利用ERP軟件實施訂單成本核算

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隨著中國企業(yè)加入全球化競爭的序列,高利潤的年代似乎已經(jīng)過去,取而代之的是所謂的微利時代。企業(yè)產(chǎn)品成本的準確數(shù)據(jù)，可向管理當局提供更多信息，幫助其作出更好決策，如定價等，同時還有利于計劃控制和業(yè)績評價，所以成本計算在會計系統(tǒng)中有著重要作用。目前企業(yè)生產(chǎn)的普遍特點是小批量、多品種，個性化的需求越來越多，這給成本的計算增加了難度。因此如何準確地計算成本對企業(yè)的財務人員是一個巨大的挑戰(zhàn)。手工計算的工作量太大，而且準確性又難以保證，所以利用ERP軟件來計算成本是最佳方法。下面我們通過舉例來看一下如何利用ERP軟件來實現(xiàn)訂單成本的核算，本文使用的軟件環(huán)境為用友U861ERP管理軟件（核算必備模塊為庫存、存貨、采購、銷售、物料清單、生產(chǎn)訂單以及成本等）。

假設(shè)有一家汽車生產(chǎn)企業(yè)，主要生產(chǎn)整車和發(fā)動機。生產(chǎn)流程大致為：首先，發(fā)動機廠生產(chǎn)的發(fā)動機完工后入半成品庫（發(fā)動機也可對外出售）。然后，總裝廠領(lǐng)用各種材料及半成品進行總裝，完工后入產(chǎn)成品庫。公司要求按訂單計算發(fā)動機和整車的生產(chǎn)成本。

一、前期準備工作

第一步：制訂產(chǎn)品BOM

該公司每道生產(chǎn)工序完工后，將產(chǎn)品及其成本都轉(zhuǎn)入下一工序，按照成本要素歸集的方法，使用逐步結(jié)轉(zhuǎn)分步法。這種方法最為復雜，完全按照產(chǎn)品結(jié)構(gòu)與工藝流程計算成本，但這種計算方法最符合U8成本管理核算思想，通過多層次BOM即可實現(xiàn)。因此，首先我們要制訂一份準確的產(chǎn)品BOM（bill of material），即物料清單。在軟件的物料清單模塊中，錄入產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，通過表體的領(lǐng)料部門指明生產(chǎn)部門（對應工作中心）。BOM這項工作十分重要，可以說是成本計算的基石。

第二步：參數(shù)配置

在成本模塊中對參數(shù)進行配置（見表1）。

此外，還要定義成本中心，成本中心指企業(yè)內(nèi)部可以歸集成本費用的末級部門或工作中心，是基本的成本核算單位。本例中我們將發(fā)動機廠、總裝廠設(shè)為成本中心。接著我們要定義產(chǎn)品屬性。按照在物料清單中定義的領(lǐng)用部門，點擊刷新取到成本中心對應的產(chǎn)品。

第三步：錄入期初在制品成本

對軟件的一些參數(shù)進行設(shè)置以后，我們將要在系統(tǒng)中進行期初在制品成本的錄入。因為在設(shè)置時選擇了“啟用生產(chǎn)制造數(shù)據(jù)來源”，其作用相當于在U8 52成本管理選項中的“是否嚴格按照生產(chǎn)訂單”，其直接后果就是沒有生產(chǎn)訂單，成本管理模塊沒法使用，因為所有的成本資料都要求對應到生產(chǎn)訂單上，所以建賬期初余額也要求將上月未完工產(chǎn)品以生產(chǎn)訂單的形式錄入系統(tǒng)。同時材料余額要求依BOM結(jié)構(gòu)按明細錄入軟件。這項工作在使用軟件前是有工作量的，但如果生產(chǎn)部門能夠配合整理在產(chǎn)生產(chǎn)訂單，結(jié)合上線前的存貨盤點工作，這份數(shù)據(jù)還是能夠達到初始化要求的。

二、訂單成本的核算過程

第一步生成生產(chǎn)訂單

訂單式生產(chǎn)企業(yè)同一定型產(chǎn)品常有大量選裝件供顧客選擇。本例中的座椅就是一個選裝件，顧客可以在下訂單時選擇用哪一種。銷售部門在下達銷售訂單時進行ATO選配，對選裝件進行選擇。本例中選用西班牙小牛皮座椅。因為銷售的成品是ATO屬性，所以在銷售系統(tǒng)直接下達生產(chǎn)，自動生成生產(chǎn)訂單傳遞到生產(chǎn)訂單系統(tǒng)中。在生產(chǎn)訂單系統(tǒng)中，生產(chǎn)部門可以對生產(chǎn)訂單的原材料進行檢查，如果生產(chǎn)部門要修改配置可在此調(diào)整。這里的子件名稱將是采購工作和未來生產(chǎn)發(fā)料的重要依據(jù)。在確認無誤后，生產(chǎn)部門將生產(chǎn)訂單審核。

第二步按訂單領(lǐng)料生產(chǎn)

在各種原材料按照生產(chǎn)要求的日期到達工廠后,生產(chǎn)部門進行領(lǐng)料工作,物管部門按訂單編號限額發(fā)料。按訂單來組織生產(chǎn)，可以很好地解決成本管理中材料丟失和浪費的現(xiàn)象，但這種核算方法也對企業(yè)中各項數(shù)據(jù)的真實、及時、準確性提出了更高要求。這里的生產(chǎn)訂單號、出庫類別、部門是成本系統(tǒng)抽取數(shù)據(jù)的關(guān)鍵字，在日常的制單工作和審核工作中對這些元素都要重點關(guān)注。發(fā)現(xiàn)錯誤要及時進行更正，如果有錯誤或關(guān)鍵字缺失都會造成成本計算錯誤。倉庫要嚴格按單發(fā)貨，車間如出現(xiàn)材料丟失、毀損等原因增補材料時，須按程序上報審批（寫明原因并分清責任）后憑增補的領(lǐng)料單方能到倉庫領(lǐng)料。在軟件中可以通過允許超生產(chǎn)訂單領(lǐng)料的開關(guān)項目來控制，并設(shè)定出庫超額上限。這里的值0.1表示允許超額10%。在訂單完工后我們可以通過生產(chǎn)訂單用料分析表，來分析哪些訂單有超領(lǐng)的情況。材料出庫單如圖1所示。

第三步完工錄入產(chǎn)成品入庫單

當生產(chǎn)部門生產(chǎn)完工后，物管部門將依據(jù)生產(chǎn)訂單錄入產(chǎn)成品入庫單。這里的生產(chǎn)訂單號、入庫類別、生產(chǎn)部門是關(guān)鍵字，在日常的制單工作和審核工作中要加以注意。半成品完工后通過產(chǎn)成品入庫單進行入庫，然后其他單位再從倉庫領(lǐng)用，此種方式意味著對于初步加工單位來說已經(jīng)完成了的產(chǎn)品，要進行成本的計算及分配。通過成本管理計算出成本后，在存貨核算中通過“產(chǎn)成品成本分配”將成本寫入產(chǎn)成品入庫單（參見圖2），然后其他部門做材料出庫單領(lǐng)用出庫。

第四步進行材料費用、人工費用、制造費用的取數(shù)和歸集

到了會計期末在存貨系統(tǒng)中，對材料倉庫的材料出入庫單據(jù)及假退料單記賬，對材料倉庫進行期末處理，分攤材料差異。在“存貨系統(tǒng)”中錄入的材料出庫單必須執(zhí)行了“存貨系統(tǒng)”的【單據(jù)記賬】功能后，其數(shù)據(jù)才能被成本系統(tǒng)讀取。我們在成本系統(tǒng)中的材料及外購半成品耗用表功能項中執(zhí)行取數(shù)。本表用于材料消耗數(shù)據(jù)錄入或從存貨出庫單讀取數(shù)據(jù)，是必須錄入的數(shù)據(jù)表。因為我們在【選項】中選擇了“啟用生產(chǎn)制造數(shù)據(jù)來源”，則材料及外購半成品耗用表的各成本中心所屬產(chǎn)品列表中，僅顯示“生產(chǎn)制造”中已做生產(chǎn)訂單的產(chǎn)品，篩選條件為：該生產(chǎn)訂單狀態(tài)為已審核且上月未關(guān)閉，產(chǎn)品的生產(chǎn)日期符合成本會計期間。如果發(fā)現(xiàn)已錄入的材料出庫單未被讀取，要檢查單據(jù)是否記賬、出庫單上出庫類別是否被本系統(tǒng)選擇、部門是否相符。同時我們將公司各成本中心工資、折舊費用錄入系統(tǒng)。系統(tǒng)根據(jù)前面的數(shù)據(jù)生成各成本中心的制造費用表（參見圖3）。

第五步處理訂單產(chǎn)品、完工產(chǎn)品和在產(chǎn)品賬表

首先，要處理完工產(chǎn)品日報表。完工產(chǎn)品日報表的各成本中心所屬產(chǎn)品列表中，僅顯示“生產(chǎn)制造”中已做生產(chǎn)訂單的產(chǎn)品，篩選條件為：該生產(chǎn)訂單狀態(tài)為已審核，產(chǎn)品的生產(chǎn)日期符合成本會計期間（參見圖4）。如沒有生產(chǎn)訂單，則此處無法手工錄入完工數(shù)量。在這里我們只要執(zhí)行取數(shù)就可以了。

其次，要處理在產(chǎn)品盤點表。因為前面選擇了“是否啟用生產(chǎn)制造數(shù)據(jù)來源”，則在產(chǎn)品盤點表的各成本中心所屬產(chǎn)品列表中，僅顯示“生產(chǎn)制造”中已做生產(chǎn)訂單的產(chǎn)品。在產(chǎn)品分3種狀態(tài)：（1）在線完工，指車間已完工，但是未辦理入庫或轉(zhuǎn)出的成品，本月新增的要包含在本月的完工產(chǎn)品日報表中。（2）在線數(shù)量，指車間已投產(chǎn)，但是未完工，尚處于加工狀態(tài)的產(chǎn)品。（3）原材料，指僅僅是已領(lǐng)出，但尚未投入生產(chǎn)加工的原材料。在這里我們將公司的在產(chǎn)品分類填入即可。

最后，要處理完工產(chǎn)品處理表。該表為數(shù)據(jù)錄入結(jié)果的校驗平衡表。在這里我們只要執(zhí)行取數(shù)就可以了。

第六步運行成本檢查，進行成本計算

當我們做好以上工作以后，運行成本檢查，該動作按照成本恒等式進行成本計算檢查（期初結(jié)存+本月發(fā)生=本月完工+本月結(jié)余），包含成品以及原材料。成本檢查通過后在系統(tǒng)中運行成本計算即可。在成本計算完成后，可以進行賬頁的查詢，看一下運算的結(jié)果。從下面的賬表資料,不但可以看出不同訂單的成本，還可以分析出不同訂單成本的差異所在。如2號訂單和3號訂單，因為選用了不同的座椅，所以同樣的產(chǎn)成品成本也不同（參見圖5）。

綜上所述，在使用了erp系統(tǒng)后可以迅速而準確地向管理當局提供一份訂單成本信息，為評估公司每筆銷售訂單的獲利能力提供一份詳實的基礎(chǔ)資料?，F(xiàn)實情況下企業(yè)要實現(xiàn)成本核算的信息化，技術(shù)、物管、財務、車間等各部門間以及部門各工序間都要建立及時嚴謹?shù)臄?shù)據(jù)傳遞制度和順暢的溝通協(xié)作體系，這是成本核算準確或合理的關(guān)鍵所在。同時要建立健全完善的人力資源政策，提高人才的穩(wěn)定性，激發(fā)人才的積極性和主動性。成本是管出來的，不是算出來的。倉庫管理員、領(lǐng)料員、車間主任、班組長、具體的崗位操作工，是成本數(shù)據(jù)的來源和傳遞者，他們才是降低成本的主要責任者，而財務人員則應是全廠成本管理的組織者?；A(chǔ)數(shù)據(jù)的準確性和及時性是訂單式成本核算能否發(fā)揮效力的關(guān)鍵要素。（萬方數(shù)據(jù)）