)用，再加上冗長(zhǎng)的人員培訓(xùn)，簡(jiǎn)直就是一個(gè)吞錢的龐然大物。而在對(duì)比之下，國(guó)內(nèi)的這家協(xié)同辦公方案，不僅不需要添加任何新的硬件、軟件，實(shí)施起來(lái)非?？旖?，而且用戶界面完全“傻瓜化”，只需要很簡(jiǎn)單的人員培訓(xùn)即可上手使用，后續(xù)的維護(hù)也很方便。

   看來(lái)，技術(shù)和功能本身的強(qiáng)大與否并不重要，每個(gè)產(chǎn)品都有自己的優(yōu)缺點(diǎn)，重要的是是否適合自己。

   客戶：輕便廉效是關(guān)鍵

   無(wú)獨(dú)有偶，就在此前結(jié)束的政府統(tǒng)一招標(biāo)采購(gòu)中，湖南省民族事務(wù)委員會(huì)也同樣采用了該協(xié)同軟件，該軟件正是一直大力倡導(dǎo)易用思想的協(xié)同辦公領(lǐng)導(dǎo)品牌新思創(chuàng)。而在稍早的時(shí)候，甘肅兩個(gè)空軍部隊(duì)也先后采用了新思創(chuàng)協(xié)同OA。

   與其說(shuō)眾多單位紛紛選擇了新思創(chuàng)，還不如說(shuō)是他們選擇了“易用”，到底有什么原因呢？原來(lái)，“輕便廉效”是關(guān)鍵所在。

   據(jù)湖南民族事務(wù)委員會(huì)信息化負(fù)責(zé)人表示，政府機(jī)關(guān)在選擇協(xié)同辦公應(yīng)用方案的時(shí)候，應(yīng)該考慮自身的特點(diǎn)。政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的人員年齡層次差距較大，既有接受事務(wù)較快的年輕人，也有學(xué)習(xí)起來(lái)稍顯吃力的中老年人。因此，簡(jiǎn)單、便利是第一原則。只有簡(jiǎn)單、便利，才有可能讓全員容易接受，不為負(fù)擔(dān)，而為工具，從而提升整體運(yùn)作效率。

   而據(jù)湖南某通信管理機(jī)構(gòu)信息化負(fù)責(zé)人表示，根據(jù)政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位經(jīng)費(fèi)預(yù)算的特點(diǎn)，信息化項(xiàng)目一般都是根據(jù)一定比例申請(qǐng)財(cái)政撥款，因此，后續(xù)的維護(hù)費(fèi)用不能太高，第一次采購(gòu)的成本也不能太貴，否則就有可能造成一次采購(gòu)，后續(xù)擱置的現(xiàn)象，造成國(guó)家資金的浪費(fèi)，這就需要協(xié)同辦公的整體成本要“廉”。

   新思創(chuàng)：軟件要“輕”一點(diǎn)

   以“易用”為賣點(diǎn)迅速成為中國(guó)協(xié)同辦公軟件領(lǐng)導(dǎo)品牌的新思創(chuàng)，歷經(jīng)了市場(chǎng)的風(fēng)風(fēng)雨雨，感觸良多。他們坦言，中國(guó)的協(xié)同辦公其實(shí)普及得還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這個(gè)里面，軟件本身的易用性絕對(duì)是一個(gè)檻。因此，軟件不妨“輕”一點(diǎn)。

   新思創(chuàng)的市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人馬先生認(rèn)為，軟件廠商不應(yīng)該只是“CP，CONCEPT PROVIDER （概念制造商）”。更多地工作是要化繁為簡(jiǎn)，讓軟件“輕松”一點(diǎn)，“輕便”一點(diǎn)、“輕巧”一點(diǎn)。技術(shù)架構(gòu)可以復(fù)雜，但用戶使用一定要簡(jiǎn)單；工作流程可以繁雜，但用戶使用一定要便利。微軟的成功，很多評(píng)論家都?xì)w咎于它的圖形界面，而圖形界面其實(shí)就是讓用戶輕松一點(diǎn)。

   因此，新思創(chuàng)在設(shè)計(jì)其協(xié)同辦公軟件的時(shí)候，就大膽地將界面設(shè)計(jì)成網(wǎng)絡(luò)式。也就是說(shuō)，只要是用過(guò)電子郵件、或者看過(guò)論壇的用戶，都會(huì)比較熟悉界面的操作。而就在這看似簡(jiǎn)單的論壇式操作界面下，隱藏的是復(fù)雜的工作流和技術(shù)設(shè)計(jì)。

   為了進(jìn)一步減輕用戶的負(fù)擔(dān)，新思創(chuàng)還推出了類似于QQ這樣的客戶端的工具軟件，讓客戶不用登陸IE系統(tǒng)，即可完成信息交流等很多OA功能。用他們的話來(lái)說(shuō)，“任何一個(gè)協(xié)同辦公軟件廠商，都不能有能力去教育如此廣大的受眾。而中國(guó)有1.23億網(wǎng)民，他們每天的生活，都在郵件、論壇、QQ這樣的環(huán)境中度過(guò)，這樣一個(gè)天然而又強(qiáng)大無(wú)比的教育力量，為什么我們協(xié)同辦公軟件不拿來(lái)用呢？這樣是不是能夠讓協(xié)同軟件更加輕松、輕便、輕巧一些呢？”

   信息化：輕裝上陣

   協(xié)同辦公的最終目的是解放人的生產(chǎn)力，不是束縛人的手腳，正如客戶所言：“不為負(fù)擔(dān)，而為工具”。如此看來(lái)，在中國(guó)協(xié)同辦公市場(chǎng)，軟件未必是大而全就好。不注重“簡(jiǎn)便廉效”的中國(guó)特色，洋和尚也未必好念經(jīng)！

   只有簡(jiǎn)便、實(shí)用、靈活的辦公系統(tǒng)，才能讓用戶輕裝上陣，大展身手。