ERP系統(tǒng)如何為采購管理帶來持續(xù)改進的效果(1)

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通過erp系統(tǒng)的實施，如何發(fā)現(xiàn)采購管理環(huán)節(jié)中的問題，集中力量解決急需解決的核心問題，并通過系統(tǒng)運行為采購管理帶來持續(xù)改進的效果呢？
傳統(tǒng)采購三大弊端
在談如何通過ERP系統(tǒng)實施提升企業(yè)采購管理水平之前，先看一下傳統(tǒng)模式中采購管理的特點和有哪些缺點：
物料采購與物料管理為一體 目前決大多數(shù)企業(yè)行使采購管理的職能部門為供應部（科），也有企業(yè)將銷售職能與采購職能并在一起，稱為供銷科。在這種模式下，其管理流程是：
需求部門提出采購要求->指定采購計劃/定單->詢價/處理報價->下發(fā)運通知->檢驗入庫->通知財務付款
上述是一個完整的采購業(yè)務流程，在實際操作中有些流程如詢價/報價在很多企業(yè)中不是每次都進行的，該流程主要缺點是： 物料管理、采購管理、供應商管理由一個職能部門來完成，缺乏必要的監(jiān)督和控制機制；同時在這種模式下，供應部（科）擔負著維系生產(chǎn)用原材料供給的重任，為保證原材料的正常供應，必然會加大采購量, 尤其是在原料漲價時，這樣容易帶來不必要的庫存積壓和增加大量的應付帳款。
業(yè)務信息共享程度弱 由于大部分的采購操作和與供應商的談判是通過電話來完成，沒有必要的文字記錄，采購信息和供應商信息基本上由每個業(yè)務人員自己掌握，信息沒有共享。其帶來的影響是：業(yè)務的可追溯性弱，一旦出了問題，難以調(diào)查；同時采購任務的執(zhí)行優(yōu)劣在相當程度上取決于人，人員的崗位變動對業(yè)務的影響大；
采購控制通常是事后控制 其實不僅是采購環(huán)節(jié)，許多企業(yè)對大部分業(yè)務環(huán)節(jié)基本上都是事后控制，無法在事前進行監(jiān)控。雖然我們承認事后控制也能帶來一定的效果，但是事前控制畢竟能夠為企業(yè)減少許多不必要的損失，尤其是如果一個企業(yè)橫跨多個區(qū)域，其事前控制的意義將更為明顯。
傳統(tǒng)模式下的采購管理主要存在上述3個問題，通過ERP系統(tǒng)的實施，如何發(fā)現(xiàn)采購管理環(huán)節(jié)中的問題，集中力量解決急需解決的核心問題，并通過系統(tǒng)運行為采購管理帶來持續(xù)改進的效果呢？
以職責為核心
在傳統(tǒng)的管理模式下，其貫穿的管理思路是基于部門的管理，其層次首先是部門，其然后是部門對應的工作范圍，如我們在企業(yè)組織機構(gòu)圖中能夠找到供應部（科），之后我們進一步去了解供應部負責的具體工作。而在ERP系統(tǒng)中，尤其是國外大型ERP系統(tǒng)，每名員工首先是對應各個職責，這些職責既可以是系統(tǒng)預先設定的，也可以靈活進行定義。如下表的采購流程在ERP系統(tǒng)中將包含如下職責：
我們可以想到，系統(tǒng)將部分工作從采購模塊中全部或部分剝離出來，如提出采購請求、檢驗入庫、通知財務付款、供應商管理這幾個工作等。系統(tǒng)的這種設計方法是將所要完成的工作分解成相關(guān)的職責，并對應到模塊中，在ERP實施中，最好將屬于一個模塊的職責進行組合成一個工作組或業(yè)務部門，這樣做的益處在于：
企業(yè)將同一類業(yè)務進行集中處理，體現(xiàn)集中管理的思想。如某企業(yè)在實施中通過職責分析，發(fā)現(xiàn)同一個采購定單職責由多個業(yè)務部門所擁有，在咨詢顧問的建議下，將其收歸為一個部門，減少了大量采購資金。實行集中管理還減少了許多協(xié)調(diào)工作，因為企業(yè)的跨部門協(xié)調(diào)是一項費時費力的工作，減少了這些工作，無疑極大地提高了辦事效率；
將屬于庫存的職責從原有的職能部門分離出去，有利于加強業(yè)務監(jiān)督，因為從庫存管理角度講，希望存貨的資金占用最少，存貨的數(shù)量越少管理也越容易，而采購部門希望存貨的數(shù)量“多”些以保證生產(chǎn)要求，這樣的一對矛盾使得庫存管理部門盡可能的結(jié)合生產(chǎn)消耗來制定相關(guān)的庫存補充計劃，包括最大-最小計劃、物料調(diào)配計劃等，而采購部門通過對存貨的定期檢查來避免缺貨。經(jīng)過一段時間的運行，其存貨必然會調(diào)整到一個相對合理的水平。
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