試論檔案信息資源的開發(fā)利用與整合

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　　[摘 要]檔案館作為黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，在新形勢(shì)下應(yīng)充分發(fā)揮基本功能，不斷拓展社會(huì)功能，關(guān)于檔案信息資源開發(fā)利用與整合，引發(fā)了人們的思考。

　　[關(guān)鍵詞]檔案；信息資源；開發(fā)利用；整合

　　[中圖分類號(hào)]G271.2 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A

　　檔案館作為黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，在新形勢(shì)下應(yīng)充分發(fā)揮基本功能，不斷拓展社會(huì)功能，關(guān)于檔案信息資源開發(fā)利用與整合，引發(fā)了人們的思考。
　　一、檔案信息資源的開發(fā)利用，包括以下六個(gè)方面
　　1. 開發(fā)利用工作的主體是檔案工作者，即各級(jí)各類檔案館（室）從事檔案信息開發(fā)利用工作的部門和工作人員，他們處于開發(fā)利用的主導(dǎo)地位，是決定開發(fā)利用工作成敗的關(guān)鍵。
　　2. 開發(fā)利用的對(duì)象是館（室）藏檔案資料，它們是開發(fā)利用的物質(zhì)基礎(chǔ)。館（室）藏檔案資料包括檔案原件，同時(shí)也包括對(duì)原件內(nèi)容進(jìn)行篩選、加工、轉(zhuǎn)化而來的二次文獻(xiàn)或三次文獻(xiàn)，以及各種資料。
　　3. 開發(fā)利用的客體是本單位或社會(huì)上的檔案信息利用者，他們是檔案信息開發(fā)利用的最終受益者，同時(shí)也是開發(fā)利用活動(dòng)的檢驗(yàn)者。檔案信息開發(fā)利用的成果，其產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益必須通過利用者去實(shí)現(xiàn)。利用者并非簡(jiǎn)單地、被動(dòng)地接受檔案信息，而是有選擇地接收利用檔案信息。
　　4. 開發(fā)利用工作必須借助于一定的工具和手段。檔案信息資源具有原始性、分散性等特點(diǎn)，檔案工作者要快速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供利用者所需的檔案信息，必須運(yùn)用各種檢索工具來準(zhǔn)確、及時(shí)地選擇、發(fā)現(xiàn)、定位利用者所需的適用信息，并通過各種工具來進(jìn)行科學(xué)加工和處理，及時(shí)將信息定向或多向傳遞給特定利用者。
　　5. 開發(fā)利用的任務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，即把館（室）藏檔案，通過多種渠道和方式進(jìn)行選擇和傳播，使之流動(dòng)和共享，以此激活檔案中蘊(yùn)藏的知識(shí)和信息，實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)價(jià)值或社會(huì)價(jià)值。
　　6. 開發(fā)利用工作的目的是最大限度滿足社會(huì)的檔案信息需求。社會(huì)需要是開發(fā)利用的前提和動(dòng)力，開發(fā)利用的目的就是為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。
　　二、檔案信息資源開發(fā)利用的基本原則
　　1.服務(wù)原則
　　開發(fā)利用工作是以服務(wù)和滿足社會(huì)需要為生存與發(fā)展條件，其實(shí)質(zhì)在于提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，因此，服務(wù)于社會(huì)是它的根本目的和總的指導(dǎo)思想。
　　貫徹服務(wù)原則，最重要的是檔案工作者必須明確服務(wù)方向，堅(jiān)定服務(wù)思想。明確服務(wù)方向，是指檔案信息資源開發(fā)利用工作要具有正確的方向，應(yīng)當(dāng)隨著黨和國(guó)家工作重心的轉(zhuǎn)移而轉(zhuǎn)移，為中心工作服務(wù)，要適應(yīng)社會(huì)多方面檔案信息利用的需求。堅(jiān)定服務(wù)思想，就是要求檔案工作者明確檔案工作為社會(huì)各方面服務(wù)的思想，樹立良好的職業(yè)道德，充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，研究掌握檔案信息利用需求的特點(diǎn)和規(guī)律，千方百計(jì)地為利用者提供方便。
　　2.開放原則
　　在開發(fā)利用工作中貫徹開放原則，是《檔案法》賦予檔案部門的職責(zé)，它符合檔案信息發(fā)揮作用的根本規(guī)律，也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。
　　開放原則就是要求檔案工作者在開發(fā)利用檔案信息工作中，要在遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)前提下，最大限度地解放思想，根據(jù)社會(huì)實(shí)踐利用檔案的需求，最大限度地提供檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，充分保障利用者利用檔案的基本權(quán)利。
　　3.法制原則
　　法制原則是開發(fā)利用工作必須貫徹的重要原則之一。由于檔案信息具有一定的機(jī)密性，決定了在檔案信息資源開發(fā)利用中必須設(shè)定必要的限制，不是任何人對(duì)任何檔案都可隨意利用。檔案信息在開發(fā)利用中不能失、泄密，否則就要觸犯法律?！稒n案法》等有關(guān)法律法規(guī)，對(duì)檔案開放時(shí)限、內(nèi)容控制范圍、服務(wù)對(duì)象、內(nèi)外有別等都作了詳細(xì)規(guī)定，是每個(gè)檔案工作者在開發(fā)利用檔案中必須牢牢把握的。
　　遵循法制原則，要求檔案工作者在開發(fā)利用工作中以法律為準(zhǔn)繩，做到既要進(jìn)一步開放檔案，促進(jìn)檔案信息的充分合理利用，又要嚴(yán)格堅(jiān)持保密，保障黨、國(guó)家和人民的利益不受損害。
　　4.效益原則
　　遵循效益原則，就是要求檔案開發(fā)利用工作要講求實(shí)效，能為社會(huì)提供更多有價(jià)值的、社會(huì)需要的檔案信息。為此，檔案部門在實(shí)際工作中要強(qiáng)調(diào)開發(fā)利用工作與效益的統(tǒng)一，不能為開發(fā)而開發(fā)，而是以它作為實(shí)現(xiàn)效益的手段和途徑，以取得效益為目標(biāo)，創(chuàng)造性地、有針對(duì)性地開展檔案信息資源開發(fā)利用工作。
　　上述四個(gè)原則是一個(gè)統(tǒng)一的、不可分割的整體。同時(shí)，檔案信息資源開發(fā)利用的過程，也就是檔案資源整合的過程。
　　三、檔案資源整合的含義和理論基礎(chǔ)
　　檔案信息資源整合就是對(duì)分散在本行政區(qū)域內(nèi)各系統(tǒng)、各部門和各單位的檔案通過科學(xué)分類整理編目和數(shù)字化處理，將檔案實(shí)體和數(shù)字信息及查詢系統(tǒng)資源通過實(shí)體收集或虛擬歸檔方式收集，集中保管利用，達(dá)到檔案的物理資源整合、數(shù)據(jù)資源整合和查閱利用系統(tǒng)的整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的工作。
　　全宗理論是整合檔案信息資源的理論依據(jù)，一個(gè)全宗的檔案不能分散，它是一個(gè)有機(jī)整體。為了保證國(guó)家檔案全宗的完整性，必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的基本原則，整合檔案資源，維護(hù)全宗的完整與安全，維護(hù)黨和國(guó)家的歷史真實(shí)面貌。