免費公文管理系統(tǒng)系統(tǒng)應(yīng)該包括哪些內(nèi)容

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　　1、維護有效的關(guān)系網(wǎng)

　　免費公文管理系統(tǒng)應(yīng)該包括哪些內(nèi)容公文的積累是伴隨著交流產(chǎn)生的。如果沒有交流，在每個人的頭腦里面或許也會有公文，但是，這些公文是靜態(tài)的、孤立的。他只能被擁有它的人使用，不能交流，并且如果這個人不存在了，這些公文也就不存在了，所以也就不能積累，也談不上什么管理。除了在正式的學(xué)習(xí)中學(xué)到的專業(yè)公文以外，大多數(shù)的公文，尤其是隱性公文，都是在交流中學(xué)習(xí)到的。免費公文管理系統(tǒng)首先要建立有效的溝通途徑。他不但告訴我們哪些資源是可以利用的，還要告訴我們這些資源的有效程度，并根據(jù)實際的效果動態(tài)的進行維護。

　　2、資源列表

　　在網(wǎng)絡(luò)時代，取得識不再成為學(xué)習(xí)的瓶頸，取而代之的是如何有效的獲取公文。一個有效的管理的收藏夾可以幫助我們很多，但是如果它不能把資源的列表和公文的提取聯(lián)系起來，那么只能是一個靜態(tài)的列表。同時，我們只能利用有效的組織收藏夾來記錄信息，而它本身卻不能給我們?nèi)魏谓ㄗh。而這些應(yīng)該是一個優(yōu)秀的免費公文管理系統(tǒng)所應(yīng)該具備的。

　　3、公文提取

　　主要是從交流和其它資源中提取公文。有了上述兩項，這個內(nèi)容是水到渠成的。

　　4、維護動態(tài)公文視圖

　　公文是對信息的提取和整理。而信息是什么?信息是熵的負增加，也就是增加系統(tǒng)的有序性。顯然，不但對于不同的系統(tǒng)，同樣的數(shù)據(jù)意味著不同的信息，對于一個系統(tǒng)的不同階段，同樣的數(shù)據(jù)也不一定總意味著相同的信息。例如，在同一個房間里面住著兩個人，A和B。早上A先起床，想到外面走走，不過看到外面下雨，就沒有出去。這時候另外來了一個人C，向A和B說：“外面下雨了。”這樣的一個消息，對于A來說并不是信息，因為他已經(jīng)知道了這條消息，對于他來說，沒有消除任何的不確定性。而對于事先不知道外面是否下雨的B來說，則是一條消息。如果這個時候外面又進來了D，說了同樣的一句話，那么這個時候不論是對于A還是對于B，都不再是信息，因為對于他們來說，這個消息都是確定的。

　　公文既然是建立在信息的基礎(chǔ)上的，自然也會繼承信息的這個特點，也就是對于不同的系統(tǒng)、對于同一個系統(tǒng)的不同狀態(tài)具有不同的特征。因此，不論是公文的分類，還是索引，都應(yīng)該具有動態(tài)的特征。相同的公文點對于不同的人來說有著不同的分類、索引方式，即使對于同一個人，也可能給予不同的考慮，對公文點建立多種視圖。例如，對于一個財務(wù)經(jīng)理而言，一個計算個人所得稅的的公式可能既在他的個人理財體系中出現(xiàn)(用來計算實際的收入)，同時也在他的公司管理體系中出現(xiàn)(計算員工的所得稅納稅情況)。

　　一個公文點加入一個免費公文管理系統(tǒng)后，可能存在一段時間，在各個視圖中出現(xiàn)的頻率很高。然而經(jīng)過一段時間，要么是慢慢的用處變得不重要，要么是已經(jīng)被使用者消化，成為其內(nèi)在的公文。

　　5、公文檢索

　　一個有效的建立起來的視圖是有效的利用公文點的基礎(chǔ)，但是公文本身還是需要有效的檢索途徑。這不僅僅因為建立視圖的時候需要對原有的公文點進行檢索，而且視圖是動態(tài)維護的，而且視圖之間往往有著很多的聯(lián)系。

　　6、有關(guān)免費公文管理系統(tǒng)的建議

　　免費公文管理系統(tǒng)不應(yīng)該僅僅是被動的，相反，它應(yīng)該能夠積累的數(shù)據(jù)和一些規(guī)則提出一些有效的建議。