管理咨詢公司免費信息管理系統(tǒng)小議

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    隨著知識經(jīng)濟時代的到來，知識管理作為一種嶄新的管理模式和管理理念在組織中扮演著越來越重要的角色，也越來越得到企業(yè)的認同和重視。特別是對于主要依靠知識給客戶提供服務(wù)的管理咨詢公司(咨詢公司專題：http://www.globrand.com/special/consultation-corp/)來說，在企業(yè)的經(jīng)營過程中，如何對知識進行有效的識別、獲取和傳播并充分發(fā)揮其作用，對管理咨詢公司的發(fā)展來說有著十分重要的意義。

    免費信息管理系統(tǒng)可以定義為組織為了獲得持久的競爭力，對組織內(nèi)外的知識資源，通過獲取、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等一系列過程，達到知識的不斷積累、創(chuàng)新和有效利用的管理活動。組織的知識資源可分為內(nèi)部知識和外部知識兩種。內(nèi)部知識是組織自有的知識，包括員工個人知識、人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、企業(yè)數(shù)據(jù)庫、產(chǎn)品和服務(wù)等；外部知識是指與組織相關(guān)的各組織、機構(gòu)擁有的知識，來源主要有學術(shù)研究機構(gòu)、咨詢機構(gòu)、專家、學術(shù)會議、期刊雜志、外部數(shù)據(jù)庫、供應商、客戶等等。此外，根據(jù)組織知識的表現(xiàn)形式不同，知識又分為顯性知識和隱性知識兩種。隱性知識是高度個性化而且難于格式化的知識，像組織中員工個人知識尚未共享的部分；顯性知識是已經(jīng)用文字或數(shù)字表達出來，并且容易以數(shù)據(jù)或文字的形式進行交流和共享的知識。

    “它山之石，可以攻玉”，在了解了免費信息管理系統(tǒng)的定義以及知識的不同分類以后，讓我們先來看看國外管理咨詢公司在免費信息管理系統(tǒng)方面是如何對知識進行有效的管理和利用，從而不斷提升企業(yè)核心競爭力的。

    麥肯錫作為全球最大的管理咨詢公司之一，從上世紀80年代初就開始把知識的學習和積累作為組織獲得和保持競爭優(yōu)勢的一項重要工作。其中在免費信息管理系統(tǒng)方面，它的一個重要核心理念就是：知識的積累和提高，必須成為公司的中心任務(wù)；知識的學習過程必須是持續(xù)不斷的，而不是與特定咨詢項目相聯(lián)系的暫時性工作；不斷學習過程必須由完善、嚴格的制度來保證和規(guī)范。麥肯錫通過學習型組織創(chuàng)建以及卓越的免費信息管理系統(tǒng)，最終在組織內(nèi)部形成了一個深度與廣度相結(jié)合的多維矩形知識創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)。

    麥肯錫免費信息管理系統(tǒng)的重點是對隱性知識的發(fā)掘、傳播和利用。（1）在知識的獲取和儲備方面：麥肯錫設(shè)立專門負責免費信息管理系統(tǒng)的知識主管（CKO）職位；同時，麥肯錫還建有一個名為“麥肯錫實踐發(fā)展網(wǎng)絡(luò)”的專門數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，用來保存各種信息資源，并委派專人進行維護，該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)包括：人員數(shù)據(jù)庫、業(yè)務(wù)項目的數(shù)據(jù)庫、文獻庫、分類(按職能、行業(yè))與人員網(wǎng)絡(luò)等，這些數(shù)據(jù)庫通過網(wǎng)絡(luò)形成了一個彼此間相互鏈接、可隨時隨地訪問的知識資源系統(tǒng)；此外，麥肯錫還創(chuàng)辦了一份內(nèi)部刊物《麥肯錫高層管理論叢》，引導有益的知識和經(jīng)驗在公司內(nèi)部進行傳播和共享。（2）在知識的研究和開發(fā)方面：麥肯錫將每年收入的10%作為知識研發(fā)的費用，成立有專門負責知識開發(fā)和研究的部門—信息與研究部，還鼓勵咨詢顧問做一些深層次的研究工作，或是將項目經(jīng)驗進行總結(jié)在公司內(nèi)部交流和分享；此外，麥肯錫還建立了科學的知識開發(fā)能力評價系統(tǒng)，定期對研究人員的知識研究和開發(fā)能力進行評價。（3）在知識的傳播和共享方面：麥肯錫公司通過“麥肯錫實踐發(fā)展網(wǎng)絡(luò)”(PDNet)的數(shù)據(jù)庫，為知識的傳播和共享提供平臺；麥肯錫還有自己的圖書館并與互聯(lián)網(wǎng)上一些主要的商業(yè)數(shù)據(jù)庫建立有接口，能夠隨時為顧問提供信息支持和幫助。（4）在知識應用和創(chuàng)新方面：麥肯錫通過其獨特的思考企業(yè)問題和解決企業(yè)問題的工作原則和方法將企業(yè)積累的知識有效的轉(zhuǎn)化為客戶的解決方案，并通過不斷的管理實踐完成對知識的應用和創(chuàng)新。

    麥肯錫公司正是通過其卓有成效的免費信息管理系統(tǒng)建設(shè)，為建立公司的知識儲備以及提升企業(yè)的核心競爭力打下了堅實的基礎(chǔ)。那么麥肯錫在免費信息管理系統(tǒng)方面的實踐對我國管理咨詢企業(yè)在免費信息管理系統(tǒng)建設(shè)方面會有何借鑒和啟示呢？

    首先，創(chuàng)建學習型組織，在企業(yè)內(nèi)部形成完善的學習機制。企業(yè)要開展免費信息管理系統(tǒng)建設(shè)，首先要在企業(yè)內(nèi)部營造一個學習的氛圍，企業(yè)上下要善于不斷學習，而這也正是學習型組織的一個本質(zhì)特征。學習型組織強調(diào)“終生學習、全員學習、全過程學習和團隊學習”，學習型組織為企業(yè)開展免費信息管理系統(tǒng)提供了一個寬松的、適于員工學習和交流的氣氛，有利于員工之間的溝通和知識共享；另外，學習型組織一般都建立有一定的學習制度，通過定期組織員工培訓，鼓勵員工學習，有利于企業(yè)知識的更新和深化。例如，北大縱橫每周不定期舉行的“項目經(jīng)驗交流”或培訓就是這種學習制度的一個體現(xiàn)。因此說創(chuàng)建學習型組織是企業(yè)有效開展免費信息管理系統(tǒng)的一個必要前提。

    其次，打造企業(yè)共享文化，在企業(yè)內(nèi)部建立起知識共享的制度和文化。知識共享是企業(yè)免費信息管理系統(tǒng)的出發(fā)點和最重要的內(nèi)容。麥肯錫認為：90%的知識都在大家的腦子里，最重要的是建立知識共享的制度和文化。由于在企業(yè)內(nèi)部有一部分知識是以隱性知識的形式存在，如何實現(xiàn)個人的隱性知識向企業(yè)隱性知識轉(zhuǎn)化是免費信息管理系統(tǒng)的關(guān)鍵，這就需要打造企業(yè)知識共享文化，幫助員工破除知識獨占的觀念，加強知識的交流和共享。要讓員工認識到將知識和經(jīng)驗隱藏起來短期對個人有一定好處，但知識是在不斷更新的，從長遠來看，只有通過知識和經(jīng)驗的分享，大家才能共同進步、共同提高。此外，除了需要在企業(yè)培育和倡導一種共享的文化以外，還必須建立有員工共享知識的激勵機制，用制度來保證和鼓勵員工積極共享知識。例如，為了保證知識共享，麥肯錫有一項激勵考核制度—“全球一張損益表”，對知識分享進行全球考核。比如某個分公司員工的工資并不是由分公司的業(yè)績來決定的，而是要由全球的業(yè)績來決定，你幫助別人的同時實際上也是在幫助自己，這就是鼓勵知識共享的機制保證。

    再次，完善免費信息管理系統(tǒng)信息系統(tǒng)，在企業(yè)內(nèi)部建立知識交流和共享的網(wǎng)絡(luò)平臺。免費信息管理系統(tǒng)信息系統(tǒng)是一個建立在管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)之上的可以實現(xiàn)知識的獲取、存儲、共享和應用的綜合系統(tǒng)，它為企業(yè)實現(xiàn)知識的傳播和共享提供了一個網(wǎng)絡(luò)平臺。該系統(tǒng)通過文件管理系統(tǒng)、群件技術(shù)、搜索引擎、專家系統(tǒng)和知識庫等技術(shù)工具，可以實現(xiàn)企業(yè)隱性知識和顯性知識之間的相互轉(zhuǎn)化，同時，管理信息系統(tǒng)還可以幫助咨詢公司提高知識收集、存儲、整理、更新的速度和效率；管理信息系統(tǒng)另外一個優(yōu)點是可以為知識在組織內(nèi)部傳播和共享提供便利，跨越了地域和時間的限制，企業(yè)員工無論身在何處，都可以隨時通過該系統(tǒng)輕松實現(xiàn)知識的交流和共享。例如，IBM可以通過公司信息系統(tǒng)里面的“專家網(wǎng)絡(luò)”在全公司范圍內(nèi)尋找專家，搭建一個協(xié)助解決問題的平臺。

    最后，加強外部知識學習，在企業(yè)內(nèi)部搭建內(nèi)外部知識轉(zhuǎn)化的平臺。對于免費信息管理系統(tǒng)我們平時更多關(guān)注的是組織內(nèi)部知識以及組織中知識型員工的管理，但組織知識的積累除了來源于內(nèi)部以外還有很大一部分是來源于組織外部。這些外部知識對提升企業(yè)競爭力也是至關(guān)重要?！皢柷堑们迦缭S，為有源頭活水來”，在經(jīng)濟全球化的今天，企業(yè)開展免費信息管理系統(tǒng)，不能閉門造車，除了在積極做好內(nèi)部免費信息管理系統(tǒng)以外，還應該積極關(guān)注組織外部知識變化的情況，及時做到“吐故納新”，吸收外部新知識、新理念為我所用，這樣才能與時俱進，才能為客戶提供卓越的咨詢服務(wù)。外部知識獲取的途徑有很多，包括發(fā)掘外部穩(wěn)定、可靠的顯性知識源，供應商以及客戶的免費信息管理系統(tǒng)、購買外部數(shù)據(jù)庫、邀請外部專家培訓等等。在加強外部知識獲取和積累的同時，如何實現(xiàn)外部知識向內(nèi)部知識的轉(zhuǎn)化是關(guān)鍵。因此，管理咨詢公司需要為內(nèi)外部知識的轉(zhuǎn)化搭建平臺，使外部隱性知識和顯性知識能夠順利轉(zhuǎn)化為公司員工的隱性知識或顯性知識。例如，北大縱橫近來在企業(yè)內(nèi)部開辦的“縱橫名家講壇 ”，定期邀請外部知名專家來企業(yè)講課，通過專家講課以及和員工的互動交流，不但能向員工提供外部最新的理論、思想，實現(xiàn)外部知識向內(nèi)部知識的轉(zhuǎn)化，而且還為企業(yè)提供了向外界交流學習的機會。

    另外，管理咨詢公司在進行免費信息管理系統(tǒng)的過程中也要注意處理好以下一些問題：

    首先，免費信息管理系統(tǒng)模式的選擇。美國哈佛大學教授漢森和羅利亞將免費信息管理系統(tǒng)的模式分為“編碼管理模式”和“人物化管理模式”兩類。前者是通過技術(shù)的方法把知識編碼、貯存在數(shù)據(jù)庫里，公司任何人都可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)直接調(diào)用；后者是指知識與知識的所有人沒有分離，知識只有通過人員的直接交流才能得到傳播和分享。前者強調(diào)信息技術(shù)的應用，主張建立能迅速收集、傳播知識的管理系統(tǒng)，這種模式可以節(jié)省員工收集信息的時間，降低顧問享用知識的成本。后者強調(diào)投資人力資源，主張面對面進行知識的交流和共享，此種模式的免費信息管理系統(tǒng)成本較高，但知識交流和共享的效果明顯。就管理咨詢公司的內(nèi)部免費信息管理系統(tǒng)來說，應區(qū)別不同的學習方式和目的采取不同的管理模式。對于顯性知識可以編碼管理模式為主，例如，對于一些行業(yè)資料、市場信息的收集和積累，應采取公司自建數(shù)據(jù)庫或外購數(shù)據(jù)庫的方式，方便咨詢顧問對資料的收集和分析。對于個性化的隱性知識應采取人物化管理模式為主，例如，咨詢顧問的項目經(jīng)驗交流，宜采取面對面培訓交流的方式為主。

    其次，免費信息管理系統(tǒng)中知識的共享和保護。企業(yè)在處理知識共享和保護問題的過程中經(jīng)常會面對“囚徒困境”，這種困境指的是企業(yè)有時為了便于知識的傳播和交流，需要對知識進行有效的編碼，把個人的隱性知識轉(zhuǎn)化為公司的顯性知識。這樣既可以避免因員工流失可能造成的知識流失現(xiàn)象，又可以促進公司內(nèi)部知識的有效積累。但在知識顯性化的同時也容易存在企業(yè)內(nèi)部知識或商業(yè)機密外泄的風險，因為顯性知識很容易在外部形成大面積的交流和傳播。然而，如果不實施知識編碼化，隱性知識就很難在企業(yè)內(nèi)部形成有效的積累和共享。這樣企業(yè)就面臨著進退兩難的境地。例如，在公司日常的培訓過程中，主講人的PPT課件是很少提供給聽眾的，這雖然是出于知識保護的考慮，但這也在一定程度上會給聽眾課下進一步學習造成障礙。目前針對這種情況，大部分管理咨詢公司采取的方式是配備專門的免費信息管理系統(tǒng)人員或是加大知識獲取權(quán)限的控制。筆者認為對于知識共享和保護問題的處理，企業(yè)應該采取靈活的方式加以解決，不能對知識形成過度保護。知識保護過度有時反而會給知識的交流和共享造成障礙，一旦過多的知識成為了企業(yè)密不可宣的東西，免費信息管理系統(tǒng)的效果也就會隨之大打折扣。

    最后，免費信息管理系統(tǒng)的有效實施需要企業(yè)全員積極參與。免費信息管理系統(tǒng)建設(shè)作為企業(yè)的一項系統(tǒng)性工程，不僅需要“全員共享”更需要“全員參與”。免費信息管理系統(tǒng)并不是企業(yè)某個部門的事情，它的成功需要企業(yè)每位員工都能夠自發(fā)、主動的參與到免費信息管理系統(tǒng)的建設(shè)中來，只有員工都積極主動參與到知識的收集、交流和共享的過程當中，知識才能在企業(yè)的內(nèi)部形成一種良性循環(huán)，也才能不斷創(chuàng)造出更大的價值。當然，企業(yè)也不能寄希望于員工一開始就能認識到免費信息管理系統(tǒng)的重要性并積極參與其中，要改變員工舊有的學習習慣甚至惰性需要一定的時間，因此需要企業(yè)不斷循序漸進的加以引導，讓員工能從免費信息管理系統(tǒng)的過程中體會到切實的好處和對自身的幫助，這樣員工才會有興趣參與其中。如果一開始就強制推行某套系統(tǒng)，必然會讓員工產(chǎn)生反感，甚至會有抵觸情緒。當然要鼓勵員工積極參與其中，有效的激勵和獎懲制度必不可少。因此，只有在積極引導的同時配合以有效的激勵措施，免費信息管理系統(tǒng)才能在企業(yè)得以順利推行。以北大縱橫為例，公司在推行“協(xié)同管理平臺”這套免費信息管理系統(tǒng)系統(tǒng)時，剛開始也不是一帆風順，但最終還是得到了大家的認可和接受。當然，一個企業(yè)要成功實施免費信息管理系統(tǒng)，不是上了某套信息管理系統(tǒng)就能解決所有問題，真正重要的是系統(tǒng)背后知識的建設(shè)、維護和有效利用，企業(yè)的免費信息管理系統(tǒng)只有最終對提升企業(yè)的核心競爭力有所幫助，才能稱得上是成功的免費信息管理系統(tǒng)。

    總之，管理咨詢公司開展免費信息管理系統(tǒng)不可能是一蹴而就的事情，它既是企業(yè)內(nèi)部的一項系統(tǒng)性工程更是一項長期戰(zhàn)略性工程，它需要企業(yè)上下齊心協(xié)力，無論是企業(yè)文化培育還是管理制度變革等各方面的共同配合和全員共同參與才能取得最終的成功。

 

參考文獻：

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2、陳菁華 王政，企業(yè)免費信息管理系統(tǒng)模式的研究.中國信息導報.2007.3

3、袁磊，組織內(nèi)部知識共享方式及策略. 免費信息管理軟件研究院

4、王德祿，免費信息管理系統(tǒng)的IT實現(xiàn).電子工業(yè)出版社.2003