基于管理工作效率提升的辦公自動化意義探究

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摘 要：隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，信息化管理逐漸成為各個企業(yè)的重要管理手段。辦公自動化對于提高工作效率和工作質(zhì)量以及廣泛的利用社會各種信息資源具有重要的作用，已成為事業(yè)單位進行管理工作的重要手段和內(nèi)容，特別是對于事業(yè)單位管理工作效率的提升，辦公自動化可謂是發(fā)揮了不可替代的作用。文章基于事業(yè)單位管理工作效率的提升，對辦公自動化建設和應用的意義進行了探討。

關(guān)鍵詞：辦公自動化 管理工作效率 意義

在很多企事業(yè)單位中，管理人員每天都會有大量的文案和檔案資料需要處理，面對復雜的工作流程，決策者需要依據(jù)各種信息做出重要的決定，因此，在新形勢下，事業(yè)單位建立一套自動化辦公系統(tǒng)很有必要。辦公自動化具有方便、快捷的特點，不僅能夠使事業(yè)單位改變傳統(tǒng)的辦公管理理念，加速其管理手段的現(xiàn)代化進程，豐富文案、檔案等資料的記載形式和保存形式，還能夠有效的節(jié)約人力資源，減輕管理人員的工作壓力，特別是對于提高管理人員的管理工作效率具有重要的意義，對事業(yè)單位的各項管理工作產(chǎn)生了深遠的影響。

1.有利于事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理的自動化和一體化

檔案是眾多企事業(yè)單位、機構(gòu)和組織等在社會活動中形成文字、視頻、圖像以及其他信息的原始記錄，也可作為歷史的真實記載，因此，檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展具有特殊的意義。檔案管理工作主要任務是對檔案進行收集、整理、檢定、儲存、檢索等，而自動化辦公使檔案記載、保存形式等先進和豐富起來，將自動化辦公融入事業(yè)單位的檔案管理中，檔案管理人員能夠充分運用辦公自動化系統(tǒng)和軟件，對資料進行準確、快速、自動化的管理，并保證檔案信息的真實性、可靠性和安全性；另外，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資料的處理和管理是兩個獨立的環(huán)節(jié)，分工明確，一般由不同的工作人員進行檔案的處理和管理，但是隨著自動化辦公的引入，事業(yè)單位逐漸轉(zhuǎn)變了管理觀念，在管理方式上逐漸走向統(tǒng)一，不再將檔案管理工作看作是一項獨立的工作，而是一項將單位文件管理工作和檔案管理工作融為一體的綜合性工作，將檔案管理過程看作是工作人員加工信息的全過程?？傊?，自動化辦公對于事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理工作的自動化和一體化具有重要的意義。

2.能夠加快事業(yè)單位信息化管理進程

辦公自動化是一項服務于某種目標的系統(tǒng)，它主要是通過計算機技術(shù)、通信技術(shù)等發(fā)展起來的，可以說，沒有信息化，也就不會有現(xiàn)代化，因此，廣大事業(yè)單位想要實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化，必須將建立信息化辦公模式作為一項重要的工程，不斷將計算機技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)等應用到辦公當中，使單位的各項管理工作通過計算機技術(shù)、通信技術(shù)以及網(wǎng)絡技術(shù)辦公來完成，這對于簡化管理工作程序、提高工作效率有著積極的意義。與此同時，事業(yè)單位也必須認識到，信息化建設是一個復雜且系統(tǒng)的過程，不能一蹴而就，它不僅涉及到計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)、通信技術(shù)等，還涉及到管理學科、行為學科、工程學科、系統(tǒng)學科等，特別是辦公自動化系統(tǒng)，它在信息化管理系統(tǒng)中的地位非常重要。對于事業(yè)單位的信息化管理系統(tǒng)來說，有針對性的對辦公自動化系統(tǒng)進行規(guī)劃和設計并科學應用于辦公業(yè)務中，不僅能夠確保信息傳遞的真實性、快捷性和安全性，還能夠使信息化管理系統(tǒng)的功能作用不斷擴展和延伸，使其充分發(fā)揮網(wǎng)絡信息化的作用，加快了信息化管理進程。

3.對于提高工作人員的工作效率具有重要的意義

在辦公自動化系統(tǒng)中，具有多功能模塊，不僅有檔案管理模塊，還有辦公、信息模塊等，通過辦公自動化平臺，各部門之間彼此加強溝通和交流，能夠更好的實現(xiàn)信息共享，還能夠有效的改善和提高各部門之間的辦公工作能力、處理信息的能力，這樣就使工作效率得到了顯著的提高。此外，各部門的工作人員能夠通過辦公自動化平臺獲得不同部門、不同區(qū)域的信息，并能夠及時加強與其他工作人員的溝通和交流，了解最新信息和動態(tài)，使得他們的辦公能力和事務處理能力有效的得到提升，最終提高了工作效率，保證辦公的規(guī)范化和科學化，對于提升事業(yè)單位整體管理工作效率和現(xiàn)代化管理水平具有重要的現(xiàn)實意義。

4.有利于工作人員綜合素質(zhì)的提高

辦公自動化系統(tǒng)作為重要的現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，具有很強的適用性，其應用的主要目的實現(xiàn)信息資源共享。而事實上，辦公自動化對工作人員提出了更高的要求。這主要是因為辦公自動化系統(tǒng)是一項先進的、涉及到多學科、多領(lǐng)域的系統(tǒng)，工作人員要想通過辦公自動化提高管理工作效率，就必須掌握熟練的計算機技術(shù)、網(wǎng)絡技術(shù)相關(guān)的理論知識和實際操作能力，還要熟悉辦公自動化的工作流程，而由于涉及到管理，工作人員還需掌握一定的管理學科、行為學科的知識等，總之，在信息管理過程中，工作人員只有不斷提高自身的素質(zhì)和能力，才能更好的適應辦公自動化對綜合性人才的需求。由此可見，辦公自動化有利于工作人員在工作過程中不斷提升自己的整體素質(zhì)、工作效率和管理水平。

5.結(jié)語

總之，辦公自動化對事業(yè)單位管理工作效率的影響是深遠的，它將單位各個部門密切的聯(lián)系了起來，強化了單位內(nèi)部工作人員、部門之間的交流和協(xié)同工作，不僅有利于事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理的自動化和一體化，加快事業(yè)單位信息化管理進程，還對于提高工作人員的工作效率、整體素質(zhì)以及事業(yè)單位的整體管理水平具有重要作用。當前，科技仍在不斷進步，而辦公自動化技術(shù)也將會在信息化環(huán)境的發(fā)展過程中日新月異，未來，自動化辦公必將成為事業(yè)單位事務辦公的主要趨勢。

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