erp系統(tǒng)免費下載的成功：實施文檔一個都不能少

窗外, 寒冷冬日正散發(fā)著暖暖陽光味道, 空氣中帶著微醺。但一陣冷風吹過，讓我頓生寒意。最近接手一個實施到一半的erp系統(tǒng)免費下載項目，接手這個項目時只有片言片語的幾份簡單文檔，沒有詳細的實施計劃，更沒有詳細的實施記錄。此項目讓我深深感受到?jīng)]有實施文檔的痛苦，所有的一切都要自己重新摸索,客戶不耐煩埋怨我們實施顧問內(nèi)部沒有溝通好的態(tài)度和神情,讓我百感交集，這里說一下我對實施文檔的體會。

什么是實施文檔?

當我從前任負責實施同事手中接過“薄薄兩頁紙”的實施文檔時，我難以置信的看著他問“沒有了嗎?只有這些?”，我同事尷尬的點點頭，然后他再說了一句讓我吐血的話“實施計劃和記錄文檔都在我心里記記清清楚楚呢。”這完全是對實施文檔的誤解，也是許多erp系統(tǒng)免費下載實施顧問的通病。

項目實施文檔是用來記錄、描述、展示實施過程中一系列信息的處理過程，通過書面或圖示的形式對項目活動過程或結(jié)果進行描述、定義、規(guī)定及報告。例如分階段實施計劃文檔，標準業(yè)務(wù)流程文檔，標準編碼及數(shù)據(jù)文檔，標準參數(shù)設(shè)置文檔，功能操作指南文檔。這些文檔將會伴隨著erp系統(tǒng)免費下載實施的各個階段逐漸充實、完善,也同時記載了整個實施的過程和成果。

作為實施顧問人員，在實施過程中應(yīng)將各種標準實施文檔提交給企業(yè)，以確保erp系統(tǒng)免費下載實施項目的質(zhì)量。也就是說，實施顧問與企業(yè)之間的工作與文檔的提交息息相關(guān)，它描述項目實施過程的每一個細節(jié)。因此，從某種程度上講，項目管理的核心其實就是文檔管理。

(1)項目文檔有助于項目管理水平的提高。從內(nèi)容上說，項目文檔大致可以分為成果文檔和過程文檔兩大類。成果文檔作為項目可交付物的一個組成部分，其重要性自然不言而喻。過程文檔主要記錄了項目管理進程中的各種信息，為實施人員提供決策依據(jù)，以保證項目的順利實現(xiàn);另一方面，過程文檔也是實施過程最為寶貴的資產(chǎn)，通過對過程文檔進行歸納和分析，可以對實施項目的成功經(jīng)驗和失敗教訓了然于胸，從而使后續(xù)項目運作更加有的放矢。

(2)項目文檔是項目成果的體現(xiàn)形式。項目的階段性成果是以文檔形式體現(xiàn)的，由此人們熟知的一句話 "項目的運作在一定程度上是由文檔驅(qū)動的"是有道理的。從文檔的角度來看，erp系統(tǒng)免費下載項目的實施過程就是一個文檔制作與實施的過程。在erp系統(tǒng)免費下載項目實施的過程中，每項工作的事前計劃、事中實施記錄、事后分析結(jié)果都要形成相應(yīng)的文檔，文檔包括與項目相關(guān)的資源及其使用情況。因此，實施文檔是erp系統(tǒng)免費下載項目的一部分，沒有正式文檔的項目實施，就不是規(guī)范的erp系統(tǒng)免費下載實施。文檔的編制和管理在erp系統(tǒng)免費下載實施中占有突出的地位和相當大的工作量，高質(zhì)量地編制、變更、修正、管理和維護文檔，對于提高項目實施的質(zhì)量和客戶滿意度有著重要的現(xiàn)實意義。

文檔對項目實施起到什么作用?

與本項目前任負責同事溝通中了解到，他對實施文檔的作用存在非常多的誤解，認為實施的事情本來就多，有許多客戶抱怨的事情要處理，根本沒有時間來寫文檔。有了這樣的想法，就開始忽略文檔，怎么忽略呢?認為寫文檔太累了，能用嘴說的就不用手寫，能簡單寫的就絕不詳細寫。當需要匯報的時候，好吧，我講給你聽，動嘴肯定簡單多了。實際上，實施文檔是一種工具，古語云“磨刀不誤砍柴功”。

(1)提高項目實施過程的能見度。標準規(guī)范、齊全的文檔會詳細記錄項目實施過程中發(fā)生的事件，便于實施人員掌握項目實施進度、實施質(zhì)量以及各種資源的調(diào)配。同時，文檔有助于實施人員與企業(yè)人員明確了解各自的職責，信息互通，共同把握實施過程的節(jié)奏。

(2)提高項目的實施效率。項目成員用一定時間編制、整理軟件文檔，可以使實施人員對各個階段的工作都進行周密思考和理順、找出存在的問題，從而減少差錯，提高項目實施質(zhì)量。通過對文檔的檢查，在項目實施早期發(fā)現(xiàn)文檔錯誤和不一致，加以及時糾正，可以減少深入項目而導致的大問題的出現(xiàn)和為糾正失誤而付出的更大的成本。

(3)便于項目成員之間的交流與合作。描述清楚、完備的文檔便于企業(yè)了解實施過程中的各項指標，為企業(yè)與實施顧問之間架起的一座橋梁。文檔是一種無聲的語言，它記錄了項目實施過程中有關(guān)軟件配置、運行、維護和培訓等方面的信息，有利于管理人員、實施人員、操作用戶之間的交流和合作。

(4)操作指南文檔可幫助最終用戶規(guī)范化操作，強化培訓效果。操作人員對erp系統(tǒng)下載的認識更多地是來自使用說明文檔，這些文檔可以提高操作人員正確、快速地操作軟件。

(5)有利于項目實施的監(jiān)控作用。erp系統(tǒng)免費下載實施是一項風險很高的工程，需要進行嚴謹?shù)捻椖勘O(jiān)控。階段性的檢查、評審和文檔化成果是重要的方法之一，詳盡而規(guī)范的實施文檔成果不僅有利于監(jiān)控項目進度，也利于項目驗收。