免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的十大難點(diǎn)和解決方法

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　　1、 隱形公文怎么轉(zhuǎn)化成顯性公文?

　　免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的關(guān)鍵在于激發(fā)“隱形公文”向“顯性公文”的轉(zhuǎn)換，顯性公文可以理解成書(shū)面化的文檔，隱形公文就是存放在每一個(gè)人頭腦中的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，要讓每一個(gè)人頭腦中的這些經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)的確很難，為什么呢?因?yàn)槠匠Ｃ恳粋€(gè)人工作都很忙，比方一個(gè)客戶經(jīng)理每天必須拜訪客戶，而且每天必須與足夠數(shù)量的客戶保持溝通，如果還要讓忙了一天的客戶經(jīng)理在靜下心來(lái)把自己的經(jīng)驗(yàn)和心得寫(xiě)來(lái)，這對(duì)絕大多數(shù)員工來(lái)講是不現(xiàn)實(shí);我們很多免費(fèi)公文管理系統(tǒng)項(xiàng)目的一個(gè)假定條件就是每一個(gè)員工都會(huì)把自己的頭腦中的公文主動(dòng)拿出來(lái)，但是事實(shí)并非如此：而是員工沒(méi)有這個(gè)時(shí)間也沒(méi)有這個(gè)動(dòng)力，如果這個(gè)假定條件不成立，那么免費(fèi)公文管理系統(tǒng)項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)就沒(méi)有了!所以這個(gè)困難必須面對(duì)而且必須解決好，不然免費(fèi)公文管理系統(tǒng)最終成為了一個(gè)擺設(shè)。

　　解決方法：讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)完全融合到員工日常的工作中，比如客戶服務(wù)人員每天處理客戶的問(wèn)題就在免費(fèi)公文管理系統(tǒng)完成，這樣就可以讓員工一邊工作一邊積累公文;在泛微我們把免費(fèi)公文管理系統(tǒng)融入到項(xiàng)目管理、客戶管理、流程管理、人力資源管理，這樣能夠真正有效的讓員工一邊工作一邊把公文和經(jīng)驗(yàn)積累到系統(tǒng)中來(lái)，讓公文的積累成為一種工作習(xí)慣和方式，將形成于員工大腦中的隱性公文在工作過(guò)程以自然的方式釋放出來(lái)，并能有效積累在公司的公文系統(tǒng)中形成具體的的顯性公文，為整個(gè)組織循環(huán)利用。

　　2、 個(gè)人的公文發(fā)展怎么與企業(yè)的公文發(fā)展步調(diào)一致?

　　免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的建設(shè)要以讓員工受益為根本出發(fā)點(diǎn)，企業(yè)的公文進(jìn)步一定是依賴于個(gè)人的公文發(fā)展，所以在考慮企業(yè)的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的時(shí)候，一定要考慮到這個(gè)系統(tǒng)讓用戶能夠得到實(shí)惠，他們不只是公文的貢獻(xiàn)者，而同樣是公文的分享者;所以一個(gè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的首先應(yīng)該滿足企業(yè)員工個(gè)人公文的發(fā)展，那么企業(yè)公文的發(fā)展實(shí)際上也成了必然的結(jié)果。

　　解決方法：通過(guò)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)，為每一個(gè)崗位設(shè)立公文地圖，讓員工完成職業(yè)技能的自助培訓(xùn);為每一個(gè)員工開(kāi)通完全屬于自己的個(gè)性化的員工blog，建立工作、技能、經(jīng)驗(yàn)分享的和諧氣氛;通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)系統(tǒng)獲取外部有用有價(jià)值的信息，適時(shí)推送給員工;為了讓員工及時(shí)獲得想要的公文信息和可能需要知道的信息，允許公文訂閱和公文的定期推送;建立公文創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)公文的貢獻(xiàn)和創(chuàng)新。

　　3、 公文的生命周期如何管理?

　　免費(fèi)公文管理系統(tǒng)重在對(duì)整個(gè)公文生命周期的管理，公文的積累、共享、利用和創(chuàng)新是一個(gè)完整的管理周期，在企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中，隨著業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的公文也需要不斷得到深化和創(chuàng)新，借以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)更低的學(xué)習(xí)成本和更快的業(yè)務(wù)提升。

　　4、 免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的模式：到底是“出版模式”還是“仲介模式”

　　“出版模式”是指由某一個(gè)人負(fù)責(zé)向員工搜集資訊，加以組織后，再宣傳這些資訊的可用性，然后就坐視后續(xù)發(fā)展。“仲介模式”是利用人們雙方都具備有利可圖、彼此分享的欲望——特別是當(dāng)他們分享資訊時(shí)，能讓他們看起來(lái)對(duì)公司好像更有價(jià)值。

　　從目前免費(fèi)公文管理系統(tǒng)軟件市場(chǎng)來(lái)看大多的軟件注重在“出版模式”，他們假設(shè)由某一個(gè)人負(fù)責(zé)向員工搜集資訊，加以組織后，再宣傳這些資訊的可用性，然后就坐視后續(xù)發(fā)展。但是因?yàn)閱T工會(huì)迅速創(chuàng)造大量的資訊，所以每一天想要充分掌握這些資訊的努力都會(huì)受挫。就算是最有組織的努力，也只不過(guò)能搜集到員工公文的一小部分，而且等到這些有限的公文出版時(shí)，往往已經(jīng)過(guò)時(shí)了。“仲介模式”更多的提出每一個(gè)員工都是出版者同時(shí)又是獲取者，但是這個(gè)模式的關(guān)鍵點(diǎn)在于系統(tǒng)能夠讓需要公文的人能夠很方便找到有這個(gè)公文的人。

　　從免費(fèi)公文管理系統(tǒng)本身來(lái)看，“仲介模式”是“出版模式”的發(fā)展和延伸，當(dāng)然對(duì)剛開(kāi)始實(shí)施免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的時(shí)候“出版模式”有它的優(yōu)勢(shì)和作用，但是要讓一個(gè)公文系統(tǒng)做到真正的造血功能，必須要發(fā)展到“仲介模式”!

　　解決方法：結(jié)合人力資源管理，建立專家網(wǎng)絡(luò)，使每一個(gè)人的特長(zhǎng)都顯現(xiàn)出來(lái);將相關(guān)公文進(jìn)行歸類、整理形成公司運(yùn)營(yíng)公文地圖、產(chǎn)品公文地圖、專家公文地圖、崗位公文地圖、行業(yè)公文地圖、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手公文地圖等，能夠方便公文的閱讀和獲取;通過(guò)文檔評(píng)分、公文訂閱、公文報(bào)表等公文激勵(lì)機(jī)制在完善企業(yè)公文庫(kù)的同時(shí)更有助于員工在系統(tǒng)中的公文成長(zhǎng)，促進(jìn)公文的利用和創(chuàng)新;通過(guò)強(qiáng)大的檢索功能，能夠?qū)ψ鳂I(yè)過(guò)程進(jìn)行查詢，讓工作過(guò)程成為公文積累的過(guò)程;員工blog的推行是一種理想的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的“仲介模式”。

　　5、到底什么是公文什么是垃圾?

　　公文因人而異，對(duì)我是公文對(duì)你可能就是垃圾;公文因時(shí)間而異，在每一個(gè)階段是公文在另外一個(gè)時(shí)間段就是垃圾;公文因事件而異，在每一個(gè)事件中是公文在另外一個(gè)事件中就是垃圾;我們認(rèn)為在免費(fèi)公文管理系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中沒(méi)有太多的必要花太多的精力來(lái)討論什么是公文什么是垃圾，但也不是說(shuō)不對(duì)信息進(jìn)行控制，應(yīng)該由相關(guān)的部門資深人員(一般建議部門經(jīng)理)來(lái)做一定篩選。

　　解決方法：泛微經(jīng)過(guò)眾多的經(jīng)驗(yàn)積累，總結(jié)了幾種有效的公文分析方法。企業(yè)可以在各自的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)確立每一個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的公文專家，由公文專家來(lái)負(fù)責(zé)公文的篩選;可以根據(jù)公文評(píng)分來(lái)分類公文，同時(shí)作為公文激勵(lì)的有效方法;按照瀏覽量來(lái)分類公文，在系統(tǒng)中可形成有效的公文區(qū)分，并成為公文篩選的依據(jù);公文地圖同樣是公文分類的好方法，可以根據(jù)文檔內(nèi)容或關(guān)聯(lián)的屬性進(jìn)行合理的分類，并結(jié)合公文推送的功能使公文的利用價(jià)值最大化。

　　6、如何避免免費(fèi)公文管理系統(tǒng)變成了公文的“下水道”?

　　什么叫“公文的下水道”，就是系統(tǒng)變成了一個(gè)導(dǎo)管;放進(jìn)去的公文最終象“下水道”一樣流走了，并沒(méi)有在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行有效的積累、分享、利用和創(chuàng)新;導(dǎo)致免費(fèi)公文管理系統(tǒng)成為“公文的下水道”的因素有很多種，上面講的幾點(diǎn)都會(huì)讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)成為下水道;所以從根本上來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題必須讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)融入到員工日常辦公中，才能讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)成為蓄水池進(jìn)而成為活水池。

　　解決方法：針對(duì)每個(gè)崗位和不同的角色定義合理的工作流程，流程同公文的緊密關(guān)聯(lián)，使得員工的工作過(guò)程就是公文積累的過(guò)程，讓員工的工作都能夠在系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn);員工作為公文的提供者，同時(shí)也在系統(tǒng)中獲取公文，分享公文，通過(guò)系統(tǒng)公文評(píng)分和公文瀏覽量等量化指標(biāo)等形成公文激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)成員使用和分享別人的公文，是員工的個(gè)性化需求滿足，并透過(guò)系統(tǒng)獲得必要幫助。

　　7、怎么讓適當(dāng)?shù)墓脑谇‘?dāng)時(shí)候推給需要的人?

　　這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵點(diǎn)在于每一個(gè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)都有嚴(yán)禁的權(quán)限體系，而相應(yīng)的權(quán)限控制又限制公文的傳播，所以系統(tǒng)必須要有靈活強(qiáng)大的公文訂閱和推送機(jī)制來(lái)補(bǔ)充權(quán)限控制帶來(lái)的損失;另外很重要的一點(diǎn)：公文的重映。比如以往的進(jìn)行過(guò)類似項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程可以在當(dāng)前的項(xiàng)目中的得到重現(xiàn)。

　　解決方法：免費(fèi)公文管理系統(tǒng)中靈活的公文訂閱和推送功能，有效地幫助員工及時(shí)獲取到想要得到的公文信息;通過(guò)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)與流程管理的關(guān)聯(lián)，將以往業(yè)務(wù)流程過(guò)程的公文能夠自動(dòng)關(guān)聯(lián)到目前的業(yè)務(wù)流程，使過(guò)去的公文經(jīng)驗(yàn)得到重現(xiàn)，繼而為目前的工作提供幫助。另外通過(guò)問(wèn)題解答協(xié)助、專家網(wǎng)絡(luò)、個(gè)性化的競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)系統(tǒng)都可以為員工的具體工作提供幫助，及時(shí)將信息提供給需要的人。

　　8、怎么樣讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)能夠與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程結(jié)合 ?

　　免費(fèi)公文管理系統(tǒng)不能孤立存在，公文的產(chǎn)生一定是在工作中，公文的利用也一定是在工作使用，所以一定要讓公文在業(yè)務(wù)流程中流動(dòng)。“千萬(wàn)不要讓你的業(yè)務(wù)流程與免費(fèi)公文管理系統(tǒng)分離”，一旦分離，出現(xiàn)的結(jié)果：一邊是放在公文系統(tǒng)中的公文沒(méi)有人看，同樣沒(méi)有更多更新的內(nèi)容來(lái)更新，公文的價(jià)值無(wú)法體現(xiàn);而另一邊員工在處理具體業(yè)務(wù)流程的時(shí)候又沒(méi)有相關(guān)的公文來(lái)支撐，同樣業(yè)務(wù)流程處理的結(jié)果得不到沉淀;只有讓公文在業(yè)務(wù)流程中進(jìn)行流動(dòng)的時(shí)候系統(tǒng)才會(huì)有生命力。

　　解決方法：業(yè)務(wù)流程管理軟件與免費(fèi)公文管理系統(tǒng)軟件應(yīng)該進(jìn)行捆綁、整合，借助各種流程模版、各種項(xiàng)目模版、各種業(yè)務(wù)文檔模版，盡可能的將相關(guān)的公文信息、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)關(guān)聯(lián)到流程、項(xiàng)目、業(yè)務(wù)進(jìn)行的過(guò)程中，使各項(xiàng)工作過(guò)程中產(chǎn)生的公文信息在免費(fèi)公文管理系統(tǒng)中留有痕跡并積累、分類，可以隨時(shí)被調(diào)用。

　　9、文檔性的公文比較容易管理但是數(shù)據(jù)性的公文怎么管理?

　　對(duì)于文檔型的公文只有一個(gè)文檔庫(kù)就可以建設(shè)好了，應(yīng)該相對(duì)容易，一般的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)軟件都是具有的;但是對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)講還有更為重要的是數(shù)據(jù)性的公文的管理，例如我們有一個(gè)客戶業(yè)務(wù)是生產(chǎn)一個(gè)化工原材料，而且這種原材料針對(duì)他們的每一個(gè)客戶的規(guī)格要求都不一樣，這樣對(duì)原材料配方的管理非常關(guān)鍵，而一個(gè)上萬(wàn)人的企業(yè)只有兩位老師傅懂這個(gè)“knowhow”的技術(shù)，50多人的研發(fā)團(tuán)隊(duì)只是為這兩位師傅做一些邊角料的工作;針對(duì)這種狀況公文的管理就變得十分的困難，一般的文檔型免費(fèi)公文管理系統(tǒng)基本上就不能完成，我們必須要在這個(gè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)中定義出相關(guān)的數(shù)據(jù)采樣、分析和報(bào)表功能，讓新產(chǎn)品的研發(fā)變得更加有依據(jù)，讓兩位師傅的公文用數(shù)據(jù)模型固化下來(lái)，存在于企業(yè)的公文庫(kù)中，讓更多的人分享，讓更多的人來(lái)創(chuàng)新。

　　解決方法：免費(fèi)公文管理系統(tǒng)與流程管理系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，使數(shù)據(jù)在在業(yè)務(wù)流程中獲得逐步積累，以公文形態(tài)存在于系統(tǒng)中，并同相關(guān)業(yè)務(wù)流程關(guān)聯(lián)，不僅可以提供固定報(bào)表，還能夠提供報(bào)表的自定義，數(shù)據(jù)中心對(duì)數(shù)據(jù)模型進(jìn)行設(shè)定，根據(jù)具體需求生成分析數(shù)據(jù)，進(jìn)行匯總報(bào)告，滿足企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)提取和分析的全面需求。

　　10、實(shí)施方法是：“大刀闊斧” 還是“潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”?

　　免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的實(shí)施不是一個(gè)結(jié)果也不是一套信息系統(tǒng)的實(shí)施，免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的本質(zhì)是一個(gè)不斷循環(huán)、漸進(jìn)進(jìn)行的過(guò)程，其效果短期內(nèi)也很難顯現(xiàn)。免費(fèi)公文管理系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施與所有的項(xiàng)目實(shí)施管理一樣的確需要講究一定的方法論，但是千萬(wàn)不要為了方法論而方法論，因?yàn)槿魏蚊赓M(fèi)公文管理系統(tǒng)都有一個(gè)很重要的特征：新上馬的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)一般在半年內(nèi)很難見(jiàn)到成效;所以在講究實(shí)施的方法方面更應(yīng)該站在系統(tǒng)的使用者的角度來(lái)考慮，讓使用者逐漸感受到系統(tǒng)使用的價(jià)值，讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)“潤(rùn)物細(xì)無(wú)聲”的灌輸。

　　解決方法：

　　1、建立必要的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)體系，實(shí)施免費(fèi)公文管理系統(tǒng)構(gòu)建專業(yè)并且具有實(shí)效性的公文庫(kù)是不可少的。根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況制定相應(yīng)的文檔目錄結(jié)構(gòu)，建立完整的企業(yè)公文庫(kù)，將日常工作同公文積累有效結(jié)合，讓員工在公文庫(kù)中可以獲得有效的信息。

　　2、千萬(wàn)不要推行太復(fù)雜的太“大刀闊斧”的實(shí)施方法因?yàn)槊赓M(fèi)公文管理系統(tǒng)的見(jiàn)效比較慢。在免費(fèi)公文管理系統(tǒng)實(shí)施中，經(jīng)過(guò)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的培訓(xùn)和理論宣講后，組織內(nèi)員工的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)培訓(xùn)和個(gè)人免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的實(shí)施必須放在最前面，其次是選擇組織內(nèi)最容易實(shí)施的部門進(jìn)行，當(dāng)?shù)玫秸答伜笤谕茝V到整個(gè)組織。

　　3、與企業(yè)的業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合，組成信息網(wǎng)絡(luò)。如文檔審批、合同會(huì)簽等公文同流程結(jié)合，整個(gè)體系同員工日常工作內(nèi)容相融合，整個(gè)系統(tǒng)可以為員工真正所用。

　　企業(yè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)建設(shè)不是單純的文檔庫(kù)的建立，更多的強(qiáng)調(diào)對(duì)“顯性和隱性的、動(dòng)態(tài)的”公文進(jìn)行管理。企業(yè)管理需求的實(shí)現(xiàn)要求免費(fèi)公文管理系統(tǒng)同流程管理等進(jìn)行重新整合，以適應(yīng)整個(gè)公文體系環(huán)境建設(shè)的需求，這正是泛微提供的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)區(qū)別于基于文檔型數(shù)據(jù)庫(kù)的系統(tǒng)的區(qū)別。公文同流程的緊密結(jié)合，在提高工作效率的同時(shí)也促進(jìn)公文在組織內(nèi)的良性循環(huán)?？傮w而言：請(qǐng)把你的業(yè)務(wù)流程與免費(fèi)公文管理系統(tǒng)緊密結(jié)合，讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)融入到每一位員工的日常工作中，讓免費(fèi)公文管理系統(tǒng)成為“有本之木、有源之流”!