IT技術(shù)不斷進步也推動著OA系統(tǒng)的不斷發(fā)展

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上世紀末本世紀初， 在那個ERP，CRM，BI等等名詞還沒有被企業(yè)廣泛認知的時候，OA就已經(jīng)成為了企業(yè)IT系統(tǒng)一個非常重要的關(guān)鍵詞。通過郵件，構(gòu)建企業(yè)的信息溝通渠道；通過公文流轉(zhuǎn)，在企業(yè)內(nèi)實現(xiàn)“無紙化辦公”；通過文檔管理，有效的將原有的紙質(zhì)文檔通過電子文檔的形式管理起來。此外，辦公自動化系統(tǒng)還承擔(dān)著許多企業(yè)日常事務(wù)管理的功能，如會議室管理，車輛管理等等。

從技術(shù)背景來看，Lotus Notes為代表的群件系統(tǒng)，互聯(lián)網(wǎng)的興起，個人桌面應(yīng)用的普及等等因素都促成了辦公自動化系統(tǒng)在這一時期的推廣。在這個階段，OA強調(diào)的是原有手工工作模式的改變，而這種提升更多的來自于個人IT環(huán)境的改善，辦公過程從紙質(zhì)向電子化的轉(zhuǎn)變。而另一方面企業(yè)也第一次有了基于電子化監(jiān)控和管理日常工作事務(wù)的能力。過往充滿著郵件公函的收發(fā)室開始冷落起來，以前堆砌著報告批文的辦公桌上忽然清爽不少，這都是因為人們在OA系統(tǒng)中可以完全模擬出紙質(zhì)郵件與辦公的流程，甚至做的更快更好；而作為企業(yè)的管理者則第一次擁有了輕松查詢事務(wù)處理過程和結(jié)果的能力。
IT技術(shù)不斷進步也推動著OA系統(tǒng)的不斷發(fā)展。隨著各種系統(tǒng)越來越多，“整合”逐漸成為IT建設(shè)的重點，當人們嘗試著將SOA的理念實施于企業(yè)IT架構(gòu)的時候，OA系統(tǒng)也進入到了一個新的階段：協(xié)同辦公（Collaboration OA）。

協(xié)同辦公的目標是打造一個集成化的具有個性化能力的，用戶通過這個工作平臺可以完成日常各項工作，了解企業(yè)的所有信息。這個平臺還將成為員工之間交流的場所，員工可以通過即時消息，網(wǎng)絡(luò)會議，共享空間等種種方式進行溝通交流……如果說在自動辦公的階段，泛普OA系統(tǒng)主要是在模擬傳統(tǒng)辦公模式的話，那么在協(xié)同辦公的階段，OA已經(jīng)在改變著人們的辦公思維和模式：員工自助服務(wù)，上下文相關(guān)信息，在線感知等等，這都是實現(xiàn)協(xié)同辦公之前人們根本無法想象的方式。在這里協(xié)同具有兩方面的概念，首先它為企業(yè)的各個層面的員工提供了用于協(xié)作的工具，這些工具用于覆蓋人員之間交流，基于內(nèi)容的協(xié)作，基于團隊的協(xié)作等三種模式。另一方面，協(xié)同的概念也關(guān)注于人員與其關(guān)心的內(nèi)容、流程、應(yīng)用之間的聯(lián)系，也就是集成。在協(xié)同辦公環(huán)境中的集成一般更加關(guān)注于基于流程的整合和用戶前端的集成技術(shù)和成果。

相對于自動辦公，協(xié)同辦公有兩個大的改變。一個是功能的豐富。在這一個時期，影響OA系統(tǒng)最大的就是以門戶為代表的SOA相關(guān)技術(shù)。SOA的核心就是整合，強調(diào)各個系統(tǒng)之間通過標準化服務(wù)的方式進行通信。門戶作為SOA前端整合技術(shù)被引入到協(xié)同辦公中后，極大擴展了協(xié)同辦公系統(tǒng)的外延，ERP，CRM等等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的流程和信息同樣能夠在OA系統(tǒng)中查看與操作，OA系統(tǒng)早已不再是人們口中單純的“郵件與公文流轉(zhuǎn)”。

另一個是協(xié)作范圍的擴展。自動辦公中主要解決的是個人工作效率提升的問題，協(xié)同辦公中則更加看重團隊內(nèi)部人與人之間的合作效率。因此，大量先進溝通協(xié)作技術(shù)的引入也就成為一種必然，最具代表性的毫無疑問就是即時消息，網(wǎng)絡(luò)會議與文檔共享技術(shù)。和電子郵件一樣，這些技術(shù)最早產(chǎn)生于互聯(lián)網(wǎng)上，在逐漸成為人們所習(xí)慣的協(xié)作手段之后，也同樣被納入到企業(yè)中成為協(xié)同辦公中的重要組成部分。這些協(xié)作技術(shù)拉近了團隊內(nèi)部空間和時間的距離，也拉近了團隊內(nèi)部人員之間的距離，從這一刻開始，人們在OA系統(tǒng)中不再只關(guān)注于文檔數(shù)據(jù)，而開始強調(diào)“以人為本”的協(xié)作模型，而當對協(xié)作“人”的關(guān)注上升到一定高度時，OA也自然而然進入了又一個全新階段。