試論檔案信息資源的開發(fā)利用與整合

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　　[摘 要]檔案館作為黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)，在新形勢下應(yīng)充分發(fā)揮基本功能，不斷拓展社會功能，關(guān)于檔案信息資源開發(fā)利用與整合，引發(fā)了人們的思考。

　　[關(guān)鍵詞]檔案；信息資源；開發(fā)利用；整合

　　[中圖分類號]G271.2 [文獻標(biāo)識碼] A

　　檔案館作為黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)機構(gòu)，在新形勢下應(yīng)充分發(fā)揮基本功能，不斷拓展社會功能，關(guān)于檔案信息資源開發(fā)利用與整合，引發(fā)了人們的思考。
　　一、檔案信息資源的開發(fā)利用，包括以下六個方面
　　1. 開發(fā)利用工作的主體是檔案工作者，即各級各類檔案館（室）從事檔案信息開發(fā)利用工作的部門和工作人員，他們處于開發(fā)利用的主導(dǎo)地位，是決定開發(fā)利用工作成敗的關(guān)鍵。
　　2. 開發(fā)利用的對象是館（室）藏檔案資料，它們是開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。館（室）藏檔案資料包括檔案原件，同時也包括對原件內(nèi)容進行篩選、加工、轉(zhuǎn)化而來的二次文獻或三次文獻，以及各種資料。
　　3. 開發(fā)利用的客體是本單位或社會上的檔案信息利用者，他們是檔案信息開發(fā)利用的最終受益者，同時也是開發(fā)利用活動的檢驗者。檔案信息開發(fā)利用的成果，其產(chǎn)生的經(jīng)濟效益和社會效益必須通過利用者去實現(xiàn)。利用者并非簡單地、被動地接受檔案信息，而是有選擇地接收利用檔案信息。
　　4. 開發(fā)利用工作必須借助于一定的工具和手段。檔案信息資源具有原始性、分散性等特點，檔案工作者要快速、準確、系統(tǒng)地提供利用者所需的檔案信息，必須運用各種檢索工具來準確、及時地選擇、發(fā)現(xiàn)、定位利用者所需的適用信息，并通過各種工具來進行科學(xué)加工和處理，及時將信息定向或多向傳遞給特定利用者。
　　5. 開發(fā)利用的任務(wù)是實現(xiàn)檔案信息的共享，即把館（室）藏檔案，通過多種渠道和方式進行選擇和傳播，使之流動和共享，以此激活檔案中蘊藏的知識和信息，實現(xiàn)一定的經(jīng)濟價值或社會價值。
　　6. 開發(fā)利用工作的目的是最大限度滿足社會的檔案信息需求。社會需要是開發(fā)利用的前提和動力，開發(fā)利用的目的就是為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。
　　二、檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則
　　1.服務(wù)原則
　　開發(fā)利用工作是以服務(wù)和滿足社會需要為生存與發(fā)展條件，其實質(zhì)在于提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，因此，服務(wù)于社會是它的根本目的和總的指導(dǎo)思想。
　　貫徹服務(wù)原則，最重要的是檔案工作者必須明確服務(wù)方向，堅定服務(wù)思想。明確服務(wù)方向，是指檔案信息資源開發(fā)利用工作要具有正確的方向，應(yīng)當(dāng)隨著黨和國家工作重心的轉(zhuǎn)移而轉(zhuǎn)移，為中心工作服務(wù)，要適應(yīng)社會多方面檔案信息利用的需求。堅定服務(wù)思想，就是要求檔案工作者明確檔案工作為社會各方面服務(wù)的思想，樹立良好的職業(yè)道德，充分發(fā)揮主觀能動性，研究掌握檔案信息利用需求的特點和規(guī)律，千方百計地為利用者提供方便。
　　2.開放原則
　　在開發(fā)利用工作中貫徹開放原則，是《檔案法》賦予檔案部門的職責(zé)，它符合檔案信息發(fā)揮作用的根本規(guī)律，也是社會發(fā)展的必然趨勢。
　　開放原則就是要求檔案工作者在開發(fā)利用檔案信息工作中，要在遵守國家有關(guān)法律法規(guī)前提下，最大限度地解放思想，根據(jù)社會實踐利用檔案的需求，最大限度地提供檔案信息，實現(xiàn)資源共享，充分保障利用者利用檔案的基本權(quán)利。
　　3.法制原則
　　法制原則是開發(fā)利用工作必須貫徹的重要原則之一。由于檔案信息具有一定的機密性，決定了在檔案信息資源開發(fā)利用中必須設(shè)定必要的限制，不是任何人對任何檔案都可隨意利用。檔案信息在開發(fā)利用中不能失、泄密，否則就要觸犯法律。《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，對檔案開放時限、內(nèi)容控制范圍、服務(wù)對象、內(nèi)外有別等都作了詳細規(guī)定，是每個檔案工作者在開發(fā)利用檔案中必須牢牢把握的。
　　遵循法制原則，要求檔案工作者在開發(fā)利用工作中以法律為準繩，做到既要進一步開放檔案，促進檔案信息的充分合理利用，又要嚴格堅持保密，保障黨、國家和人民的利益不受損害。
　　4.效益原則
　　遵循效益原則，就是要求檔案開發(fā)利用工作要講求實效，能為社會提供更多有價值的、社會需要的檔案信息。為此，檔案部門在實際工作中要強調(diào)開發(fā)利用工作與效益的統(tǒng)一，不能為開發(fā)而開發(fā)，而是以它作為實現(xiàn)效益的手段和途徑，以取得效益為目標(biāo)，創(chuàng)造性地、有針對性地開展檔案信息資源開發(fā)利用工作。
　　上述四個原則是一個統(tǒng)一的、不可分割的整體。同時，檔案信息資源開發(fā)利用的過程，也就是檔案資源整合的過程。
　　三、檔案資源整合的含義和理論基礎(chǔ)
　　檔案信息資源整合就是對分散在本行政區(qū)域內(nèi)各系統(tǒng)、各部門和各單位的檔案通過科學(xué)分類整理編目和數(shù)字化處理，將檔案實體和數(shù)字信息及查詢系統(tǒng)資源通過實體收集或虛擬歸檔方式收集，集中保管利用，達到檔案的物理資源整合、數(shù)據(jù)資源整合和查閱利用系統(tǒng)的整合，實現(xiàn)檔案信息資源共享的工作。
　　全宗理論是整合檔案信息資源的理論依據(jù)，一個全宗的檔案不能分散，它是一個有機整體。為了保證國家檔案全宗的完整性，必須堅持集中統(tǒng)一管理的基本原則，整合檔案資源，維護全宗的完整與安全，維護黨和國家的歷史真實面貌。