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利用ERP軟件實(shí)施訂單成本核算
隨著中國企業(yè)加入全球化競爭的序列,高利潤的年代似乎已經(jīng)過去,取而代之的是所謂的微利時代。企業(yè)產(chǎn)品成本的準(zhǔn)確數(shù)據(jù),可向管理當(dāng)局提供更多信息,幫助其作出更好決策,如定價等,同時還有利于計(jì)劃控制和業(yè)績評價,所以成本計(jì)算在會計(jì)系統(tǒng)中有著重要作用。目前企業(yè)生產(chǎn)的普遍特點(diǎn)是小批量、多品種,個性化的需求越來越多,這給成本的計(jì)算增加了難度。因此如何準(zhǔn)確地計(jì)算成本對企業(yè)的財(cái)務(wù)人員是一個巨大的挑戰(zhàn)。手工計(jì)算的工作量太大,而且準(zhǔn)確性又難以保證,所以利用ERP軟件來計(jì)算成本是最佳方法。下面我們通過舉例來看一下如何利用ERP軟件來實(shí)現(xiàn)訂單成本的核算,本文使用的軟件環(huán)境為用友U861ERP管理軟件(核算必備模塊為庫存、存貨、采購、銷售、物料清單、生產(chǎn)訂單以及成本等)。
假設(shè)有一家汽車生產(chǎn)企業(yè),主要生產(chǎn)整車和發(fā)動機(jī)。生產(chǎn)流程大致為:首先,發(fā)動機(jī)廠生產(chǎn)的發(fā)動機(jī)完工后入半成品庫(發(fā)動機(jī)也可對外出售)。然后,總裝廠領(lǐng)用各種材料及半成品進(jìn)行總裝,完工后入產(chǎn)成品庫。公司要求按訂單計(jì)算發(fā)動機(jī)和整車的生產(chǎn)成本。
一、前期準(zhǔn)備工作
第一步:制訂產(chǎn)品BOM
該公司每道生產(chǎn)工序完工后,將產(chǎn)品及其成本都轉(zhuǎn)入下一工序,按照成本要素歸集的方法,使用逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步法。這種方法最為復(fù)雜,完全按照產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與工藝流程計(jì)算成本,但這種計(jì)算方法最符合U8成本管理核算思想,通過多層次BOM即可實(shí)現(xiàn)。因此,首先我們要制訂一份準(zhǔn)確的產(chǎn)品BOM(bill of material),即物料清單。在軟件的物料清單模塊中,錄入產(chǎn)品結(jié)構(gòu),通過表體的領(lǐng)料部門指明生產(chǎn)部門(對應(yīng)工作中心)。BOM這項(xiàng)工作十分重要,可以說是成本計(jì)算的基石。
第二步:參數(shù)配置
在成本模塊中對參數(shù)進(jìn)行配置(見表1)。
此外,還要定義成本中心,成本中心指企業(yè)內(nèi)部可以歸集成本費(fèi)用的末級部門或工作中心,是基本的成本核算單位。本例中我們將發(fā)動機(jī)廠、總裝廠設(shè)為成本中心。接著我們要定義產(chǎn)品屬性。按照在物料清單中定義的領(lǐng)用部門,點(diǎn)擊刷新取到成本中心對應(yīng)的產(chǎn)品。
第三步:錄入期初在制品成本
對軟件的一些參數(shù)進(jìn)行設(shè)置以后,我們將要在系統(tǒng)中進(jìn)行期初在制品成本的錄入。因?yàn)樵谠O(shè)置時選擇了“啟用生產(chǎn)制造數(shù)據(jù)來源”,其作用相當(dāng)于在U8 52成本管理選項(xiàng)中的“是否嚴(yán)格按照生產(chǎn)訂單”,其直接后果就是沒有生產(chǎn)訂單,成本管理模塊沒法使用,因?yàn)樗械某杀举Y料都要求對應(yīng)到生產(chǎn)訂單上,所以建賬期初余額也要求將上月未完工產(chǎn)品以生產(chǎn)訂單的形式錄入系統(tǒng)。同時材料余額要求依BOM結(jié)構(gòu)按明細(xì)錄入軟件。這項(xiàng)工作在使用軟件前是有工作量的,但如果生產(chǎn)部門能夠配合整理在產(chǎn)生產(chǎn)訂單,結(jié)合上線前的存貨盤點(diǎn)工作,這份數(shù)據(jù)還是能夠達(dá)到初始化要求的。
二、訂單成本的核算過程
第一步生成生產(chǎn)訂單
訂單式生產(chǎn)企業(yè)同一定型產(chǎn)品常有大量選裝件供顧客選擇。本例中的座椅就是一個選裝件,顧客可以在下訂單時選擇用哪一種。銷售部門在下達(dá)銷售訂單時進(jìn)行ATO選配,對選裝件進(jìn)行選擇。本例中選用西班牙小牛皮座椅。因?yàn)殇N售的成品是ATO屬性,所以在銷售系統(tǒng)直接下達(dá)生產(chǎn),自動生成生產(chǎn)訂單傳遞到生產(chǎn)訂單系統(tǒng)中。在生產(chǎn)訂單系統(tǒng)中,生產(chǎn)部門可以對生產(chǎn)訂單的原材料進(jìn)行檢查,如果生產(chǎn)部門要修改配置可在此調(diào)整。這里的子件名稱將是采購工作和未來生產(chǎn)發(fā)料的重要依據(jù)。在確認(rèn)無誤后,生產(chǎn)部門將生產(chǎn)訂單審核。
第二步按訂單領(lǐng)料生產(chǎn)
在各種原材料按照生產(chǎn)要求的日期到達(dá)工廠后,生產(chǎn)部門進(jìn)行領(lǐng)料工作,物管部門按訂單編號限額發(fā)料。按訂單來組織生產(chǎn),可以很好地解決成本管理中材料丟失和浪費(fèi)的現(xiàn)象,但這種核算方法也對企業(yè)中各項(xiàng)數(shù)據(jù)的真實(shí)、及時、準(zhǔn)確性提出了更高要求。這里的生產(chǎn)訂單號、出庫類別、部門是成本系統(tǒng)抽取數(shù)據(jù)的關(guān)鍵字,在日常的制單工作和審核工作中對這些元素都要重點(diǎn)關(guān)注。發(fā)現(xiàn)錯誤要及時進(jìn)行更正,如果有錯誤或關(guān)鍵字缺失都會造成成本計(jì)算錯誤。倉庫要嚴(yán)格按單發(fā)貨,車間如出現(xiàn)材料丟失、毀損等原因增補(bǔ)材料時,須按程序上報審批(寫明原因并分清責(zé)任)后憑增補(bǔ)的領(lǐng)料單方能到倉庫領(lǐng)料。在軟件中可以通過允許超生產(chǎn)訂單領(lǐng)料的開關(guān)項(xiàng)目來控制,并設(shè)定出庫超額上限。這里的值0.1表示允許超額10%。在訂單完工后我們可以通過生產(chǎn)訂單用料分析表,來分析哪些訂單有超領(lǐng)的情況。材料出庫單如圖1所示。
第三步完工錄入產(chǎn)成品入庫單
當(dāng)生產(chǎn)部門生產(chǎn)完工后,物管部門將依據(jù)生產(chǎn)訂單錄入產(chǎn)成品入庫單。這里的生產(chǎn)訂單號、入庫類別、生產(chǎn)部門是關(guān)鍵字,在日常的制單工作和審核工作中要加以注意。半成品完工后通過產(chǎn)成品入庫單進(jìn)行入庫,然后其他單位再從倉庫領(lǐng)用,此種方式意味著對于初步加工單位來說已經(jīng)完成了的產(chǎn)品,要進(jìn)行成本的計(jì)算及分配。通過成本管理計(jì)算出成本后,在存貨核算中通過“產(chǎn)成品成本分配”將成本寫入產(chǎn)成品入庫單(參見圖2),然后其他部門做材料出庫單領(lǐng)用出庫。
第四步進(jìn)行材料費(fèi)用、人工費(fèi)用、制造費(fèi)用的取數(shù)和歸集
到了會計(jì)期末在存貨系統(tǒng)中,對材料倉庫的材料出入庫單據(jù)及假退料單記賬,對材料倉庫進(jìn)行期末處理,分?jǐn)偛牧喜町?。在“存貨系統(tǒng)”中錄入的材料出庫單必須執(zhí)行了“存貨系統(tǒng)”的【單據(jù)記賬】功能后,其數(shù)據(jù)才能被成本系統(tǒng)讀取。我們在成本系統(tǒng)中的材料及外購半成品耗用表功能項(xiàng)中執(zhí)行取數(shù)。本表用于材料消耗數(shù)據(jù)錄入或從存貨出庫單讀取數(shù)據(jù),是必須錄入的數(shù)據(jù)表。因?yàn)槲覀冊凇具x項(xiàng)】中選擇了“啟用生產(chǎn)制造數(shù)據(jù)來源”,則材料及外購半成品耗用表的各成本中心所屬產(chǎn)品列表中,僅顯示“生產(chǎn)制造”中已做生產(chǎn)訂單的產(chǎn)品,篩選條件為:該生產(chǎn)訂單狀態(tài)為已審核且上月未關(guān)閉,產(chǎn)品的生產(chǎn)日期符合成本會計(jì)期間。如果發(fā)現(xiàn)已錄入的材料出庫單未被讀取,要檢查單據(jù)是否記賬、出庫單上出庫類別是否被本系統(tǒng)選擇、部門是否相符。同時我們將公司各成本中心工資、折舊費(fèi)用錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)根據(jù)前面的數(shù)據(jù)生成各成本中心的制造費(fèi)用表(參見圖3)。
第五步處理訂單產(chǎn)品、完工產(chǎn)品和在產(chǎn)品賬表
首先,要處理完工產(chǎn)品日報表。完工產(chǎn)品日報表的各成本中心所屬產(chǎn)品列表中,僅顯示“生產(chǎn)制造”中已做生產(chǎn)訂單的產(chǎn)品,篩選條件為:該生產(chǎn)訂單狀態(tài)為已審核,產(chǎn)品的生產(chǎn)日期符合成本會計(jì)期間(參見圖4)。如沒有生產(chǎn)訂單,則此處無法手工錄入完工數(shù)量。在這里我們只要執(zhí)行取數(shù)就可以了。
其次,要處理在產(chǎn)品盤點(diǎn)表。因?yàn)榍懊孢x擇了“是否啟用生產(chǎn)制造數(shù)據(jù)來源”,則在產(chǎn)品盤點(diǎn)表的各成本中心所屬產(chǎn)品列表中,僅顯示“生產(chǎn)制造”中已做生產(chǎn)訂單的產(chǎn)品。在產(chǎn)品分3種狀態(tài):(1)在線完工,指車間已完工,但是未辦理入庫或轉(zhuǎn)出的成品,本月新增的要包含在本月的完工產(chǎn)品日報表中。(2)在線數(shù)量,指車間已投產(chǎn),但是未完工,尚處于加工狀態(tài)的產(chǎn)品。(3)原材料,指僅僅是已領(lǐng)出,但尚未投入生產(chǎn)加工的原材料。在這里我們將公司的在產(chǎn)品分類填入即可。
最后,要處理完工產(chǎn)品處理表。該表為數(shù)據(jù)錄入結(jié)果的校驗(yàn)平衡表。在這里我們只要執(zhí)行取數(shù)就可以了。
第六步運(yùn)行成本檢查,進(jìn)行成本計(jì)算
當(dāng)我們做好以上工作以后,運(yùn)行成本檢查,該動作按照成本恒等式進(jìn)行成本計(jì)算檢查(期初結(jié)存+本月發(fā)生=本月完工+本月結(jié)余),包含成品以及原材料。成本檢查通過后在系統(tǒng)中運(yùn)行成本計(jì)算即可。在成本計(jì)算完成后,可以進(jìn)行賬頁的查詢,看一下運(yùn)算的結(jié)果。從下面的賬表資料,不但可以看出不同訂單的成本,還可以分析出不同訂單成本的差異所在。如2號訂單和3號訂單,因?yàn)檫x用了不同的座椅,所以同樣的產(chǎn)成品成本也不同(參見圖5)。
綜上所述,在使用了erp系統(tǒng)后可以迅速而準(zhǔn)確地向管理當(dāng)局提供一份訂單成本信息,為評估公司每筆銷售訂單的獲利能力提供一份詳實(shí)的基礎(chǔ)資料?,F(xiàn)實(shí)情況下企業(yè)要實(shí)現(xiàn)成本核算的信息化,技術(shù)、物管、財(cái)務(wù)、車間等各部門間以及部門各工序間都要建立及時嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)據(jù)傳遞制度和順暢的溝通協(xié)作體系,這是成本核算準(zhǔn)確或合理的關(guān)鍵所在。同時要建立健全完善的人力資源政策,提高人才的穩(wěn)定性,激發(fā)人才的積極性和主動性。成本是管出來的,不是算出來的。倉庫管理員、領(lǐng)料員、車間主任、班組長、具體的崗位操作工,是成本數(shù)據(jù)的來源和傳遞者,他們才是降低成本的主要責(zé)任者,而財(cái)務(wù)人員則應(yīng)是全廠成本管理的組織者。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性是訂單式成本核算能否發(fā)揮效力的關(guān)鍵要素。(萬方數(shù)據(jù))
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