北京OA信息化規(guī)劃的幾個常見問題

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

   知識管理是管理領(lǐng)域的新興課題和大難題，是國內(nèi)企業(yè)普遍的管理短板。一些企業(yè)投入了很大的資源去建立知識管理體系，卻未能達到預(yù)期的效果，其癥結(jié)在哪里呢，以下是幾個常見的問題。 

一、知識管理規(guī)劃的過度集權(quán)問題

    一些企業(yè)在咨詢機構(gòu)的輔導(dǎo)下制訂了龐大而系統(tǒng)的知識管理規(guī)劃，成立了專門的知識管理工作推進組，投入了大量的資源，建立了龐大的體系，卻因為某個環(huán)節(jié)、某個舉措的不當(dāng)導(dǎo)致最終整體失敗。

    這很大程度是因為眾口難調(diào)，各部門有自己的業(yè)務(wù)特點，規(guī)劃出可適用于每個部門的知識管理體系即便可能，也未必是合理的。所以，如果規(guī)劃的制訂與實施過度集權(quán)，則項目失敗的風(fēng)險就會很大。

    所以，知識管理的規(guī)劃既要考慮統(tǒng)籌規(guī)劃的需要，也要充分考慮分散規(guī)劃的需求。分散規(guī)劃的責(zé)任可由各部門承擔(dān)，而由總體規(guī)劃人員提供指導(dǎo)。為了減少規(guī)劃實施風(fēng)險可以先搞試點，但試點的選擇面不宜過于狹窄，也不必局限于某個特定的方案設(shè)想，初期階段的試點面宜較寬，宜按照“多部門、多方案、多舉措”的思路安排試點，如此可以照顧不同部門的特點，檢驗不同的方案設(shè)計，還可以避免個別措施不當(dāng)導(dǎo)致整體方案失敗的風(fēng)險。

二、忽視知識的整理、提煉和驗證

    知識管理有三個主要環(huán)節(jié)，一是知識的發(fā)掘、沉淀和積累；二是知識的整理、提煉和驗證，三是知識的傳播、學(xué)習(xí)和運用。國內(nèi)企業(yè)與國外企業(yè)在知識管理上的主要差距，往往并不在于第一、第三個環(huán)節(jié)，而在第二個環(huán)節(jié)的差距，該差距的存在是普遍性的。第一個環(huán)節(jié)涉及KM系統(tǒng)的建立，第二個環(huán)節(jié)涉及KM系統(tǒng)的維護。在知識管理（KM）系統(tǒng)的建設(shè)中，最擔(dān)心的不是系統(tǒng)能否建立，而是系統(tǒng)能否發(fā)揮作用。現(xiàn)代社會是信息爆炸、知識高速增長的時代，人們獲取知識和信息的途徑越來越便捷、成本越來越低。不難預(yù)見，當(dāng)KM系統(tǒng)建立起來后，隨著知識和信息的大量沉淀，如果不能及時有效地對知識進行整理、提煉和驗證，則員工就可能對著大量新陳交疊、正誤難辨的知識不知所措。所以，隨著時間的推移， KM系統(tǒng)的效用越來越多地取決于第二個環(huán)節(jié)，即知識的整理、提煉和驗證工作。而該環(huán)節(jié)是國內(nèi)企業(yè)所普遍忽視的，這或是國內(nèi)眾多企業(yè)在知識管理系統(tǒng)建立之后不久使用率逐漸降低，甚至最終棄之不用的癥結(jié)所在。

    任何經(jīng)驗不經(jīng)提煉和驗證，就不能上升為理論，人們對不能上升為理論的經(jīng)驗只能“知其然，不知其所以然”，這就必然導(dǎo)致盲目的保守，影響后續(xù)的改進，同時不能根據(jù)相關(guān)因素的變化進行變通性調(diào)整。對大量沉淀的知識不及時整理，就不能保證知識的更新，人們對相互沖突的知識就會茫然不知所措。

    那么，如何強化知識管理的第二個環(huán)節(jié)呢？本人認為有幾個要點：

    1、需要有專職人員進行管理；

對于知識管理的第一、第三個環(huán)節(jié)，只要建立相應(yīng)的系統(tǒng)和機制就能自行運轉(zhuǎn)，但知識的整理、提煉和驗證是工作量很大、專業(yè)性很強的工作，若無專職人員管理是很難保證效果的，甚至可能是無法運轉(zhuǎn)的。

    2、需要有經(jīng)常性的資源投入；

    國內(nèi)企業(yè)在推行知識管理時，往往初期的投入很大，但在系統(tǒng)建立起來后，就不愿或忽視了維護性資源的投入，導(dǎo)致系統(tǒng)的可用性逐漸降低。這里的系統(tǒng)可用性主要指知識的及時整理、驗證和更新。

    3、需要有規(guī)范化的管理體系。

    知識的整理、提煉和驗證應(yīng)有一套規(guī)范的管理方法，才能保證其科學(xué)性和權(quán)威性。這套體系的設(shè)計，可借鑒KPO（關(guān)鍵崗位操作）標(biāo)準(zhǔn)化管理系統(tǒng)的相關(guān)制度。

三、知識管理的評價與激勵問題

    有的企業(yè)認識到評價與激勵機制在知識管理中的重要性，并引進或建立的知識管理績效評價系統(tǒng)。事實上，如此復(fù)雜的評價系統(tǒng)未必有效，尤其是在在知識管理的初期階段，采取相對簡單的評價激勵手段可能更加合理。

    比如，采取網(wǎng)上投票或網(wǎng)上點擊率統(tǒng)計排名等簡單的辦法，通過對員工的知識共享文章作每日點擊量、近期點擊量、累計點擊量的統(tǒng)計排名（技術(shù)上應(yīng)通過身份識別排除重復(fù)點擊），每月公布前10位（或20位等）排名并予以獎勵。這種評價、激勵手段雖然簡單易行單可能相當(dāng)有效。