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電子文檔管理系統(tǒng)實施過程中面臨的困境
在現(xiàn)代社會,信息量是非常巨大的,知識更新速度非???,每個人每天的工作都需要大量的信息。但是這些知識或者說是信息,如果是沒有經(jīng)過很好的歸類整理,或者沒有經(jīng)過很好的提煉,將給使用它的人帶來極大的障礙。
我們不難發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有員工抱怨:我們每天都在信息的汪洋中,光是看到這些條目就已經(jīng)暈頭轉(zhuǎn)向了,更別說深入的去了解里面的內(nèi)容。這樣的知識內(nèi)容是不可能對員工產(chǎn)生直接而有效的幫助的。其實對于普通員工,或者說是企業(yè)里的知識工作者來說,最常見的問題有兩方面:
一方面,每天面對大量的信息,不知道里面有沒有所需要的內(nèi)容。企業(yè)知識庫里的文檔數(shù)量是非常龐大的,通常企業(yè)可能只是有一個分類搜索的一些工具,員工可以通過這些工具找到相關(guān)的內(nèi)容。但即使是這樣,員工們也還是不能清楚的知道究竟里面有沒有他們所想要的內(nèi)容。對于新員工,這個問題尤為突出,日常工作中所要做的事情,要怎樣做,需要看哪些文檔,面對大量的文檔,根本搞不清哪些是工作所必須的,哪些是用以參考的指導(dǎo)性內(nèi)容。這種情況是工作中對知識拉式的需求。
另一方面,許多在工作中所需要了解的內(nèi)容,或者對工作有幫助的文檔在很多情況下并不為員工所知曉,通常大家都只顧埋頭干自己的事。這種情況下,我們需要把這樣的一些文檔主動的推到相關(guān)的員工面前,讓他在做某件工作是能有一個參考,從而能提升他的工作效率。比如某位員工要撰寫一份招標(biāo)書,他花了好幾天絞盡腦汁才將它完成。他不知道,其實在兩個星期前,他有一位同事也做過同樣的事。同樣還有一些例子,比如某件工作中的一些失誤的教訓(xùn),這些內(nèi)容我們希望所有做這些事的員工都能知道,從而能避免再犯,這種情況下,如果只有一個搜索引擎,員工們是不會主動獲取到這些知識的。這種其實是工作中對知識的推式需求。
除了日常工作中所要求配合掌握的知識外,管理者可能還需要了解其他的一些事實,包括企業(yè)的知識資產(chǎn)的總體狀況,存在形式等。許多管理者是回答不清楚關(guān)于知識資產(chǎn)方面的一些問題的,他們在進行知識管理或是流程管理時的同時也存在著許多的困惑。
困惑一,搞不清楚企業(yè)到底有哪些知識,不能對企業(yè)的知識資源有一個總括性的認(rèn)識。即說不清楚公司里總體知識資源的狀況,比如公司內(nèi)部有多少非常有價值的文檔,有多少是直接可以用于指導(dǎo)工作開展的文檔,員工們的專長領(lǐng)域是哪些,公司可利用的外部機構(gòu)的知識資源有哪些等問題。
困惑二,不能比較科學(xué)準(zhǔn)確的說出與經(jīng)營運作相關(guān)的各個知識領(lǐng)域的強弱情況,通常都是憑感覺來判定公司哪方面比較強。雖然許多管理人員的判定是正確的,但不能提供更為量化可比較的依據(jù)。
困惑三,也不能說出各個領(lǐng)域的知識是以什么方式存在的。這其實就是說,各個知識領(lǐng)域里存在的知識,是以什么樣的形式存在,包括顯性的文檔、存在于員工腦子里的隱性知識及存在于外部合作機構(gòu)的知識。只有顯性化、內(nèi)部化的知識才真正是企業(yè)最直接的知識資產(chǎn),所以企業(yè)要重視將個人的和外部的知識能夠沉淀下來成為企業(yè)的知識。只有了解了各知識領(lǐng)域的知識存在方式后,管理者才能采取相應(yīng)的措施,比如公司在某個領(lǐng)域?qū)<冶容^多,但是成文的知識文檔數(shù)量卻非常少,就可以采用一些措施促使大家把最佳實踐寫成文檔貢獻出來。
困惑四,許多流程已經(jīng)是比較優(yōu)化的了,但是運行起來卻不是很高效,或者流程產(chǎn)生的結(jié)果依然不令人滿意。比如同樣的做某項費用預(yù)算的流程,在行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)里只要五天,但是本公司卻要多上好幾天,而且做出來的質(zhì)量也不是太好。這里面有人本身的原因,但也有客觀的原因--沒有足夠的知識支撐流程的快速高效運行。
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