專家告訴你OA如何降低運營成本

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       在如何減少維護時間與成本的問題上，今天我們匯集了OA界的各大OA廠商，為企業(yè)CIO選型出謀劃策，更為如何有效運維指點迷津。

　　泛微軟件：將管理類與技術(shù)類運維進行分工

　　無論是辦公OA還是其他的管理軟件，后期運維都需要不同的部門進行合作才能完成。因此，泛微軟件的副總袁立松先生認為對于后期的運維來說，CIO應(yīng)該將管理類的運營與技術(shù)上的運維進行有效分工，這樣能大大減少后期的消耗，包括人力與財力。

　　例如，當公司有新的員工入職，在辦公OA的管理層面上，需要人事行政部門進行相關(guān)的通知與批準等。而對于后臺的許可認證等，就需要由技術(shù)部門來完成。

　　這只是一個小小的例子，OA中還存在很多需要不同部門之間協(xié)作完成的內(nèi)容。行政部門不可能將技術(shù)后臺的內(nèi)容一起完成，而技術(shù)部門也不可能將行政部門的一些流程順利進行。如果互相工作出現(xiàn)交叉，不僅會出現(xiàn)工作上的重復(fù)性，也會導(dǎo)致后臺的數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤。因此，分工明確是減少后期維護時間與成本的一個關(guān)鍵問題。

　　九思軟件：OA運維“團隊、工具、方法論，一個都不能少”

　　九思CEO王海波先生認為，在辦公OA系統(tǒng)服務(wù)上，很多企業(yè)存在一個誤區(qū)：覺得當?shù)匾欢ㄒ蟹?wù)機構(gòu)，有問題了能夠有人隨時上門服務(wù)。其實辦公OA服務(wù)是可以遠程維護的，而且比上門提供OA軟件服務(wù)更靈活、更及時、成本更低。

　　辦公OA服務(wù)一：有問題及時解決，保證辦公OA服務(wù)快速實施效果。用戶有問題時系統(tǒng)管理員要及時解決，解決不了的及時與開發(fā)商的實施人員聯(lián)系。九思辦公OA系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證辦公OA系統(tǒng)的實施效果。

　　辦公OA服務(wù)二：維護數(shù)做據(jù)備份，保證日后不再出現(xiàn)同樣的問題。對辦公OA系統(tǒng)進行維護時，應(yīng)采取數(shù)據(jù)保護措施，如數(shù)據(jù)備份等。

　　辦公OA服務(wù)三：培養(yǎng)IT團隊，做到自給自足，降低運維成本。九思軟件在后期的辦公OA實施與維護工作上，通常遵循“團隊、工具、方法論，一個都不能少”的原則去進行，組建系統(tǒng)管理和應(yīng)用管理員團隊，并且按照授人以漁的思想，傳遞知識和技能，幫助客戶培養(yǎng)IT團隊，而不是越俎代庖，親自動手完成所有的應(yīng)用實現(xiàn)工作。

　　華天動力：避免走進系統(tǒng)維護誤區(qū)

　　在系統(tǒng)維護上，很多企業(yè)存在一個誤區(qū)，覺得當?shù)匾欢ㄒ蟹?wù)機構(gòu)，有問題了能夠有人隨時上門服務(wù)。馬長驥先生講到，其實OA系統(tǒng)是可以遠程維護的，而且比上門服務(wù)更靈活、更及時、成本更低。另外服務(wù)機構(gòu)要么是辦事處要么是代理商，他們對產(chǎn)品的熟悉程度以及修改權(quán)限都遠不如廠家的專業(yè)技術(shù)人員。需要注意的是，基于Lotus平臺開發(fā)的OA系統(tǒng)維護極為復(fù)雜，成本極高，需要慎重考慮。

　　八百客：云OA幫助減少后期維護成本

　　如果想減少后期維護成本，最好還是選擇一款云計算架構(gòu)的產(chǎn)品，因為這樣企業(yè)就不需要考慮維護成本的問題了。

　　云計算的最大優(yōu)勢就是減少硬件與后期維護成本，我們說到采購軟件的風險最大的風險其實就是采購風險，云計算型產(chǎn)品基本上都是可以按月按年來付費的，你可以先嘗試使用，如果不適合自己可以隨時更換，基本沒有代價，這要比傳統(tǒng)軟件一下掏幾十萬的風險要小的多。而對于后期的維護，基于云計算的高彈性與快速拓展性，可以迅速的進行OA內(nèi)部的一系列變化需求，絕對是減少OA維護成本的一項利器。

　　慧點科技：增加最終使用者的能動性讓IT運維降至最低

　　慧點科技ITIL體系中所講的IT系統(tǒng)管理中，最重要的兩個部分：其一是系統(tǒng)級的運行管理服務(wù)，其二是使用者的運行管理服務(wù)。

　　對于系統(tǒng)方面的運行管理，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的變動大小可以自行選擇是由廠商進行IT外包，還是由內(nèi)部來做(但是因為專業(yè)性大，選擇內(nèi)部來運維的較少)。而對于使用者級的運行管理服務(wù)又分為兩個層面，一個是桌面內(nèi)容的部署工作，另一項是內(nèi)部流程的快速變化工作。桌面內(nèi)容由于涉及到企業(yè)內(nèi)部隱私問題大部分都有企業(yè)內(nèi)部自己建立專門的信息化事業(yè)部來做。

　　而第二項，也就是內(nèi)部流程的快速變化工作。因此慧點認為它是直接影響后期IT運維成本的關(guān)鍵因素。那么最好的解決方法，就是增加最終使用者的能動性，讓他們自己進行大部分的流程調(diào)整工作，由IT進行監(jiān)管，便可以讓這方面的IT運維降至最低甚至消失。