試論數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率研究

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　　摘 要：本文從提升數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的服務(wù)能力，體現(xiàn)其建設(shè)與應(yīng)用價值的角度，提出對數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的基本要求與評價指標(biāo)，探討分析目前存在的問題以及影響因素，探究提高數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的有效途徑。

　　在當(dāng)前信息化建設(shè)大環(huán)境下，越來越多的企業(yè)、部門建立了數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，成為當(dāng)前最主要的檔案信息服務(wù)方式，如數(shù)字檔案館、數(shù)字檔案資源管理平臺等。如何更好的體現(xiàn)建設(shè)與應(yīng)用價值是這種新型的檔案管理模式所面臨的重要問題。要把工作重心從前期的“建館”向后期的“利用”轉(zhuǎn)移，重點放在盤活檔案庫藏資源，實現(xiàn)資源共享與網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)上，即強化系統(tǒng)核心功能——數(shù)字檔案信息檢索的建設(shè)。數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率是指系統(tǒng)實施識別和查找過程的效率，它是評價整個數(shù)字檔案信息系統(tǒng)建設(shè)與服務(wù)應(yīng)用水平的重要指標(biāo)，有必要對其進行研究與探討。
　　一、數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率基本要求
　　開發(fā)建設(shè)數(shù)字檔案信息系統(tǒng)是要將檔案以數(shù)字化的形式進行保存、傳承與開發(fā)利用，對系統(tǒng)檢索效率的基本要求就是要以用戶需求為中心，最大限度滿足用戶對檔案的查詢，從而大大提高檔案信息資源共享和開發(fā)利用效率。
　　二、數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的評價指標(biāo)
　　對數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的評價指標(biāo)應(yīng)從檢索速度與檢索深度兩個方面體現(xiàn)：
　　1.衡量數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索速度的評價指標(biāo)
　　檢索耗時：是指檢索出的檔案相關(guān)信息量所花費的時間。
　　檢索速度：是指檢索出的檔案相關(guān)信息量除以檢索耗時。
　　2.衡量數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索深度的評價指標(biāo)
　　檢索深度體現(xiàn)的是檢索精度的特性，要求檢索結(jié)果全面準(zhǔn)確、實用有效，是檢索質(zhì)量的保證。其評價指標(biāo)如下：
　　查全率：是指檢索出的檔案相關(guān)信息量與系統(tǒng)中的相關(guān)信息總量的百分比。
　　漏檢率與查全率互補：漏檢率=1-查全率
　　查準(zhǔn)率：是指檢索出的檔案相關(guān)信息量與檢索出的信息總量的百分比。
　　誤檢率與查準(zhǔn)率互補：誤檢率=1-查準(zhǔn)率
　　三、數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索存在的問題
　　由于檔案文件之間存在的有機聯(lián)系和檔案組織方式的層級特征，檔案信息檢索的實現(xiàn)更為復(fù)雜，當(dāng)前部分?jǐn)?shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率不高，直接影響了用戶應(yīng)用系統(tǒng)查閱檔案的積極性，客觀表現(xiàn)出以下問題：
　　1.檔案信息檢索不方便
　　檢索過程不直觀、快捷，用戶不能及時得到所需信息。
　　2.檔案信息檢索不全面
　　需要的信息缺失，重要的信息沒有。
　　3.檔案信息檢索不準(zhǔn)確
　　檢索出的信息偏差大，關(guān)鍵信息少，沒用信息多。
　　四、影響數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的主要因素
　　針對實際存在的問題，應(yīng)從軟、硬件兩方面剖析影響因素，在檔案信息資源管理與計算機軟件工程等方面進行分析，尋找解決對策。
　　1.從數(shù)字檔案信息資源建設(shè)角度分析
　　1.1數(shù)字檔案信息資源建設(shè)較分散。檔案信息的檢索首先是檔案信息的序化、組織與存儲，如果檔案著錄、編目不充分、不深入，就會使海量的檔案信息無法進行有效的利用。
　　1.2數(shù)字檔案信息資源范圍受限。限于一館、一局域網(wǎng)的檔案信息檢索利用需求降低，數(shù)字檔案信息化建設(shè)應(yīng)用價值降低。
　　1.3數(shù)字檔案信息資源形式欠完備。數(shù)字檔案信息資源應(yīng)建立健全包含文本、圖像、音頻與視頻檔案等多種多樣的資源形式，不斷建設(shè)豐富、完備、優(yōu)質(zhì)的檔案數(shù)據(jù)庫，檔案信息檢索才會越全面、越準(zhǔn)確。
　　2.從數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索功能角度分析
　　2.1檢索工具不健全。檢索工具沒有詳細描述檔案文件的內(nèi)容特征與外部特征，大多適應(yīng)于手檢。如只采用目錄檢索工具，沒有建立健全以全部文本信息作為檢索對象的全文檢索工具。
　　2.2檢索服務(wù)方式不靈活。如通過互聯(lián)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索空缺。
　　2.3檢索功能有待改進。當(dāng)前僅基于文本檔案的檢索技術(shù)已無法滿足用戶的需求，基于內(nèi)容的信息檢索技術(shù)得到了迅速的發(fā)展和應(yīng)用，如語義分析基礎(chǔ)上的智能檢索。
　　五、提高數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索效率的途徑
　　做好信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作的不斷融合，從數(shù)字檔案信息系統(tǒng)資源、技術(shù)、應(yīng)用、管理等要素方面多管齊下，才是提高檢索效率的長效機制。
　　1.做好檔案資源基礎(chǔ)整理工作
　　重新對檔案資源進行標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化整理必不可少。開展檔案著錄基礎(chǔ)工作，注重自身行業(yè)特點與數(shù)字檔案信息系統(tǒng)的要求，重新制定出適合本館、本行業(yè)的著錄細則，指導(dǎo)具體操作。
　　2.建設(shè)豐富的數(shù)字檔案資源數(shù)據(jù)庫
　　豐富的館藏資源數(shù)據(jù)庫是利用的根基。加快電子文件歸檔規(guī)范化建設(shè)，提高檔案雙軌制管理效率。
　　3.建立健全數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索工具
　　目前，數(shù)字檔案信息系統(tǒng)主要建立以下四種檢索工具：
　　3.1目錄檢索工具。指以一個檔案館或檔案室為基本著錄單位，將一批相關(guān)檔案的著錄條目，按照一定次序編排而成的檢索工具。如卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄、全宗目錄、全引目錄、分類目錄、主題目錄、專題目錄等。
　　3.2題錄檢索工具。是將檔案中的各種名稱按一定的排檢方式編排而成的檢索工具，是保證檢索查準(zhǔn)率的關(guān)鍵工具之一。要統(tǒng)一規(guī)范檔號、存放位置等題錄內(nèi)容，補全題名、責(zé)任者、日期等要素，對責(zé)任者、機構(gòu)簡稱等名稱記錄一致，避免識別不清的情況，增加誤檢率。
　　3.3文摘檢索工具。能更為詳細的揭示檔案文件內(nèi)容的檢索工具，對重要檔案、超文本檔案建立文摘檢索工具，將更方便查閱。如針對科研檔案進行的“成果簡介”，體現(xiàn)重要科研成果，能有效提高檢索效率。
　　4.加大投入不斷完備數(shù)字檔案信息系統(tǒng)檢索功能
　　4.1應(yīng)用先進復(fù)雜的組合檢索技術(shù)。信息檢索技術(shù)決定了查詢效率，對于數(shù)字檔案信息資源系統(tǒng)檢索功能，不僅要支持一般的全文檢索，而且支持組配檢索、ANT檢索、布爾邏輯檢索、二次檢索等多種復(fù)雜檢索方式，以及突出對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)內(nèi)容的檢索，從而提高檢索效率。如北京市數(shù)字檔案館使用的iBASE數(shù)據(jù)庫智能全文檢索引擎，“支持如基于自然語言的全文檢索、字段限定檢索、布爾檢索、前方一致檢索、相鄰檢索、基于內(nèi)容的全文檢索以及后控詞表檢索等”，“對數(shù)以百萬份檔案的檢索速度僅在1秒鐘范圍內(nèi)” ，很好地滿足了用戶對海量數(shù)據(jù)檢索效率的要求。
　　4.2提供網(wǎng)絡(luò)檔案信息檢索功能。檔案網(wǎng)站是數(shù)字檔案信息系統(tǒng)服務(wù)用戶的重要窗口，建設(shè)多層次、多類型的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，形成網(wǎng)站群，提供搜索引擎或針對多級用戶的普通檢索與高級檢索功能。
　　4.3提供基于知識服務(wù)的信息檢索。目前，隨著知識處理技術(shù)的發(fā)展，信息檢索由基于關(guān)鍵詞的檢索逐步轉(zhuǎn)向針對內(nèi)容的基于知識的信息檢索，即從語義和概念出發(fā)，自動分析信息資源，查找和發(fā)現(xiàn)相關(guān)知識單元，使信息檢索更貼近用戶需求。如提供公文、合同、學(xué)術(shù)等檔案主題進行檢索，能提高檢索速度，減少檢索耗時。
　　4.4提供增值檢索服務(wù)。世界最大、最著名聯(lián)機情報檢索系統(tǒng)DIALOG聯(lián)機檢索系統(tǒng)提供了各類型信息檢索、定題服務(wù)、原文訂購、知識索引、跨文檔檢索等強大的檢索功能。作為企業(yè)、部門，可轉(zhuǎn)變檔案管理思路，建設(shè)共享的檔案信息聯(lián)機檢索系統(tǒng)，提供增值檢索服務(wù)，根據(jù)用戶的要求，進行有針對性的開放檔案與行政規(guī)范性文件服務(wù)，幫助提供檔案信息，協(xié)助用戶提高檢索效率。
　　總之，數(shù)字檔案信息系統(tǒng)不僅是采用數(shù)字形式存儲檔案，而是要實現(xiàn)檔案資源共享，才是系統(tǒng)建設(shè)的最終目標(biāo)。檔案的價值最終體現(xiàn)在“用”上，向用戶提供檔案資源，方便查詢，保證系統(tǒng)檢索效率，是數(shù)字檔案信息系統(tǒng)建設(shè)不懈努力的方向。