試析檔案管理信息平臺的深化與應用

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　　論文摘要：介紹了廈門電業(yè)局檔案管理信息平臺深化應用的背景、目標、實施步驟、效果及前景，以供借鑒。

　　論文關鍵詞：檔案管理；信息化；文件 
　　
　　近年來，隨著信息技術高速發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理正面臨著前所未有的變革——從紙質和電子混合檔案向全數字化檔案轉變、從人工檔案管理為主向自動檔案管理為主轉變、從單一部門檔案管理向跨部門、跨專業(yè)、跨地域檔案管理轉變。

　　一、檔案管理信息平臺深化應用的背景

　　當前，國家電網公司加快實現電網和公司發(fā)展方式轉變，努力創(chuàng)建“一強三優(yōu)”（電網堅強、資產優(yōu)良、服務優(yōu)質、業(yè)績優(yōu)秀）現代公司。國家電網公司高度重視檔案管理工作，并將其作為企業(yè)管理重要組成部分，大力推進檔案管理信息化。2006年，國家電網公司與紫光電子檔案事業(yè)部合作開展“國家電網公司檔案管理信息平臺建設項目”；2009年，在國家電網公司公司總部、華中電網公司、四川省電力公司等網省公司試點成功。目前，國家電網檔案管理信息平臺已成功嵌入國家電網公司協(xié)同辦公系統(tǒng)，福建省電力公司隨即也全面推廣應用，廈門電業(yè)局作為國家電網公司轄區(qū)內唯一的特區(qū)供電企業(yè)，在福建省電力系統(tǒng)內率先深化應用該檔案管理信息平臺。
　　廈門電業(yè)局檔案管理工作一直走在全省前列。2000年，在全省系統(tǒng)率先晉升為“國家一級”，連續(xù)3年獲得省公司檔案管理先進單位、連續(xù)6年獲得廈門市檔案先進集體稱號。截至2010年底，共有綜合檔案室1個，二級綜合檔案室17個，共有文書、科技、會計檔案近 30萬卷（件），機讀目錄12萬余條，照片檔案4000余張，及音頻、視頻檔案200多份。
　　但目前廈門電業(yè)局檔案管理工作還依然存在一些問題：一是仍存在大量紙質檔案未實現數字化；二是各部門之間系統(tǒng)互不相連、數據互不交換、信息孤島較為嚴重，無法形成統(tǒng)一的檔案信息資源庫；三是各部門檔案管理水平及管理軟件應用水平參差不齊，低水平重復建設現象較為嚴重，軟件管理系統(tǒng)功能存在缺陷，無法保證文件的真實性、可靠性、完整性與可用性；四是軟件管理系統(tǒng)的自動化、智能化程度不高，用戶查詢檔案信息的效率較低；五是靈活性不足，不能適應機構調整對檔案管理的要求。因此，急需通過深化應用統(tǒng)一的檔案管理信息平臺來破解上述問題和難題。

　　二、檔案管理信息平臺深化應用的目標

　　福建省電力公司根據自身工作實際，在國家電網公司檔案管理信息平臺的基礎上，采用B/S多層應用體系結構，應用SOA、J2EE等先進技術對軟件應用系統(tǒng)進行深度開發(fā)，建成符合福建電力檔案業(yè)務工作要求的功能模塊和界面處理，實現了電子文件與電子檔案全程管理。同時，福建電力數字檔案信息資源管理系統(tǒng)創(chuàng)新性地開發(fā)了全宗定制、門類定制等多種定制功能，使系統(tǒng)可隨著業(yè)務的變化而進行自行定制，減少了因業(yè)務變動而導致的二次開發(fā)費用和時間，極大地方便了使用；創(chuàng)新性提出了“現行文件層、整編文件層和永久檔案層”三層管理模式，建立了文件中心、整編中心、數檔中心和控制平臺，實現了信息管理系統(tǒng)電子文件網絡采集、整合、處理、歸檔全過程數字化。
　　檔案管理信息平臺主要應用模塊包括應知應會、企業(yè)知識、部門知識、個人知識、你問我答。其中數字化檔案存放在企業(yè)知識模塊中，按照檔案屬性分類為：文書檔案、合同檔案、生產檔案、科研檔案、基建檔案、設備檔案、會技檔案、聲像檔案、實物檔案、招標檔案。檔案檢索條件包含：題名、文號、責任者、起止日期、機構、文件類型、主題詞、關聯(lián)詞、分類號等。檔案管理信息平臺以確保文件的真實性、可靠性、完整性和可用性四個特性為基礎目標，確定了十大功能：確定需要捕獲的檔案，確定檔案的保存時間，檔案捕獲，登記，分類，存儲和保管，利用，跟蹤，處置計劃的實施，對檔案管理過程的記錄。
　　用戶可根據工作考查、學術研究、經濟建設、落實政策、個人取證等不同目的進行檔案檢索。檔案管理信息平臺內嵌智能操作平臺（IDOL），在檢索的同時對信息進行智能理解，主要完成檔案內容資源的各項分析服務，以及智能化的文本處理，包括文本挖掘、分類聚類、內容提煉等，從無序的海量數據中，找到數據之間的關系和規(guī)律，進一步提高檔案資源的利用價值。此外，還有一些特殊應用，例如，檔案分類并不完全采用業(yè)務職能分類方法，而是在按業(yè)務活動劃分類別的基礎上，綜合運用了機構級別、機構性質、所屬區(qū)域、文件格式等分類標準。
　　檔案管理信息平臺是一個覆蓋有關單位的一體化綜合平臺，使檔案信息實現縱向貫通、橫向集成和高度共享。檔案管理信息平臺深化應用后，將實現檔案信息傳輸網絡化、檔案管理自動化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門的信息服務功能，注重電子文件管理、檔案管理先進理論的具體應用和國際標準的貫徹實施，融合思想理念創(chuàng)新與技術方法創(chuàng)新，最終實現電子數據的共享利用和綜合應用，為企業(yè)生產、管理提供決策服務，真正實現檔案管理水平質的飛躍。