藍(lán)凌知識(shí)管理案例：從OA辦公到知識(shí)管理!

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　TCL移動(dòng)通信有限公司是一家致力于手機(jī)等移動(dòng)信息終端產(chǎn)品的研發(fā)、設(shè)計(jì)、制造、銷售和服務(wù)的現(xiàn)代化高科技企業(yè)，在TCL集團(tuán)中被列為第二大支柱產(chǎn)業(yè)。它用4 年的時(shí)間，已經(jīng)完成了康柏、戴爾等國(guó)際 I T 巨頭 8 年時(shí)間完成的經(jīng)濟(jì)規(guī)模。連續(xù)三年?duì)I業(yè)額增幅高達(dá)263.3倍。2002年，德勤會(huì)計(jì)事務(wù)所舉辦的首屆亞太區(qū)高科技高成長(zhǎng)500強(qiáng)企業(yè)中，TCL移動(dòng)排行榜首，成為亞太地區(qū)成長(zhǎng)最快的高科技企業(yè)。2003年，TCL移動(dòng)手機(jī)銷售額近100億人民幣，穩(wěn)居中國(guó)手機(jī)市場(chǎng)三甲，名列國(guó)產(chǎn)手機(jī)第一。

賣手機(jī)如同賣海鮮

　　賣手機(jī)就像賣海鮮一樣存在風(fēng)險(xiǎn)。原因很簡(jiǎn)單，TCL通信前面有諾基亞、摩托羅拉、索愛在堵，而后面，波導(dǎo)、迪比特、廈新等國(guó)產(chǎn)廠商在后面狂追不舍，一浪接一浪地勁推新品，價(jià)格戰(zhàn)此起彼伏，相當(dāng)多的機(jī)型利潤(rùn)率在短期內(nèi)大幅縮水，可能月底價(jià)格已經(jīng)是月初的六七成，如果不能及時(shí)出貨，積壓庫存如何消化？

　　產(chǎn)品更新速度和手機(jī)平均利潤(rùn)的下降正在考驗(yàn)這個(gè)國(guó)產(chǎn)手機(jī)的年輕人。30家分公司、156家辦事處，200多個(gè)分銷商，3000多家營(yíng)銷網(wǎng)點(diǎn)，3000多員工，隨著組織規(guī)模正在不斷發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)的日漸增多和企業(yè)文化的逐步成熟，隨之而來的是各種業(yè)務(wù)運(yùn)作和管理事務(wù)的日漸繁多與復(fù)雜。TCL移動(dòng)通信信息部副部長(zhǎng)鄺光輝介紹說，"光總部就有80多個(gè)文職秘書人員來負(fù)責(zé)日常文件的擬稿、傳送與報(bào)送。"可即便是這樣，一個(gè)文件8天、10天也不一定能跑下來。為了和幾公里之外生產(chǎn)基地及時(shí)溝通，公司還開通了一臺(tái)穿梭BUS，每天往返總部和基地三、四次。作為一家高科技的公司，老總們經(jīng)常出差在外，要審批的報(bào)告，要報(bào)銷的憑證沒法及時(shí)批復(fù)，信息傳遞的速度與效益低下，已嚴(yán)重影響和制約了企業(yè)策略的執(zhí)行，延誤了寶貴的市場(chǎng)戰(zhàn)機(jī)，，大大降低了公司的"以速度搶占先機(jī)，以規(guī)模沖擊市場(chǎng)"的競(jìng)爭(zhēng)策略的執(zhí)行力。

　　與許多步入成熟期的企業(yè)一樣，TCL移動(dòng)通信公司一方面內(nèi)部對(duì)于加快辦公運(yùn)作效率與實(shí)現(xiàn)信息資源共享的要求日益強(qiáng)烈；另一方面對(duì)外界強(qiáng)大競(jìng)爭(zhēng)壓力也越發(fā)產(chǎn)生危機(jī)感，迫切要求通過一種工具來改善、優(yōu)化已有的辦事流程，修煉企業(yè)內(nèi)功以保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。如何盡快、迅速提高公司業(yè)務(wù)和人員運(yùn)作效率，增強(qiáng)公司的生命力和競(jìng)爭(zhēng)力，成為公司全體員工、特別是管理層所共同關(guān)注的焦點(diǎn)。

選型注重可升級(jí)

　　從TCL移動(dòng)通信公司企業(yè)信息化建設(shè)來說，近幾年，互聯(lián)網(wǎng)已得到普及，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施搭建較為完備，在2002年已成功實(shí)施了Oracle的ERP、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)。自系統(tǒng)上線運(yùn)行以來，已經(jīng)取得了一定的效果，隨著公司的不斷發(fā)展，提升TCL移動(dòng)通信公司協(xié)同辦公、信息管理和溝通效率已迫在眉睫。企業(yè)必須建立起一套面向所有員工的有效處理企業(yè)日常運(yùn)作和管理的辦公協(xié)同系統(tǒng)，結(jié)合強(qiáng)大的門戶技術(shù)、通訊技術(shù)和工作流技術(shù)，對(duì)企業(yè)各種信息進(jìn)行集成和有效地共享，加快企業(yè)的信息流轉(zhuǎn)速度，支持所有員工及時(shí)有效獲取和應(yīng)用信息資源，提高工作效率和企業(yè)的整體反應(yīng)能力。

　　"公司希望信息反饋及時(shí)，還要用文字表達(dá)以避免信息失真；這于這樣一個(gè)龐大的組織，技術(shù)的可靠性和擴(kuò)展性也是非常強(qiáng)調(diào)的。"具體負(fù)責(zé)這個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的信息部張偉說。因此，系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)也很明確：通過更高效率的集成協(xié)同應(yīng)用來提高企業(yè)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力，使企業(yè)內(nèi)外實(shí)現(xiàn)高效信息溝通、網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公，最終實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，促進(jìn)企業(yè)從彼此獨(dú)立、被動(dòng)的管理模式轉(zhuǎn)向一體化、信息共享的統(tǒng)一管理模式，從而實(shí)現(xiàn)公司的知識(shí)型、學(xué)習(xí)型企業(yè)的轉(zhuǎn)變和升華。

　　他們考察了市場(chǎng)上多家主流廠商的產(chǎn)品，又去華為、中興去進(jìn)行觀摩調(diào)研，接著和TCL集團(tuán)及兄弟單位做好統(tǒng)一規(guī)劃，以便將來能方便地實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)企業(yè)互連互通。TCL通訊、TCL金能、TCL電工三家兄弟單位都對(duì)深圳藍(lán)凌的KOA V4.2產(chǎn)生了興趣，因?yàn)樗贗BM Dorimmo 6.5群件技術(shù)，在系統(tǒng)的成熟度、可靠性、擴(kuò)展性上更勝一籌。深圳藍(lán)凌還是國(guó)內(nèi)優(yōu)秀的OA、知識(shí)管理和電子協(xié)作產(chǎn)品專業(yè)服務(wù)商、IBM Lotus軟件金牌增值開發(fā)商，技術(shù)上成熟、先進(jìn)，在應(yīng)用系統(tǒng)集成領(lǐng)域有豐富的設(shè)計(jì)和施工經(jīng)驗(yàn)，他們向TCL移動(dòng)通信公司提供了基于知識(shí)管理（KOA）的企業(yè)信息門戶系統(tǒng)解決方案。

從人力資源開始切入

　　正如其他企業(yè)的OA實(shí)施一樣，以流程為主線，卡人卡時(shí)間。因而流程電子化和事務(wù)權(quán)責(zé)明確化成為項(xiàng)目建設(shè)的關(guān)節(jié)點(diǎn)。

KOA 系統(tǒng)實(shí)施過程中，TCL遇到了技術(shù)與業(yè)務(wù)兩方面阻礙。首先在技術(shù)方面，為了與已經(jīng)上線的人力資源系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效的對(duì)接與集成，TCL決定實(shí)現(xiàn)賬號(hào)單點(diǎn)登錄，由于人力資源系統(tǒng)采用的是微軟的數(shù)據(jù)庫產(chǎn)品，如何實(shí)現(xiàn)IBM Lotus目錄服務(wù)與微軟數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)集成是企業(yè)面臨的一大技術(shù)難題。TCL通過與各方合作伙伴的溝通與交流，共同攻關(guān)，最終解決了異構(gòu)平臺(tái)的數(shù)據(jù)集成問題，成功實(shí)現(xiàn)了SQL Server 數(shù)據(jù)庫與IDS目錄服務(wù)的同步，使OA系統(tǒng)內(nèi)的組織架構(gòu)及人員基本信息均來源于HR系統(tǒng)，確保了人員及組織變化能及時(shí)反應(yīng)到OA系統(tǒng)中來，并為企業(yè)建立了一套單點(diǎn)登錄目錄服務(wù)體系。

　　"而業(yè)務(wù)方面則遭遇的最大障礙，則來自于公司原有的崗位責(zé)權(quán)不完善，基礎(chǔ)資料零散不準(zhǔn)確"。張偉介紹，以往，人力資源部對(duì)每個(gè)員工的責(zé)權(quán)并沒有詳細(xì)的崗位說明書，員工只是按照傳統(tǒng)的習(xí)慣性做法進(jìn)行工作。如果員工工資不變，人力資源部門就不會(huì)在系統(tǒng)里做更新。為了解決這一歷史遺留問題，項(xiàng)目組實(shí)施人員會(huì)同人力資源部，在時(shí)間緊任務(wù)急的情況下，建立起了公司崗位管理體系，明確每位員工的崗位職責(zé)。將事務(wù)流程和權(quán)限分配對(duì)應(yīng)到崗位，以適應(yīng)企業(yè)人員的頻繁變動(dòng)。

　　此外，項(xiàng)目組還對(duì)原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，找出各業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵點(diǎn)，依據(jù)簡(jiǎn)潔高效、責(zé)任明確的原則，精簡(jiǎn)掉無關(guān)的處理節(jié)點(diǎn)。對(duì)于那些尚存爭(zhēng)議或暫不具備上線條件的專有流程，項(xiàng)目組則通過設(shè)計(jì)出多套相對(duì)通用的通用流程模板的方式來解決，這種流程模板中的各流程節(jié)點(diǎn)審批人員及處理方式均可由起草人自行定義，此種方法較好地解決了公司所有流程的上線審批難題，確保了OA系統(tǒng)的快速啟用上線，在實(shí)施過程中不斷整理完善新的流程，在使用過程中不斷形成新的、更為優(yōu)化的流程。

　　這無異于一次管理變革。如何減少阻力，推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)展？信息部門在組建項(xiàng)目實(shí)施組的時(shí)候，特意邀請(qǐng)公司最高層領(lǐng)導(dǎo)做項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，各業(yè)務(wù)主管副總作副組長(zhǎng)，并匯同公司戰(zhàn)略執(zhí)行部、人力資源部、總經(jīng)辦等公司行政管理部門一起，組成一支強(qiáng)有力的項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)。，系統(tǒng)上線前，項(xiàng)目組首先出臺(tái)了公司的第一個(gè)業(yè)務(wù)流程："KOA業(yè)務(wù)流程上線審批"流程，它規(guī)范了業(yè)務(wù)流程的產(chǎn)生、修訂、發(fā)布、執(zhí)行等各個(gè)環(huán)節(jié)，業(yè)務(wù)流程一旦通過系統(tǒng)審批上線，即等同于公司的規(guī)章制度，業(yè)務(wù)人員必須按流程要求執(zhí)行，此舉極大地降低了項(xiàng)目實(shí)施推廣過程的難度，為項(xiàng)目組梳理業(yè)務(wù)流程提供了強(qiáng)大的支持和保障。

　　提高企業(yè)智商

　　3G前夜的移動(dòng)通信市場(chǎng)暗流涌動(dòng)，人才和資源的競(jìng)爭(zhēng)日趨加劇。面對(duì)日益頻繁的人員流動(dòng)，如何將員工頭腦中的知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)變成為企業(yè)智慧，是高科技企業(yè)提高核心競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)最為緊迫的問題。

　　TCL正在向國(guó)際化邁進(jìn)，與阿爾卡特合資后，TCL移動(dòng)通信董事長(zhǎng)萬明堅(jiān)博士曾表示，要用四年時(shí)間"融化"阿爾卡特。近期，TCL在海外大舉招兵買馬，近千名"海外盟軍"也即將進(jìn)入TCL。對(duì)于TCL來說，內(nèi)蒙工廠與惠州總部南與北的溝通交流，"融合"成為了TCL移動(dòng)企業(yè)文化的必修課。

　　要讓重新設(shè)計(jì)的流程正常運(yùn)作，TCL就面臨著整個(gè)組織對(duì)新流程的適應(yīng)和學(xué)習(xí)的大問題，而這正是知識(shí)管理系統(tǒng)所能起到的提高企業(yè)"智商"和避免"組織失憶"的作用。

　　"如果每個(gè)人都按照新的流程體系去思考和分析，那么大家就會(huì)有越來越多的共同點(diǎn)，就會(huì)提高決策的速度和準(zhǔn)確性。但是過去，我們花了很多時(shí)間和財(cái)力去做一件事情，成功之后，需要總結(jié)和歸納出來時(shí)，隨著人員的離職和流失，這些經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)卻很自然地流失了，這樣就會(huì)使組織的效率受到影響。而知識(shí)管理可以避免這一現(xiàn)象的發(fā)生。"鄺光輝說，通過公司內(nèi)部的培訓(xùn)、考試分享知識(shí)，也大大地減少了員工在組織學(xué)習(xí)上的重復(fù)勞動(dòng)。他舉例說，最簡(jiǎn)單的請(qǐng)假流程，大家平時(shí)很少用。但一定要用起來，怎么辦？什么事情可以請(qǐng)多少天假，誰來批準(zhǔn)審批，流程是怎么樣？在系統(tǒng)里早就規(guī)范好了。對(duì)研發(fā)部門來說，沉淀和積累知識(shí)的效益更不用說了。

　　目前，TCL移動(dòng)的OA系統(tǒng)對(duì)一些公告和通知，員工可依據(jù)權(quán)限，可以訪問、下載、另存。對(duì)于公章式的通告，如人事任免，董事會(huì)決議等，一經(jīng)發(fā)出，不可改動(dòng)。張偉介紹說，員工進(jìn)入系統(tǒng)，它會(huì)告訴你今天有多少待辦事宜，如果你逾期沒有辦理，系統(tǒng)還會(huì)發(fā)手機(jī)短信再次通知。此外，TCL移動(dòng)正在構(gòu)建將手機(jī)和電子簽名結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文件的移動(dòng)簽署，這樣，無論領(lǐng)導(dǎo)在哪，只要通過手機(jī)登錄特定網(wǎng)站，，就可以進(jìn)入OA系統(tǒng)完成審批流程。而知識(shí)分享系統(tǒng)也已經(jīng)初具雛形，TCL移動(dòng)總結(jié)出了一些成功和失敗的案例，供員工參考和借鑒；同時(shí)，對(duì)于檔案管理，或是ISO文控管理、或是對(duì)銷售人員的新產(chǎn)品特性都分類保存在系統(tǒng)里；還可以在網(wǎng)上設(shè)置不同類別的考試題，測(cè)試總部和所有分支機(jī)構(gòu)的員工對(duì)新技術(shù)或新業(yè)務(wù)掌握到什么樣的水平。

　　"我們正在設(shè)置一套激勵(lì)辦法，讓員工踴躍地提供有價(jià)值的可以共享的資料，沉淀更多的知識(shí)。"TCL移動(dòng)通信信息部副部長(zhǎng)鄺光輝最后說。

查看 郭義波 所有文章