淺析人力資源檔案管理存在的問題及措施

　　近年來，我國的社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展迅速，人力資源逐漸成為現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展中重要的核心資源。而知識經(jīng)濟時代的到來，更使得人們對現(xiàn)代人力資源的管理工作更加關注。人事檔案管理工作，可以說是人力資源管理中最為重要的環(huán)節(jié)之一。因此，充分對人事檔案管理工作中存在的問題進行分析，并深入探尋有效的解決措施，加強對人事檔案工作的管理，以此來促進企業(yè)的進一步發(fā)展，已成為廣大企業(yè)人事檔案管理工作者亟待解決的重要課題。

　　一、人力資源檔案管理存在的問題

　　1、企業(yè)單位不夠重視
　　在一些企業(yè)單位中，企業(yè)只是注重這些人帶給企業(yè)的利益，而不夠注重對人事檔案的管理。這種情況在現(xiàn)今中國企業(yè)中仍然存在，因為他們認為這是沒有太大意義的，只要他們能夠保證了自己員工的重要信息不被盜取，不流傳出去被人利用就是成功的。但是也就是應為這種原因造成了人事管理部門經(jīng)常疏忽檔案管理，這就造成了一些問題的發(fā)生，嚴重時甚至影響到了企業(yè)發(fā)展問題。也是職員沒有了個人信息安全保障，造成了工作不用心的更嚴重的問題。
　　2、人力資源檔案管理的硬件設施
　　人力資源檔案管理質(zhì)量不高的另一個原因,是人力資源檔案管理的硬件設施不齊全。這些硬件包括檔案館和設備。但有些單位至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應的設施對人力資源檔案的管理名存實亡版期下去導致原始的紙質(zhì)檔案得不到有效的保護很可能出現(xiàn)蟲蛀、霉變等現(xiàn)象計算機的管理更是不可能實現(xiàn)。
　　3、人事檔案材料不完整、歸檔不及時
　　人事檔案收存的是職工的履歷、自傳、鑒定(考評)、學習學歷職稱、政治歷史等方面的有關材料,檔案中的材料只有完整、齊全、規(guī)范,才能真實地反映員工自身的成長歷史和人生軌跡。歸檔的政審材料中有未經(jīng)組織審查核實和蓋章。在收集歷史久遠的材料使用復印件歸檔時,卻沒有注明復印件的出處、時間、復制人,也沒有并加蓋材料出具單位或干部人事關系所在單位組織人事部門的印章,無法保證復制材料的真實、有效。
　　4、管理技術落后
　　在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，我們已經(jīng)不能只關注于以往的人工記錄管理方法，而是采用新時代的新技術，對人事檔案管理進行信息化管理。在科學技術飛速發(fā)展的今天，計算機得到了普遍應用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會發(fā)現(xiàn)有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。
　　5、檔案管理人員素質(zhì)偏低
　　由于受傳統(tǒng)觀念的影響,對檔案管理的認識不足,重視程度不夠,難以勝任檔案工作更換頻繁。究其原因,往往是一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職,且一崗多職,造成檔案工作兼而不顧。隨著當前企業(yè)規(guī)模日益擴大,員工數(shù)量不斷增多,檔案數(shù)量逐漸增多,檔案管理難度增大,有關的管理措施卻未能及時跟進。

　　二、人力資源檔案管理措施

　　1、提高檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，增強對檔案的意識
　　提高檔案管理人員的素質(zhì)，不僅要提高他們自身的業(yè)務素質(zhì)和知識水平，更著眼于政治素質(zhì)和實際本領的提高，加大教育培訓的力度，努力培養(yǎng)政治強、業(yè)務精、作風硬的檔案工作人員，作為檔案工作者始終要加強政治學習，增強黨性黨風修養(yǎng)和思想道德素質(zhì)，自覺服從黨和政府對這個工作大局，要解放思想、觀念、勤于思考、堅定信心。提高適應崗位要求的實際本領，珍惜檔案工作崗位。要深入進行調(diào)查研究，不斷地提高管理水平。
　　2、完善人力資源檔案管理制度
　　要提高人力資源檔案的管理水平,就要建立完善的人力資源檔案管理制度需要在以下幾方面得到加強。第一是要建立合理、科學的管理制度只有檔案管理完善才能有效進行管理第二是要保證制度的簡潔性這樣才能發(fā)揮好檔案的管理作用第三是要保證檔案管理制度的雙向性。制度是面對所有的人無論是職工還是對領導都要形成約束這樣才能體現(xiàn)公平使人力資源檔案管理工作得到完善;第四是制度的嚴肅性在人力資源檔案管理過程中要進行嚴格的獎懲這樣才能將制度的權威性體現(xiàn)出來。
　　3、人力資源檔案的數(shù)字化管理
　　首先要建設關于人力資源的虛擬信息通道，對于人力資源檔案的內(nèi)容格式、分類體系以及信息采集按要求統(tǒng)一，還要建立電子賬號，實現(xiàn)信息共享。然后建設人力資源檔案數(shù)據(jù)庫，對于人力資源檔案的信息可以通過工作人員錄入方式形成電子文檔并將重要的材料進行數(shù)字化處理。此外，建設人事檔案信息網(wǎng)絡服務平臺，可以用于開展人才服務，發(fā)布人才供求信息等資源。