會議管理

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 　　一、國內(nèi)80%的企業(yè)在會議管理中遇到的問題

　　1、在傳統(tǒng)的辦公模式下，召開會議之前都是會議申請人提前到各個會議室去查看會議室的容納人數(shù)以及會議室的資源配置情況，然后再確定選擇哪個，十分麻煩。

　　2、很多企業(yè)中要開會之前都是通過QQ、微信等軟件發(fā)消息通知與會人員，消息一多，就可能漏掉，而且由于沒有詳細(xì)的會議登記，以后想看某個主題相關(guān)的會議是否召開，都找不到依據(jù)。

　　3、部分企業(yè)在開會之前沒有提前進行會議室預(yù)約安排，到了時間后卻發(fā)現(xiàn)已經(jīng)被其他人占用，又需要臨時更換會議室，臨時通知與會人員，非常不方便。

　　4、一般會議的召開只是一部分與會人員參加，作為公司的最高領(lǐng)導(dǎo)不能做到每一次會議都到場，也不必每個會議都到場，這樣下來，領(lǐng)導(dǎo)也就很難了解公司所有的會議召開情況，不便于對各部門工作進行監(jiān)管。

　　5、會議紀(jì)要一般是紀(jì)要員在本子上進行記錄，然后整理后打印出來依次分發(fā)給相關(guān)人員，這樣不但浪費紙張成本，并且效率還十分低。

　　二、系統(tǒng)中會議管理的管控點及作用

　　1、在系統(tǒng)中可以對會議室進行管理，包括每個會議室的規(guī)模大小、會議室地址、資源配置等情況，方便各部門人員隨時查看，更加方便會議安排工作。

　　2、在系統(tǒng)中，開會之前申請會議的人員填寫新增會議單據(jù)，選擇好與會人員，各與會人員即可在自己的系統(tǒng)中看到什么時候需要召開那些會議，并且系統(tǒng)還會根據(jù)單據(jù)上的會議開始時間和當(dāng)前時間對比，自動顯示會議狀態(tài)，方便提前做好會議準(zhǔn)備，不再擔(dān)心錯過任何一個會議。

　　3、系統(tǒng)能將企業(yè)內(nèi)部各部門人員都集中到一個平臺上來，實現(xiàn)信息共享，比如當(dāng)財務(wù)部需要召開會議時，就通過新增會議單據(jù)確定某個會議室使用時間，然后當(dāng)項目部需要召開會議的時候，可以先查看需用的會議時在需用時間內(nèi)是否被占用，從而決定選擇哪個會議室，避免臨時調(diào)換的麻煩。

　　4、系統(tǒng)提供會議一覽表，是對公司所有會議的展示，一般是給企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置的權(quán)限，并且在列表中還可以點擊會議主題，實現(xiàn)快速聯(lián)查會議詳情，方便領(lǐng)導(dǎo)及時監(jiān)管各部門工作情況。

　　5、在系統(tǒng)中，會議紀(jì)要員整理好會議紀(jì)要后直接在系統(tǒng)中填單，可以直接選擇新增會議中對應(yīng)的會議進行填寫，避免因紀(jì)要員主觀填寫導(dǎo)致的會議名稱不一致的情況。在填寫完會議紀(jì)要后，選擇共享給誰，一鍵保存后，系統(tǒng)自動將紀(jì)要內(nèi)容傳遞到相關(guān)人員的電腦中，方便高效。

　　三、系統(tǒng)中的會議管理單據(jù)及列表

　　在泛普企業(yè)管理系統(tǒng)中，通過會議室、新增會議、我的會議、會議一覽、會議紀(jì)要單據(jù)和列表來實現(xiàn)全方位的會議管理。下面是對應(yīng)單據(jù)、列表的行業(yè)樣張展示：

　　1、會議室

　　2、新增會議

　　3、我的會議

　　4、會議一覽

　　5、會議紀(jì)要