生存還是毀滅？IT系統(tǒng)應(yīng)用成熟度評(píng)估

來源：泛普軟件

一、前言　　

信息化作為當(dāng)今企業(yè)運(yùn)營(yíng)的關(guān)鍵運(yùn)營(yíng)支撐環(huán)節(jié)，已經(jīng)成為共識(shí)。隨著信息化不斷深入應(yīng)用，企業(yè)管理層逐步會(huì)意識(shí)并不斷地反問：信息系統(tǒng)上線是否就標(biāo)志著大功告成？信息系統(tǒng)運(yùn)行一段時(shí)間后，是否需要不斷評(píng)估并優(yōu)化？如何著手進(jìn)行？

其實(shí)，每個(gè)信息系統(tǒng)都有著其局限性，生、老、病、死的生命周期，信息系統(tǒng)也概莫能例外。每個(gè)信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，是由當(dāng)時(shí)所處的信息技術(shù)、以及企業(yè)的需求現(xiàn)狀為前提，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)運(yùn)營(yíng)的時(shí)刻變化，需要我們時(shí)刻審視信息系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)，不斷地去發(fā)現(xiàn)和思考：這個(gè)系統(tǒng)是否能滿足企業(yè)的管理現(xiàn)實(shí)需要？是否有阻礙企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理效率提升的設(shè)計(jì)隱患？為推動(dòng)信息系統(tǒng)的深入應(yīng)用，企業(yè)是否需要提供更強(qiáng)有力地支撐？

▲

由此可見，系統(tǒng)和人的兩方面因素，是影響并決定著管理信息系統(tǒng)最終目標(biāo)是否達(dá)成的根據(jù)因素。

那么，如何才能達(dá)成對(duì)管理信息系統(tǒng)的運(yùn)行現(xiàn)狀進(jìn)行評(píng)價(jià)并不斷改善呢？本文將嘗試從應(yīng)用成熟度評(píng)估及其效果應(yīng)用推進(jìn)兩方面進(jìn)行分析和闡述。

二、應(yīng)用成熟度評(píng)估體系

此處的應(yīng)用，是企業(yè)內(nèi)部管理信息系統(tǒng)的簡(jiǎn)稱。應(yīng)用成熟度評(píng)估，即對(duì)管理信息系統(tǒng)應(yīng)用情況的評(píng)估與分析。而要對(duì)應(yīng)用成熟度進(jìn)行評(píng)估，就需要深入了解每個(gè)應(yīng)用的功能細(xì)節(jié)的應(yīng)用情況，才能做到目標(biāo)明確，不斷優(yōu)化和提升。

根據(jù)對(duì)大量企業(yè)信息化實(shí)際應(yīng)用情況的調(diào)研，結(jié)合筆者的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)信息系統(tǒng)的每個(gè)功能的具體應(yīng)用情況，可以從三個(gè)維度進(jìn)行調(diào)研：

1）第一個(gè)維度為使用現(xiàn)狀：即每個(gè)功能模塊的使用情況調(diào)查，即對(duì)信息系統(tǒng)的使用情況與效果進(jìn)行摸底；

2）第二個(gè)維度為操作能力：即對(duì)使用人員掌握的情況進(jìn)行摸底，區(qū)分清楚其使用信息系統(tǒng)的能力和意愿；

3）第三個(gè)維度為優(yōu)化意見：即為提升該功能模塊的應(yīng)用效果，需要后續(xù)提供的支撐或改進(jìn)因素。

根據(jù)每個(gè)維度對(duì)功能細(xì)節(jié)的評(píng)估，以下給出具體示例，具體的分值和因素，可以根據(jù)具體的管理信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整。

第一個(gè)維度：使用現(xiàn)狀

對(duì)于每個(gè)功能應(yīng)用的使用情況，可以簡(jiǎn)單分為如下幾個(gè)應(yīng)用等級(jí)進(jìn)行調(diào)研和評(píng)估：（下面的每個(gè)數(shù)字表示調(diào)研時(shí)的分值，具體分值也可自行設(shè)定。）

0：沒有使用

1：偶爾使用

2：使用一般（數(shù)據(jù)大多通過補(bǔ)錄完成，滯后于實(shí)際業(yè)務(wù)）

3：使用一般（實(shí)際業(yè)務(wù)通過系統(tǒng)完成，數(shù)據(jù)和實(shí)際業(yè)務(wù)同步，未啟用實(shí)時(shí)審批流程）

4：使用較好（和業(yè)務(wù)緊密配合，通過實(shí)時(shí)在線審批流程完成，數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性、完備性達(dá)到較高水準(zhǔn)）

5：熟練使用（形成習(xí)慣和文化）

這樣，可以得到每個(gè)功能模塊的使用現(xiàn)狀，并可以進(jìn)行定量分析。

第二個(gè)維度：操作能力

這個(gè)維度主要是為了調(diào)研操作員工對(duì)于管理信息系統(tǒng)具體功能的掌握情況，以及其使用的意愿情況，為后續(xù)確定提升策略提供參考。

1：不太懂，不太了解；

2：不會(huì)用，不太會(huì)操作；

3：不愿用，操作比較麻煩。

通過對(duì)這個(gè)維度的調(diào)研和分析，可以得到操作人員對(duì)每個(gè)功能的操作能力情況，可以清楚地知道后續(xù)需要對(duì)哪個(gè)功能進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)和引導(dǎo)，提升員工操作能力和意愿。

第三個(gè)維度：優(yōu)化意見

這個(gè)維度的調(diào)研目的，是為滿足功能模塊的深入使用，企業(yè)內(nèi)部需要改進(jìn)或優(yōu)化的環(huán)節(jié)，從而可以提升相關(guān)功能的使用效果，提供必要的支撐環(huán)節(jié)，或?qū)δ承┲苇h(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化和提升。

▲

1：提供指引：即需要提供與該功能相關(guān)配套的說明、模板等文檔；

2：定期會(huì)議：需要內(nèi)部形成定期會(huì)議機(jī)制，為滿足某些功能的深入應(yīng)用，比如成本管理系統(tǒng)中的目標(biāo)成本調(diào)整，相關(guān)的檢查評(píng)估會(huì)議等；

3：流程優(yōu)化：隨著企業(yè)運(yùn)營(yíng)實(shí)際情況的變化，流程也會(huì)不斷地調(diào)整，因此也需要不斷地對(duì)管理信息系統(tǒng)中的電子審批流程進(jìn)行定期優(yōu)化和調(diào)整等，企業(yè)內(nèi)部也可以通過定期的流程效率分析會(huì)議進(jìn)行改進(jìn)；

4：關(guān)聯(lián)績(jī)效：某些需要關(guān)聯(lián)到相關(guān)部門或個(gè)人的績(jī)效的功能，以保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和實(shí)時(shí)性，比如項(xiàng)目計(jì)劃的及時(shí)制定、進(jìn)度的及時(shí)反饋等；

5：功能優(yōu)化：某些功能當(dāng)初的設(shè)計(jì)思路已經(jīng)和企業(yè)的實(shí)際運(yùn)作存在著比較大的偏差，需要功能進(jìn)行修改，甚至重新設(shè)計(jì)。

示例：

某企業(yè)成本管理系統(tǒng)使用現(xiàn)狀：大多數(shù)合同數(shù)據(jù)均是以補(bǔ)錄的方式進(jìn)入系統(tǒng)，合同的在線流程審批使用得非常少。以下為針對(duì)該系統(tǒng)的調(diào)研表格設(shè)計(jì)與調(diào)研數(shù)據(jù)反饋：

▲

由上表可以看出，合同審批應(yīng)用模塊，目前使用一般，數(shù)據(jù)大多通過補(bǔ)錄完成，滯后于實(shí)際業(yè)務(wù)；相關(guān)操作人員反饋是不愿意使用，操作起來比較麻煩；調(diào)研收集的優(yōu)化意見，是需要根據(jù)不同的合同類型設(shè)計(jì)不同的審批流程。因此，可以預(yù)計(jì)后續(xù)的應(yīng)用提升方向即是：一方面需對(duì)合同審批流程進(jìn)行重新檢查和優(yōu)化；另一方面，需要加大培訓(xùn)力度，讓相關(guān)鍵崗位掌握操作，熟悉使用；同時(shí)，為了保障應(yīng)用效果，可以制定相關(guān)的管理制度和規(guī)范，在內(nèi)部推行。

由上面的示例可以看出，通過在內(nèi)部對(duì)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行三個(gè)維度的全面調(diào)研和分析，可以清晰了解每個(gè)功能的使用現(xiàn)狀、操作能力以及優(yōu)化意見，可以為后續(xù)的管理信息系統(tǒng)的效果提升提供精確的方向。

三、小結(jié)

需要說明的是，并不是每個(gè)管理信息系統(tǒng)，每個(gè)具體功能都具有同樣的重要性，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)情況，操作員工能力與便捷程度，首先要保障核心的功能應(yīng)用在內(nèi)部得到充分使用，對(duì)于旁枝末節(jié)的非核心功能，則只需要確定與之相適宜的使用目標(biāo)即可。

當(dāng)然，本文僅提供了對(duì)管理信息系統(tǒng)通用的評(píng)估體系和方法，在實(shí)際的應(yīng)用過程中，需要結(jié)合每個(gè)管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)特性，設(shè)計(jì)與之相對(duì)應(yīng)的成熟度等級(jí)，客觀而充分地評(píng)價(jià)管理信息系統(tǒng)的使用情況，確定每個(gè)階段所能達(dá)到的應(yīng)用等級(jí)，實(shí)現(xiàn)信息化應(yīng)用效果的持續(xù)提升。

發(fā)布：2007-04-29 10:21 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

相關(guān)欄目：