試論基建施工企業(yè)檔案與檔案信息化工作

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　　論文關鍵詞 基建施工　檔案工作　檔案信息化

　　論文摘要基建施工企業(yè)檔案工作會隨著項目的不斷竣工而變得繁瑣，但隨著計算機科學的飛速發(fā)展，加之信息化建設在施工企業(yè)中的推廣，促使企業(yè)檔案管理工作在新形勢下向信息化方向邁進。本文從施工企業(yè)集團檔案管理制度建設，檔案人員建設、監(jiān)督考核、保密措施以及檔案信息系統(tǒng)建設角度探討了企業(yè)檔案管理與檔案信息化工作。
　　
　　建設項目指建筑、安裝等形成固定資產(chǎn)活動中，按照一個總體設計進行施工，獨立組成的，在經(jīng)濟上統(tǒng)一核算、行政上有獨立組織形式、實行統(tǒng)一管理的單位。基建施工企業(yè)檔案工作會隨著項目的不斷竣工而變得繁瑣，但隨著計算機科學的飛速發(fā)展，加之信息化建設在施工企業(yè)中的推廣，促使企業(yè)檔案管理工作在新形勢下向信息化方向邁進。在國家刺激內需的四萬億基建投資接近尾聲之時，年初國家4萬億水利投資、萬億城軌規(guī)劃、保障房建設等投資建設項目規(guī)劃又相繼出爐，為基建施工行業(yè)新一輪發(fā)展加足馬力，也為基建施工行業(yè)檔案工作的發(fā)展帶來了新的活力。
　　現(xiàn)在國內檔案學者緊緊圍繞檔案館和事業(yè)單位檔案室周圍對傳統(tǒng)檔案工作、檔案數(shù)字化和電子文件管理等方面進行研究，卻忽視了國內大中型建筑施工企業(yè)的檔案管理和檔案信息化工作。隨著國家在建重大基建項目陸續(xù)完工和新項目不斷開標，基建檔案正在成倍的增長，建設單位、施工單位和監(jiān)理單位在工程施工過程中產(chǎn)生了數(shù)量巨大、內容豐富、形式多樣工程檔案在項目竣工驗收后應該做成一套套記錄著項目生命力鮮活檔案。大多數(shù)建設、施工單位在施工技術和管理方面是強手，然而在施工后期工程資料竣工鑒定、歸檔、保存、利用和銷毀方面卻暴露出了薄弱的一面。
　　國內大中型施工企業(yè)的集團管理性、業(yè)務繁忙性、部門與下屬單位的多樣性決定了企業(yè)對檔案工作的關注力度不夠，往往在需要利用檔案去解決實際問題時才想到要綜合治理好檔案工作。由企業(yè)專職檔案管理人員根據(jù)國家各項檔案法規(guī)和標準制定本企業(yè)檔案制度，在企業(yè)‘一把手’支持與企業(yè)全體員工共同努力與協(xié)助下，加強檔案工作各項制度的執(zhí)行與監(jiān)督，同時將加強檔案人員的考核與提高兼職檔案人員工作技能相結合，做好檔案的利用與保密工作，才能從真正意義上做好本施工企業(yè)的檔案管理與利用工作。
　　一、針對集團型企業(yè)下屬分公司及項目比較多，實際生產(chǎn)活動工作量大，產(chǎn)生文件資料與實物檔案多的特點，集團檔案工作者易采取集中領導、分級保存與監(jiān)督管理相結合的原則來做好檔案工作。
　　集團內部設置專職檔案主管人員，直接上級為主管檔案工作的副總經(jīng)理；各分公司設一名專職檔案主管負責所在公司檔案工作，由分公司副總經(jīng)理主抓；各項目設兼職檔案員，負責監(jiān)督辦理項目檔案歸檔。集團總部設檔案室，負責集團本部檔案資料保存；各分公司設檔案室和檔案庫房，檔案室和檔案庫房的規(guī)模設計時要根據(jù)公司發(fā)展狀況考慮能存放10-15年數(shù)量檔案；各施工項目設臨時檔案室，由兼職檔案管理員負責項目文書檔案與工程檔案歸檔的監(jiān)督和指導工作，項目竣工后檔案交由分公司檔案庫房集中保存。建立一套集團檔案主管監(jiān)督指導、分公司檔案管理人員密切配合、項目兼職檔案人員嚴格執(zhí)行的集團內部檔案工作者網(wǎng)絡，加速企業(yè)兼職檔案工作者業(yè)務能力培養(yǎng)，同時，企業(yè)在發(fā)展壯大中也要不斷增加檔案人員數(shù)量。
　　二、制定一套詳細的集團檔案整理、分類、歸檔、保存、鑒定、銷毀、保密制度，明確檔案工作者與各部門負責資料歸檔相關責任人員的具體職責，做到崗有其人、人有其責，確保集團各部門及各基層單位所屬部門資料、文件以及有記錄價值特殊載體檔案的整理歸檔工作能夠得到順利開展。
　　 集團應嚴格參考國家《檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》、《國家保密法》以及地方檔案局制定的檔案管理辦法，制定出本企業(yè)的《檔案管理辦法》，并將《檔案管理辦法》納入企業(yè)管理手冊中去。各分公司參照集團《檔案管理辦法》和國家相關行業(yè)檔案工作規(guī)定制定出分公司以及所屬項目的檔案管理辦法。各《檔案管理辦法》中應明確歸檔文件類型、歸檔范圍、歸檔時間、文件保管期限、歸檔文件整理方法、銷毀制度、保密制度以及歸檔文件所屬部門責任，制定各種載體類型檔案材料的歸檔方法、保管與定期檢查措施，做好檔案室及檔案庫房管理工作，嚴格按照檔案保護技術要求搞好檔案室以及檔案庫房的防蟲、防腐、防高溫、防光、防蛀、防盜、防塵工作。
　　 集團應當制定《企業(yè)檔案人員保密責任制》，確保檔案人員認清自己的職責和工作中保密的重要性。劃分明確的歸檔范圍，提高其在日常檔案工作活動中責任心，確保日常生產(chǎn)活動形成的具備查考價值的檔案文件都能夠得到有效歸檔；定期開展保密工作教育，提高專兼職檔案人員的保密意識，確保公司商業(yè)秘密不被競爭對手竊取，機密不泄露。建立明確的保密責任制有利于提高企業(yè)內部員工的保密意識，使專兼職檔案工作者有一種做不好自己的工作就有可能被做得好的員工淘汰，使得其不得不提高工作能力，為實現(xiàn)集團最高利益而努力。
　　三、購置專業(yè)信息化系統(tǒng)，制定企業(yè)信息化工作發(fā)展方向，搞好集團的檔案信息化工作。大中型企業(yè)應當配置現(xiàn)代化的機房，高端的服務器和高容量移動存儲設備，建立檔案數(shù)字化管理制度，加強檔案信息化錄入人員素質培訓，提高各崗位員工檔案信息化水平。