企業(yè)免費公文管理系統(tǒng)為啥這么難 理解存在錯誤

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　　在中國，有很多的企業(yè)，根本就不清楚免費公文管理系統(tǒng)是怎么回事，但卻自以為知道。

　　企業(yè)需要的公文中只有一部分在企業(yè)里顯化成文件。這些顯化的文件中，大部分分散在個人手中，只有少部分被管理起來，成了結(jié)構(gòu)性文件。結(jié)構(gòu)性文件中又有一部分最終成為公司檔案。也就是說，企業(yè)需要的公文中只有很少一部分被有效管理起來，收歸公司所有。而這部分收歸公司所有的文件，真正被利用起來的則是少之又少。

　　這部分被企業(yè)管理起來的文件，就是企業(yè)“文檔管理”的成果。“文檔管理”管理起來的公文是很有限的，只是企業(yè)需要公文的一少部分。

　　有太多的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對免費公文管理系統(tǒng)的理解就是“文檔管理”。他們認為自己已經(jīng)很重視“免費公文管理系統(tǒng)”了，他們會說：“我派了專人管理文件，還不夠重視嗎?”

　　這就是大多數(shù)中國企業(yè)的免費公文管理系統(tǒng)現(xiàn)狀。

　　事實上免費公文管理系統(tǒng)不但不是“文檔管理”，而且恰恰相反，免費公文管理系統(tǒng)的核心內(nèi)容是要去管理“文件管理”沒有管理起來的那部分公文。

　　這部分沒有被“文檔管理”管理起來的公文中，一部分是已經(jīng)顯化成文，卻分散在員工手里的公文。這個好解決，企業(yè)內(nèi)容管理(ECM)就可以解決，是一套很成熟的方法論。

　　另一部分就是根本沒有顯化的公文，還隱藏在員工腦袋中。隱性公文顯性化是企業(yè)免費公文管理系統(tǒng)的核心內(nèi)容，也是一個世界性難題，做這個事情不但需要專業(yè)的從業(yè)人員，還需要投入很大的人力物力精力財力。目前解決這個問題，有公文挖掘、SNS等解決方案。

　　但正是由于太多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對免費公文管理系統(tǒng)的理解僅停留在“文檔管理”的層次上，因此

　　不但在隱性公文顯性化上投入嚴重不足，還在“文檔管理”上折騰來折騰去，最后把免費公文管理系統(tǒng)做成了“建檔偉業(yè)”。

　　這里要聲明一下，不是說文檔管理不重要，我只想說：文檔管理做到最好，就是檔案管理。檔案管理在中國有3000多年的歷史了，中國是有《檔案法》的國家。沒有免費公文管理系統(tǒng)的時候，檔案管理就已經(jīng)很成熟了，實在沒免費公文管理系統(tǒng)什么事兒。打著免費公文管理系統(tǒng)的旗號搞檔案管理，是欺世盜名的行為，是目前免費公文管理系統(tǒng)不被社會認可的一個主要原因。

　　KMER在做免費公文管理系統(tǒng)的過程中遇到的最大困難，就是領(lǐng)導(dǎo)和群眾們對免費公文管理系統(tǒng)的錯誤理解，他們會認為搞個文件管理用得著費那么多事兒嗎?用得著投入那么多成本嗎?最后就是你要錢沒錢，要人沒人。

　　對免費公文管理系統(tǒng)的錯誤理解是企業(yè)免費公文管理系統(tǒng)搞不下去的一個主要原因。但隨著免費公文管理系統(tǒng)理念在中國企業(yè)的不斷深入普及，越來越多的企業(yè)開始正確認識免費公文管理系統(tǒng)。那在一個正確理解免費公文管理系統(tǒng)的企業(yè)中，搞免費公文管理系統(tǒng)為什么也很難呢?