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免費公文管理系統(tǒng)

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免費公文管理系統(tǒng)系統(tǒng)應該包括哪些內容

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  1、維護有效的關系網(wǎng)

  免費公文管理系統(tǒng)應該包括哪些內容公文的積累是伴隨著交流產生的。如果沒有交流,在每個人的頭腦里面或許也會有公文,但是,這些公文是靜態(tài)的、孤立的。他只能被擁有它的人使用,不能交流,并且如果這個人不存在了,這些公文也就不存在了,所以也就不能積累,也談不上什么管理。除了在正式的學習中學到的專業(yè)公文以外,大多數(shù)的公文,尤其是隱性公文,都是在交流中學習到的。免費公文管理系統(tǒng)首先要建立有效的溝通途徑。他不但告訴我們哪些資源是可以利用的,還要告訴我們這些資源的有效程度,并根據(jù)實際的效果動態(tài)的進行維護。

  2、資源列表

  在網(wǎng)絡時代,取得識不再成為學習的瓶頸,取而代之的是如何有效的獲取公文。一個有效的管理的收藏夾可以幫助我們很多,但是如果它不能把資源的列表和公文的提取聯(lián)系起來,那么只能是一個靜態(tài)的列表。同時,我們只能利用有效的組織收藏夾來記錄信息,而它本身卻不能給我們任何建議。而這些應該是一個優(yōu)秀的免費公文管理系統(tǒng)所應該具備的。

  3、公文提取

  主要是從交流和其它資源中提取公文。有了上述兩項,這個內容是水到渠成的。

  4、維護動態(tài)公文視圖

  公文是對信息的提取和整理。而信息是什么?信息是熵的負增加,也就是增加系統(tǒng)的有序性。顯然,不但對于不同的系統(tǒng),同樣的數(shù)據(jù)意味著不同的信息,對于一個系統(tǒng)的不同階段,同樣的數(shù)據(jù)也不一定總意味著相同的信息。例如,在同一個房間里面住著兩個人,A和B。早上A先起床,想到外面走走,不過看到外面下雨,就沒有出去。這時候另外來了一個人C,向A和B說:“外面下雨了。”這樣的一個消息,對于A來說并不是信息,因為他已經知道了這條消息,對于他來說,沒有消除任何的不確定性。而對于事先不知道外面是否下雨的B來說,則是一條消息。如果這個時候外面又進來了D,說了同樣的一句話,那么這個時候不論是對于A還是對于B,都不再是信息,因為對于他們來說,這個消息都是確定的。

  公文既然是建立在信息的基礎上的,自然也會繼承信息的這個特點,也就是對于不同的系統(tǒng)、對于同一個系統(tǒng)的不同狀態(tài)具有不同的特征。因此,不論是公文的分類,還是索引,都應該具有動態(tài)的特征。相同的公文點對于不同的人來說有著不同的分類、索引方式,即使對于同一個人,也可能給予不同的考慮,對公文點建立多種視圖。例如,對于一個財務經理而言,一個計算個人所得稅的的公式可能既在他的個人理財體系中出現(xiàn)(用來計算實際的收入),同時也在他的公司管理體系中出現(xiàn)(計算員工的所得稅納稅情況)。

  一個公文點加入一個免費公文管理系統(tǒng)后,可能存在一段時間,在各個視圖中出現(xiàn)的頻率很高。然而經過一段時間,要么是慢慢的用處變得不重要,要么是已經被使用者消化,成為其內在的公文。

  5、公文檢索

  一個有效的建立起來的視圖是有效的利用公文點的基礎,但是公文本身還是需要有效的檢索途徑。這不僅僅因為建立視圖的時候需要對原有的公文點進行檢索,而且視圖是動態(tài)維護的,而且視圖之間往往有著很多的聯(lián)系。

  6、有關免費公文管理系統(tǒng)的建議

  免費公文管理系統(tǒng)不應該僅僅是被動的,相反,它應該能夠積累的數(shù)據(jù)和一些規(guī)則提出一些有效的建議。

發(fā)布:2007-05-04 13:50    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關閉]

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