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制約國內(nèi)企業(yè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的三個(gè)因素
相對于企業(yè)管理,免費(fèi)公文管理系統(tǒng)還是一個(gè)很新的概念,并且免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的作用也不是立竿見影的,因此在企事業(yè)推廣時(shí)還會(huì)面臨很多阻力。通過結(jié)合多年開展免費(fèi)公文管理系統(tǒng)工作的經(jīng)驗(yàn),我們認(rèn)為目前制約國內(nèi)企事業(yè)單位免費(fèi)公文管理系統(tǒng)發(fā)展的因素有以下三個(gè)方面。
第一,領(lǐng)導(dǎo)層思想轉(zhuǎn)變困難。
免費(fèi)公文管理系統(tǒng)是一種新型的企業(yè)管理模式,領(lǐng)導(dǎo)層對它的接受程度因人而異。只有高層管理人員認(rèn)識(shí)到公文資源的低效利用問題,免費(fèi)公文管理系統(tǒng)才得以開展。簡而言之,領(lǐng)導(dǎo)層支持與否直接關(guān)系著企業(yè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的成敗??墒敲赓M(fèi)公文管理系統(tǒng)本身又是一項(xiàng)短期內(nèi)只見投入不見回報(bào)的工作,短期內(nèi)很難看到收獲,這就很容易失去領(lǐng)導(dǎo)層的支持。也有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可了免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的價(jià)值,但是不了解免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的精髓,而只是單純地引入免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的概念,這樣發(fā)展到后來的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)更應(yīng)該稱為公文共享。
第二,員工參與積極性低。
在免費(fèi)公文管理系統(tǒng)模式下,組織內(nèi)的每一名員工不僅僅是免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的受益者,也是參與者,免費(fèi)公文管理系統(tǒng)過程是一個(gè)“人人為我,我為人人”的操作過程。可是在舊的組織模式中,員工已經(jīng)習(xí)慣了公文的不共享狀態(tài),他們體會(huì)不到公文共享為工作帶來的便利,只把公文共享當(dāng)作增加工作量的一項(xiàng)管理活動(dòng)。而作為免費(fèi)公文管理系統(tǒng)重要部分的隱性公文,則被很多員工認(rèn)為是個(gè)人價(jià)值的集中所在,如果拿來分享會(huì)影響個(gè)人價(jià)值的體現(xiàn)。所以,如何讓員工心甘情愿地將個(gè)人公文拿出來共享,是一個(gè)困擾很多免費(fèi)公文管理系統(tǒng)者的難題。
第三,免費(fèi)公文管理系統(tǒng)人員定位不明確,需求不合理。
免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的開展往往是自上而下的,由組織高層提出、專門人員來實(shí)施,這就很可能導(dǎo)致一個(gè)問題——與業(yè)務(wù)脫節(jié)。免費(fèi)公文管理系統(tǒng)人員從領(lǐng)導(dǎo)者要求出發(fā)去設(shè)計(jì)開發(fā)公文系統(tǒng),就會(huì)忽視免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的真正需求。這樣的系統(tǒng)可能理念先進(jìn)、功能齊備,但是得不到使用者的好評。究其原因,就是沒有結(jié)合本組織的實(shí)際情況做充分的需求分析。
事實(shí)上,領(lǐng)導(dǎo)層對免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的期望是免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的目標(biāo)而不應(yīng)該是需求。
真正能夠得以推廣使用的免費(fèi)公文管理系統(tǒng)必須以員工、項(xiàng)目、部門需求為基礎(chǔ),經(jīng)過充分調(diào)研,從使用者角度出發(fā),易上手、可用性和客戶感知俱佳。
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- 22制約國內(nèi)企業(yè)免費(fèi)公文管理系統(tǒng)的三個(gè)因素
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