ERP系統(tǒng)管理：“十防九空” 勢(shì)在必行

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前段時(shí)間，筆者看了電影“超強(qiáng)臺(tái)風(fēng)”后，對(duì)其中的“十防九空”論深有感觸。雖然說(shuō)，在防臺(tái)風(fēng)上，十次有九次落空，但是，仍然必須防。因?yàn)橹灰幸淮沃袠?biāo)了，那么損失將無(wú)法挽回。

其實(shí)，不僅防臺(tái)風(fēng)上是如此。在ERP項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，也有類似的情況。如筆者在ERP項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，不斷強(qiáng)調(diào)對(duì)于銷(xiāo)售定單的變更要通過(guò)定單變更單進(jìn)行，而不能先手工的在打印出來(lái)的單據(jù)上更改，等到空下來(lái)的時(shí)候再去系統(tǒng)中進(jìn)行更改。這么做的話，萬(wàn)一在物料需求計(jì)劃運(yùn)行之前銷(xiāo)售定單數(shù)量沒(méi)有修改過(guò)來(lái)的話，則生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃等都會(huì)受到不利影響。但是，用戶不相信有這個(gè)巧合，總以為自己回去會(huì)馬上更改。正是由于這種盲目的自信，才導(dǎo)致了后來(lái)不利的結(jié)果。一次，用戶這么操作以后，就出差了。臨走之前，沒(méi)有把erp系統(tǒng)中的銷(xiāo)售定單數(shù)量改過(guò)來(lái)。結(jié)果采購(gòu)、生產(chǎn)都是按照原先錯(cuò)誤的定單數(shù)量在安排采購(gòu)計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃。最后，項(xiàng)目管理員、銷(xiāo)售員、簽字審核的生產(chǎn)經(jīng)理與銷(xiāo)售經(jīng)理都為此受到了警告處分。

所以，在ERP項(xiàng)目上，對(duì)于一些管理漏洞，我們的態(tài)度必須是“即使十防九空，仍然勢(shì)在必行”。

第一：定單變更管理，即使十防九空，仍勢(shì)在必行。

在ERP系統(tǒng)管理中，其實(shí)很多管理上的漏洞都可以利用ERP系統(tǒng)來(lái)克服。但是，員工往往是過(guò)于相信自己的能力，而不愿意利用系統(tǒng)來(lái)束縛自己。確實(shí)，若利用ERP系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行管理的話，員工必須遵循一定的規(guī)章來(lái)辦事情。這會(huì)降低員工的靈活性。

如對(duì)于上面這個(gè)銷(xiāo)售定單變更來(lái)說(shuō)。銷(xiāo)售員發(fā)現(xiàn)銷(xiāo)售定單數(shù)量有錯(cuò)誤，在原銷(xiāo)售定單上進(jìn)行更改，然后分發(fā)下去，也未嘗不可。但是，若采用了ERP系統(tǒng)之后，則這往往是行不通的。雖然我們可以相信員工在事后會(huì)及時(shí)的對(duì)銷(xiāo)售定單進(jìn)行更改，但是，我們不僅要這么問(wèn)一句，萬(wàn)一他沒(méi)有按時(shí)對(duì)銷(xiāo)售定單進(jìn)行更改，則會(huì)造成什么情況？那時(shí)，采購(gòu)、生產(chǎn)都會(huì)受到拖累。若產(chǎn)品或者原材料造成庫(kù)存，這可能還是小事；若不能及時(shí)交貨，導(dǎo)致企業(yè)失去這個(gè)客戶，那對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，可是不能夠接受的。

所以在定單變更管理上包括采購(gòu)定單、銷(xiāo)售定單、生產(chǎn)定單等等，若涉及到內(nèi)容變更的，則一定要先在系統(tǒng)中變更，然后審核人員才能夠確認(rèn)生效。即使我們?cè)僭趺聪嘈盼覀兊膯T工，會(huì)兢兢業(yè)業(yè)。企業(yè)仍然不能夠冒這個(gè)險(xiǎn)。故定單變更流程，即使十防九空，企業(yè)仍然必須堅(jiān)決遵守，而不能有絲毫的動(dòng)搖。

第二：權(quán)限設(shè)置，先小人后君子。

有些人遵循“疑人不用，用人不疑”的觀念，對(duì)員工非常的信任。這在ERP項(xiàng)目的體現(xiàn)，就是權(quán)限設(shè)置混亂。

如筆者在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有些部門(mén)經(jīng)理很會(huì)“授權(quán)”。在采購(gòu)單上，按照筆者的設(shè)計(jì)意圖，采購(gòu)員只有在未審核之前對(duì)采購(gòu)單有維護(hù)的權(quán)利。但是，有些采購(gòu)經(jīng)理為了省事，就把采購(gòu)單審核、撤消審核、采購(gòu)定單作廢等權(quán)利都放給了采購(gòu)員。這對(duì)于ERP系統(tǒng)運(yùn)行來(lái)說(shuō)，存在著比較大的風(fēng)險(xiǎn)。

如筆者以前在企業(yè)中負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)維護(hù)的時(shí)候，就碰到過(guò)。那時(shí)，在ERP系統(tǒng)中，普通采購(gòu)員跟采購(gòu)經(jīng)理的權(quán)限是分開(kāi)的。但是，采購(gòu)經(jīng)理把自己的用戶名與密碼告訴給了采購(gòu)員。采購(gòu)員可以隨時(shí)的利用采購(gòu)經(jīng)理的帳戶去操作一些不是其可以操作的動(dòng)作。如那時(shí)，有個(gè)采購(gòu)員跟供應(yīng)商串通。在采購(gòu)單審核后，又利用采購(gòu)經(jīng)理的權(quán)限去把采購(gòu)定單撤消審核提高其采購(gòu)定單中的價(jià)格。由于其一次性改動(dòng)的不大，所以，很長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，大家都沒(méi)有察覺(jué)。但是，因?yàn)椴少?gòu)的基數(shù)大，所以，對(duì)于采購(gòu)員來(lái)說(shuō)，這筆收益也是蠻大的。后來(lái)好象是這個(gè)采購(gòu)員跟其他員工有矛盾，才被人打小報(bào)告告發(fā)的。

可見(jiàn)，在商業(yè)社會(huì)中，“疑人不用，用人不疑”的觀念可能是過(guò)時(shí)了。在誠(chéng)信確實(shí)的現(xiàn)在，筆者認(rèn)為，“先小人，后君子”比“疑人不用，用人不疑”更加的現(xiàn)實(shí)。在ERP系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)計(jì)中，也需要貫徹這個(gè)信念。

雖然說(shuō)，給ERP系統(tǒng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限限制，防止用戶越權(quán)操作為自己謀求私利，也就好象是防臺(tái)風(fēng)那樣，十防九空。有些人會(huì)認(rèn)為十人中可能最多只有一個(gè)人會(huì)損害公司利益。但是，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，發(fā)生在自己身上就是百分之百了。而且，勝者為王，敗者為寇。也許，在前段時(shí)間，ERP軟件使用的不錯(cuò)，在企業(yè)日常管理中，已經(jīng)出了效果。但是，很可能因?yàn)槟硞€(gè)員工的越權(quán)行為給企業(yè)造成了損失，而把ERP打回了原形。辛辛苦苦積攢起來(lái)的堡壘，就被其一下子破壞了。

故筆者認(rèn)為，在日常工作中，也需要注意用戶的越權(quán)行為，像銀行在這方面就做的比較好。像用戶辦卡、換卡業(yè)務(wù)中，必須要有一個(gè)主管人員授權(quán)。我們?cè)谙蜚y行申請(qǐng)銀行卡的時(shí)候，等相關(guān)信息確認(rèn)完畢之后，業(yè)務(wù)人員都會(huì)叫當(dāng)日的值班經(jīng)理過(guò)來(lái)授權(quán)。在這方面，企業(yè)還需要多跟銀行學(xué)學(xué)。對(duì)待權(quán)限，要嚴(yán)謹(jǐn)。

第三：在數(shù)據(jù)管理上，要嚴(yán)防死守。

業(yè)務(wù)員拉定單的過(guò)程中，有沒(méi)有把原本是企業(yè)的定單拿出去自己做呢？筆者可以責(zé)任的說(shuō)，這種情況有，而且很普遍。如筆者有一段時(shí)間是負(fù)責(zé)江浙地區(qū)的五金企業(yè)的ERP項(xiàng)目。在給他們實(shí)施的過(guò)程中，可以接觸到一些機(jī)密的信息，如客戶、聯(lián)系人等等。那時(shí)，筆者經(jīng)常會(huì)遇到一種奇怪的現(xiàn)象。如A公司ERP系統(tǒng)中有一個(gè)業(yè)務(wù)員叫做李某，在B公司的ERP系統(tǒng)中，有個(gè)客戶聯(lián)系人信息中也叫李某。剛開(kāi)始筆者以為兩個(gè)人同名同性，純屬巧合。在一次整理基礎(chǔ)資料的時(shí)候，跟他們的項(xiàng)目經(jīng)理聊天。說(shuō)這個(gè)李某的名字正是普通，某家企業(yè)的業(yè)務(wù)員也叫李某。這個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理神秘的笑笑?？吹脚赃厸](méi)人，就悄悄的告訴我，其實(shí)他們就是同一個(gè)人。這個(gè)業(yè)務(wù)員有時(shí)候把自己拉到的單子拿出來(lái)給他們做，從中謀取收益。筆者聽(tīng)后大吃一驚，原來(lái)背后還隱藏著這么大的秘密。后來(lái)筆者才發(fā)現(xiàn)，原來(lái)這已經(jīng)是不成文的秘密。由于國(guó)內(nèi)大部分企業(yè)沒(méi)有自己的品牌，基本上是貼牌生產(chǎn)，所以這種情況也就特別的普遍?，F(xiàn)在頁(yè)界，把這種情況稱為“飛單”。

若在ERP項(xiàng)目中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理的不好的話，會(huì)更加加重這種態(tài)勢(shì)。因?yàn)樵谙到y(tǒng)中，存儲(chǔ)有所有客戶以及相關(guān)的交易信息。如此的話，業(yè)務(wù)員可以輕松的了解到某個(gè)客戶的購(gòu)買(mǎi)欲望與產(chǎn)品價(jià)格。甚至連這個(gè)產(chǎn)品的成本信息、工藝信息、物料清單等等都了解的一清二楚。如此的話，作為業(yè)務(wù)員，就可以輕易的從客戶那邊拿到單子去私下里做。

所以，ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理也是非常重要的。企業(yè)要確實(shí)落實(shí)相關(guān)的訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置與處罰責(zé)任，打好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的安全保衛(wèi)戰(zhàn)。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理中，即使“十防九空”，也要“勢(shì)在必行”。企業(yè)由于ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)保護(hù)不周而損失一張定單，就會(huì)給ERP系統(tǒng)留下一個(gè)污點(diǎn)。（比特網(wǎng)）