北京OA信息化規(guī)劃的幾個(gè)常見(jiàn)問(wèn)題

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   知識(shí)管理是管理領(lǐng)域的新興課題和大難題，是國(guó)內(nèi)企業(yè)普遍的管理短板。一些企業(yè)投入了很大的資源去建立知識(shí)管理體系，卻未能達(dá)到預(yù)期的效果，其癥結(jié)在哪里呢，以下是幾個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題。 

一、知識(shí)管理規(guī)劃的過(guò)度集權(quán)問(wèn)題

    一些企業(yè)在咨詢機(jī)構(gòu)的輔導(dǎo)下制訂了龐大而系統(tǒng)的知識(shí)管理規(guī)劃，成立了專門的知識(shí)管理工作推進(jìn)組，投入了大量的資源，建立了龐大的體系，卻因?yàn)槟硞€(gè)環(huán)節(jié)、某個(gè)舉措的不當(dāng)導(dǎo)致最終整體失敗。

    這很大程度是因?yàn)楸娍陔y調(diào)，各部門有自己的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，規(guī)劃出可適用于每個(gè)部門的知識(shí)管理體系即便可能，也未必是合理的。所以，如果規(guī)劃的制訂與實(shí)施過(guò)度集權(quán)，則項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)很大。

    所以，知識(shí)管理的規(guī)劃既要考慮統(tǒng)籌規(guī)劃的需要，也要充分考慮分散規(guī)劃的需求。分散規(guī)劃的責(zé)任可由各部門承擔(dān)，而由總體規(guī)劃人員提供指導(dǎo)。為了減少規(guī)劃實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)可以先搞試點(diǎn)，但試點(diǎn)的選擇面不宜過(guò)于狹窄，也不必局限于某個(gè)特定的方案設(shè)想，初期階段的試點(diǎn)面宜較寬，宜按照“多部門、多方案、多舉措”的思路安排試點(diǎn)，如此可以照顧不同部門的特點(diǎn)，檢驗(yàn)不同的方案設(shè)計(jì)，還可以避免個(gè)別措施不當(dāng)導(dǎo)致整體方案失敗的風(fēng)險(xiǎn)。

二、忽視知識(shí)的整理、提煉和驗(yàn)證

    知識(shí)管理有三個(gè)主要環(huán)節(jié)，一是知識(shí)的發(fā)掘、沉淀和積累；二是知識(shí)的整理、提煉和驗(yàn)證，三是知識(shí)的傳播、學(xué)習(xí)和運(yùn)用。國(guó)內(nèi)企業(yè)與國(guó)外企業(yè)在知識(shí)管理上的主要差距，往往并不在于第一、第三個(gè)環(huán)節(jié)，而在第二個(gè)環(huán)節(jié)的差距，該差距的存在是普遍性的。第一個(gè)環(huán)節(jié)涉及KM系統(tǒng)的建立，第二個(gè)環(huán)節(jié)涉及KM系統(tǒng)的維護(hù)。在知識(shí)管理（KM）系統(tǒng)的建設(shè)中，最擔(dān)心的不是系統(tǒng)能否建立，而是系統(tǒng)能否發(fā)揮作用?，F(xiàn)代社會(huì)是信息爆炸、知識(shí)高速增長(zhǎng)的時(shí)代，人們獲取知識(shí)和信息的途徑越來(lái)越便捷、成本越來(lái)越低。不難預(yù)見(jiàn)，當(dāng)KM系統(tǒng)建立起來(lái)后，隨著知識(shí)和信息的大量沉淀，如果不能及時(shí)有效地對(duì)知識(shí)進(jìn)行整理、提煉和驗(yàn)證，則員工就可能對(duì)著大量新陳交疊、正誤難辨的知識(shí)不知所措。所以，隨著時(shí)間的推移， KM系統(tǒng)的效用越來(lái)越多地取決于第二個(gè)環(huán)節(jié)，即知識(shí)的整理、提煉和驗(yàn)證工作。而該環(huán)節(jié)是國(guó)內(nèi)企業(yè)所普遍忽視的，這或是國(guó)內(nèi)眾多企業(yè)在知識(shí)管理系統(tǒng)建立之后不久使用率逐漸降低，甚至最終棄之不用的癥結(jié)所在。

    任何經(jīng)驗(yàn)不經(jīng)提煉和驗(yàn)證，就不能上升為理論，人們對(duì)不能上升為理論的經(jīng)驗(yàn)只能“知其然，不知其所以然”，這就必然導(dǎo)致盲目的保守，影響后續(xù)的改進(jìn)，同時(shí)不能根據(jù)相關(guān)因素的變化進(jìn)行變通性調(diào)整。對(duì)大量沉淀的知識(shí)不及時(shí)整理，就不能保證知識(shí)的更新，人們對(duì)相互沖突的知識(shí)就會(huì)茫然不知所措。

    那么，如何強(qiáng)化知識(shí)管理的第二個(gè)環(huán)節(jié)呢？本人認(rèn)為有幾個(gè)要點(diǎn)：

    1、需要有專職人員進(jìn)行管理；

對(duì)于知識(shí)管理的第一、第三個(gè)環(huán)節(jié)，只要建立相應(yīng)的系統(tǒng)和機(jī)制就能自行運(yùn)轉(zhuǎn)，但知識(shí)的整理、提煉和驗(yàn)證是工作量很大、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，若無(wú)專職人員管理是很難保證效果的，甚至可能是無(wú)法運(yùn)轉(zhuǎn)的。

    2、需要有經(jīng)常性的資源投入；

    國(guó)內(nèi)企業(yè)在推行知識(shí)管理時(shí)，往往初期的投入很大，但在系統(tǒng)建立起來(lái)后，就不愿或忽視了維護(hù)性資源的投入，導(dǎo)致系統(tǒng)的可用性逐漸降低。這里的系統(tǒng)可用性主要指知識(shí)的及時(shí)整理、驗(yàn)證和更新。

    3、需要有規(guī)范化的管理體系。

    知識(shí)的整理、提煉和驗(yàn)證應(yīng)有一套規(guī)范的管理方法，才能保證其科學(xué)性和權(quán)威性。這套體系的設(shè)計(jì)，可借鑒KPO（關(guān)鍵崗位操作）標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)的相關(guān)制度。

三、知識(shí)管理的評(píng)價(jià)與激勵(lì)問(wèn)題

    有的企業(yè)認(rèn)識(shí)到評(píng)價(jià)與激勵(lì)機(jī)制在知識(shí)管理中的重要性，并引進(jìn)或建立的知識(shí)管理績(jī)效評(píng)價(jià)系統(tǒng)。事實(shí)上，如此復(fù)雜的評(píng)價(jià)系統(tǒng)未必有效，尤其是在在知識(shí)管理的初期階段，采取相對(duì)簡(jiǎn)單的評(píng)價(jià)激勵(lì)手段可能更加合理。

    比如，采取網(wǎng)上投票或網(wǎng)上點(diǎn)擊率統(tǒng)計(jì)排名等簡(jiǎn)單的辦法，通過(guò)對(duì)員工的知識(shí)共享文章作每日點(diǎn)擊量、近期點(diǎn)擊量、累計(jì)點(diǎn)擊量的統(tǒng)計(jì)排名（技術(shù)上應(yīng)通過(guò)身份識(shí)別排除重復(fù)點(diǎn)擊），每月公布前10位（或20位等）排名并予以獎(jiǎng)勵(lì)。這種評(píng)價(jià)、激勵(lì)手段雖然簡(jiǎn)單易行單可能相當(dāng)有效。