電子文檔管理系統(tǒng)實(shí)施過程中面臨的困境

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     在現(xiàn)代社會(huì)，信息量是非常巨大的，知識(shí)更新速度非?？欤總€(gè)人每天的工作都需要大量的信息。但是這些知識(shí)或者說是信息，如果是沒有經(jīng)過很好的歸類整理，或者沒有經(jīng)過很好的提煉，將給使用它的人帶來極大的障礙。

　　我們不難發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有員工抱怨：我們每天都在信息的汪洋中，光是看到這些條目就已經(jīng)暈頭轉(zhuǎn)向了，更別說深入的去了解里面的內(nèi)容。這樣的知識(shí)內(nèi)容是不可能對員工產(chǎn)生直接而有效的幫助的。其實(shí)對于普通員工，或者說是企業(yè)里的知識(shí)工作者來說，最常見的問題有兩方面：

　　一方面，每天面對大量的信息，不知道里面有沒有所需要的內(nèi)容。企業(yè)知識(shí)庫里的文檔數(shù)量是非常龐大的，通常企業(yè)可能只是有一個(gè)分類搜索的一些工具，員工可以通過這些工具找到相關(guān)的內(nèi)容。但即使是這樣，員工們也還是不能清楚的知道究竟里面有沒有他們所想要的內(nèi)容。對于新員工，這個(gè)問題尤為突出，日常工作中所要做的事情，要怎樣做，需要看哪些文檔，面對大量的文檔，根本搞不清哪些是工作所必須的，哪些是用以參考的指導(dǎo)性內(nèi)容。這種情況是工作中對知識(shí)拉式的需求。

　　另一方面，許多在工作中所需要了解的內(nèi)容，或者對工作有幫助的文檔在很多情況下并不為員工所知曉，通常大家都只顧埋頭干自己的事。這種情況下，我們需要把這樣的一些文檔主動(dòng)的推到相關(guān)的員工面前，讓他在做某件工作是能有一個(gè)參考，從而能提升他的工作效率。比如某位員工要撰寫一份招標(biāo)書，他花了好幾天絞盡腦汁才將它完成。他不知道，其實(shí)在兩個(gè)星期前，他有一位同事也做過同樣的事。同樣還有一些例子，比如某件工作中的一些失誤的教訓(xùn)，這些內(nèi)容我們希望所有做這些事的員工都能知道，從而能避免再犯，這種情況下，如果只有一個(gè)搜索引擎，員工們是不會(huì)主動(dòng)獲取到這些知識(shí)的。這種其實(shí)是工作中對知識(shí)的推式需求。

　　除了日常工作中所要求配合掌握的知識(shí)外，管理者可能還需要了解其他的一些事實(shí)，包括企業(yè)的知識(shí)資產(chǎn)的總體狀況，存在形式等。許多管理者是回答不清楚關(guān)于知識(shí)資產(chǎn)方面的一些問題的，他們在進(jìn)行知識(shí)管理或是流程管理時(shí)的同時(shí)也存在著許多的困惑。

　　困惑一，搞不清楚企業(yè)到底有哪些知識(shí)，不能對企業(yè)的知識(shí)資源有一個(gè)總括性的認(rèn)識(shí)。即說不清楚公司里總體知識(shí)資源的狀況，比如公司內(nèi)部有多少非常有價(jià)值的文檔，有多少是直接可以用于指導(dǎo)工作開展的文檔，員工們的專長領(lǐng)域是哪些，公司可利用的外部機(jī)構(gòu)的知識(shí)資源有哪些等問題。

　　困惑二，不能比較科學(xué)準(zhǔn)確的說出與經(jīng)營運(yùn)作相關(guān)的各個(gè)知識(shí)領(lǐng)域的強(qiáng)弱情況，通常都是憑感覺來判定公司哪方面比較強(qiáng)。雖然許多管理人員的判定是正確的，但不能提供更為量化可比較的依據(jù)。

　　困惑三，也不能說出各個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)是以什么方式存在的。這其實(shí)就是說，各個(gè)知識(shí)領(lǐng)域里存在的知識(shí)，是以什么樣的形式存在，包括顯性的文檔、存在于員工腦子里的隱性知識(shí)及存在于外部合作機(jī)構(gòu)的知識(shí)。只有顯性化、內(nèi)部化的知識(shí)才真正是企業(yè)最直接的知識(shí)資產(chǎn)，所以企業(yè)要重視將個(gè)人的和外部的知識(shí)能夠沉淀下來成為企業(yè)的知識(shí)。只有了解了各知識(shí)領(lǐng)域的知識(shí)存在方式后，管理者才能采取相應(yīng)的措施，比如公司在某個(gè)領(lǐng)域?qū)＜冶容^多，但是成文的知識(shí)文檔數(shù)量卻非常少，就可以采用一些措施促使大家把最佳實(shí)踐寫成文檔貢獻(xiàn)出來。

　　困惑四，許多流程已經(jīng)是比較優(yōu)化的了，但是運(yùn)行起來卻不是很高效，或者流程產(chǎn)生的結(jié)果依然不令人滿意。比如同樣的做某項(xiàng)費(fèi)用預(yù)算的流程，在行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)里只要五天，但是本公司卻要多上好幾天，而且做出來的質(zhì)量也不是太好。這里面有人本身的原因，但也有客觀的原因--沒有足夠的知識(shí)支撐流程的快速高效運(yùn)行。